Technologie heeft de manier waarop we leven, werken en communiceren grondig veranderd. In het mobiele tijdperk doen we heel wat alledaagse dingen, zoals shoppen of bankieren, op een totaal andere manier. Ook onze werkplek wordt stevig door elkaar geschud. Technologie is essentieel om een veilige terugkeer na de pandemie mogelijk te maken. Maar ook op lange termijn lijkt de toekomst van werk hybride te zijn. Oplossingen ondersteund door AI lijken daarbij essentieel te worden.
Van het plannen van de bezettingsgraad op de werkvloer tot het monitoren en stimuleren van menselijk gedrag (social distancing, mondmasker dragen, etc.) … Zonder technologie zou een veilige terugkeer naar kantoor vrijwel onmogelijk zijn. Nogal wat oplossingen zullen wellicht ook na de pandemie niet helemaal verdwijnen. In veel bedrijven stond de hybride werkplek al enkele jaren op de agenda, maar COVID-19 heeft alles in een stroomversnelling gebracht. Connectiviteit eist in die nieuwe werkomgeving natuurlijk een centrale rol op. We moeten daarom zowel de netwerkinfrastructuur als de werkplek zelf future-proof maken.
De overgang naar een hybride werkomgeving verloopt op de meeste plaatsen in drie fasen. De eerste hebben we al achter de rug: door wereldwijde lockdowns waren bedrijven immers verplicht om hun deuren te sluiten en medewerkers van thuis te laten werken. Intussen zijn veel organisaties ook al ver gevorderd in de tweede fase van het proces waarbij minstens een klein deel van het personeel op een veilige manier naar kantoor kan terugkeren.
De kantooromgeving wordt in het nieuwe werken wellicht een plaats waar mensen samenwerken, vergaderen of klanten ontvangen.
Jerry Garcia, Country Manager Belux Aruba
De derde en laatste stap staat in 2021 en nadien op het programma: het opzetten van een hybride werkomgeving met een volledig nieuwe aanpak van het managen van personeel, faciliteiten en connectiviteit. De kantooromgeving wordt in het nieuwe werken wellicht een plaats waar mensen samenwerken, vergaderen of klanten ontvangen.
Een hybride toekomst
Nu we met z’n allen van telewerk geproefd hebben, willen we dit privilege niet zomaar opgeven. Volgens het onafhankelijke kennisinstituut Vias wil bijna de helft van de Belgen na de crisis op dezelfde manier blijven werken. Bijna één op vijf wil zelfs vaker aan telewerk kunnen doen. Veel werkgevers zullen hier wellicht in meegaan, want we hebben wel gezien dat telewerk geen negatieve invloed op de productiviteit heeft. Daarnaast zijn er volgens dezelfde studie natuurlijk ook veel mensen die graag zo snel mogelijk naar kantoor willen terugkeren en telewerk dus eerder zullen afbouwen (38 procent).
In het nieuwe werken moeten beide groepen aan hun trekken komen. Bedrijven zullen deze evolutie allemaal op een andere manier invullen. Misschien door medewerkers te vragen om minstens één of twee dagen per week op kantoor aanwezig te zijn? Of door mensen vrijheid te geven en de planning van telewerk op basis van hun privéleven of professionele projecten te laten verlopen? Hoe dan ook zullen er goede technologische tools nodig zijn om dit allemaal in goede banen te leiden. Bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat iedereen indien nodig gemakkelijk een plekje op kantoor kan reserveren.
Ook voor bedrijven biedt de hybride werkplek een pak voordelen. Potentiële medewerkers hoeven niet noodzakelijk meer in de buurt van de kantoren te wonen, zodat de talentpool kan worden uitgebreid. Daarnaast kunnen ze hun kantooromgevingen op een andere manier invullen. Er is immers minder plaats nodig om iedereen te laten werken en de resterende werkruimte kunnen ze bovendien anders inrichten om de samenwerking te optimaliseren. Zo moeten vergaderzalen bijvoorbeeld aangepast zijn om hybride teams te ontvangen, aangezien sommige mensen op afstand zullen willen deelnemen.
Cloudtechnologie
Er bestaat geen uniforme aanpak om een hybride werkplek te ontwikkelen. De werkruimte zal er op verschillende plaatsen wellicht ook anders uitzien. Wel zullen bedrijven met gelijkaardige uitdagingen te maken krijgen. Daarom is het belangrijk om deze overgangsperiode optimaal te benutten en er lessen voor de toekomst uit te trekken.
Er bestaat geen uniforme aanpak om een hybride werkplek te ontwikkelen.
Jerry Garcia, Country Manager Belux Aruba
Cloudtransformatie zal overal een belangrijk onderdeel van deze evolutie vormen. De voorbije maanden zijn nogal wat organisaties op cloud-gebaseerde software overgeschakeld, zodat medewerkers applicaties gemakkelijk vanaf om het even welke locatie kunnen openen. Cloudservices bieden de ultieme flexibiliteit en schaalbaarheid die in een hybride werkomgeving noodzakelijk zijn. Bedrijven die hier al mee begonnen waren, hadden dan ook minder moeite om in het begin van de lockdown op telewerk over te schakelen zonder de bedrijfscontinuïteit en de service voor klanten in gevaar te brengen. Bij eventuele nieuwe schokken in de toekomst moet iedere organisatie veel vlotter de switch kunnen maken.
Zero Trust Security
In een hybride werkomgeving moeten medewerkers dus ook thuis van dezelfde ervaring genieten als wanneer ze zoals vanouds aan hun vertrouwde bureau op kantoor zitten. Zo moeten werknemers vlot toegang kunnen vragen tot bedrijfskritische applicaties en moeten ze van om het even waar vlot kunnen connecteren – ook wanneer ze onderweg zijn.
Gebruikservaring is dus een belangrijk aandachtspunt om een vlotte connectie mogelijk te maken, maar ook security is in een hybride werkomgeving natuurlijk cruciaal geworden. Tal van onderzoeken tonen aan dat het aantal cyberaanvallen sinds het begin van de pandemie sterk is toegenomen. Hackers maakten dankbaar gebruik van het feit dat veel bedrijven hun mensen onvoorbereid van thuis moesten laten inloggen.
Daarom moet Zero Trust Security de basis van iedere hybride werkplek worden. Dat concept houdt in dat voor iedere gebruiker, ook binnen het netwerk van de organisatie, authenticatie vereist is vooraleer er toegang tot bepaalde applicaties en data kan worden verleend.
Vlotte integratie van (nieuwe) technologie
De nieuwe werkplek is in grote mate afhankelijk van wifi, bluetooth en IoT-sensoren. Slimme technologieën en artificiële intelligentie zullen een steeds grotere rol opeisen. Oplossingen die bedrijven geïnstalleerd hebben om de terugkeer na COVID-19 mogelijk te maken, zullen straks een nieuwe bestemming krijgen en gebruikt worden voor toepassingen die de employee experience en het welzijn van die werknemers verbeteren. Daarnaast moeten ook nieuwe tools vlot geïntegreerd kunnen worden. Open API’s zijn daarom heel belangrijk voor de nieuwe werkplek.
De basis van het hybride werken hebben bedrijven het voorbije jaar dus al aangelegd. Maar nu wordt het hoofdzaak om die georganiseerde chaos om te zetten in de ultieme werkomgeving, die de werkplek thuis en op kantoor probleemloos met elkaar weet te blenden.