Overschrijd jij soms de bestandslimiet van e-mailbijlagen? Dan zijn er enkele alternatieven om daarrond te werken.
Een foutmelding krijgen wanneer je bestanden te groot zijn om een e-mail te versturen? Dat kan vervelend zijn. Het is daarbij handig om te weten hoe hoog de bestandslimieten zijn, en wat het verschil is tussen een gratis of betalend account. Indien je deze limieten alsnog wilt omzeilen, hebben we enkele alternatieven voor je klaar staan om toch grote bestanden te versturen zonder in te boeten op kwaliteit.
Maximale bestandsgrootte
Er bestaat een maximale grootte van e-mailbijlagen bij het verzenden van e-mails in Outlook. Voor gratis gebruikers komt deze neer op een maximum van 20 MB. Een zakelijk account geniet van een standaardlimiet van 25 MB, dat nog verhoogd kan worden tot 150 MB. In alle gevallen telt dit voor het totale gewicht van alle bijlagen samen.
Bovendien is deze limiet verschillend afhankelijk van of je Outlook gebruikt via de browser (Outlook.com) of via de Outlook-app (desktop of mobiel). De maximale bijlagegrootte per e-mail voor gratis gebruikers via Outlook.com bedraagt 20 MB. Indien je hier de maximale grootte overschrijdt, zal Outlook OneDrive als alternatief voorstellen.
lees ook
Microsoft Loop: wat is het en waarom heb je het wel/niet nodig?
Voor zakelijke klanten die de Microsoft Exchange-server gebruiken, staat de standaardlimiet op 20 MB voor uitgaande berichten, en 25 MB voor inkomende e-mails. Deze limiet kan verhoogd worden door de IT-beheerder tot maximaal 150 MB. Gebruik je Outlook met een IMAP- of POP-account, zoals Gmail of Yahoo, dan gelden de limieten van je e-mailprovider. Voor Gmail bedraagt dit 50 MB voor inkomende berichten en 25 MB voor uitgaande mails. Yahoo biedt een maximale bestandsgrootte van 25 MB, iCloud Mail 20 MB en ProtonMail 25 MB.
Limieten verhogen
Binnen een gratis account is het niet mogelijk om de bestandslimiet te verhogen op Outlook.com. Wie voor het zakelijke account van Microsoft kiest, beschikt over meer vrijheid. Zoals reeds aangehaald staat de standaard maximumgrootte van e-mailbijlages voor betalende klanten op 20 MB, maar dit kan verhoogd worden tot 150 MB via de Exchange-beheerinstellingen. Hiervoor die je wel te beschikken over beheerdersrechten.
Via het Exchange Admin Center (EAC) kan je bij Mailflow > Connectors kiezen voor Maxim send size en Maximum recieve size. Deze zal standaard op 25 MB staan, maar kan je verhogen tot maximaal 150 MB. Klik vervolgens op Opslaan. Het kan tot 30 minuten duren voordat de wijziging is doorgevoerd.
Alternatieven
Vandaag de dag zijn er verschillende manieren om de limieten te omzeilen en je bestanden via een alternatieve weg als bijlage toe te voegen. Eén van de meest gebruikte is via cloudopslag. Bekende voorbeelden hiervan zijn OneDrive, Dropbox, iCloud, Sharepoint en Google Drive. Bestanden versturen via de cloud kan aan de hand van een e-mailuitnodiging of directe link. Bovendien kan de deler ervoor kiezen of deelnemers toegang hebben om het document al dan niet te bewerken.
lees ook
Apple geeft iCloud.com extra functies
Een tweede alternatief is om je bestanden te comprimeren tot een ZIP-bestand. Op die manier kan je via een eenvoudige en snelle weg de grootte van je afbeeldingen en bijlage verkleinen. Bovendien zorg je er zo voor dat meerdere bestanden worden samengevoegd tot één ZIP-bestand, waardoor je de maximale limiet van het aantal bijlages omzeilt.
Klik met je rechtermuisknop op het bestand of de map die je wil doorsturen en duid Comprimeren naar ZIP-bestand aan. Dit bestand kan je vervolgens toevoegen als bijlage in je mail. Nadien kan de ontvanger het bestand decomprimeren, zodat het terug in de originele grootte weergegeven wordt. Hoeveel ruimte je kan besparen door te comprimeren, hangt af van het type bestanden.
Externe sites
Is het comprimeren tot een kleiner bestand nog steeds niet voldoende? Dan zijn er tot slot nog externe sites waarmee je bestanden kan versturen. Een klassiek voorbeeld is WeTransfer, waarbij je zowel aparte bestanden als een volledige map kan versturen. Je kan een downloadlink genereren of een e-mailadres opgeven waarnaar de bestanden verstuurd worden. Recent verhoogde het bedrijf nog de limiet van een WeTransfer-link. Deze vervalt voortaan pas na dertig dagen.
lees ook
Hoe stel ik Synology C2 Transfer correct in?
Synology kwam twee jaar geleden met een WeTransfer-alternatief voor in de bedrijfswereld, namelijk C2 Transfer. Synology zet sterk in op veiligheid en voorziet een end-to-end versleuteling. Bovendien kan je als deler een uniek wachtwoord per mail verzenden naar de ontvanger, zodat niet zomaar iedereen met de link aan de data kan.
Zodra je de bestandslimieten van e-mailbijlagen kent, kan je efficiënter grote bestanden versturen zonder te botsen op foutmeldingen. Gratis Outlook-gebruikers hebben minder ruimte dan zakelijke accounts, maar met cloudopslag, compressie of externe diensten zoals WeTransfer kom je al een heel eind.