Basware heeft volgend jaar al heel wat zaken op de planning staan: rendabel groeien, IT-talent vinden en het data-universum verder uitbreiden. Toch ligt de nadruk in 2022 op machine learning en alle (potentiële) voordelen die daaruit kunnen voortvloeien.
Vorig jaar voelden we kersverse CTO Mogens Pedersen voor het eerst aan de tand over de toekomst van Basware, amper twee maanden in zijn nieuwe positie. Geen dankbare opdracht voor hem, maar zijn visie voor 2021 was toen al erg duidelijk. Nu zijn we een jaar later en zit een duidelijk comfortabelere CTO voor zijn webcam.
Hij steekt van wal door allereerst in te zoomen op afgelopen jaar. De grootste technologische realisatie is voor hem zonder twijfel SmartPDF. Deze tool gebruikt machine learning (ML) om facturen beter te begrijpen en zo in het Basware-systeem te voeden.
“De ML-engine die we hebben gebouwd is van een heel hoge kwaliteit. Het volume dat wordt verwerkt stijgt exponentieel. Elke twee maanden verdubbelt de output, ook vandaag nog. Klanten en werknemers zijn laaiend enthousiast van SmartPDF en vinden daarom ook Basware als merk aantrekkelijker dan voordien.”
Goed gevoel over 2021
Aan heel 2021 houdt Pedersen wel een goed gevoel over. “Dat moet ook wel, ik ben de CTO hè”, zegt hij met een knipoog. “Ik benadruk wel graag dat Basware typisch inzet op toegepaste technologieën. De bleeding edge van technologie interesseert ons pas wanneer onze klanten daar nood aan hebben. Nieuwe trends introduceren zonder praktisch nut is voor niemand interessant.”
We weten perfect wanneer er facturen door het systeem gaan en waar er manuele handelingen nodig zijn.
Mogens Pedersen, CTO bij Basware
Hij haalt tijdens het interview meermaals de unieke positie van Basware aan. Het systeem wordt door tal van wereldspelers en grote organisaties gebruikt wereldwijd en zit tjokvol data. “We weten perfect wanneer er facturen door het systeem gaan en waar er manuele handelingen nodig zijn. Altijd als dat gebeurt, wordt het duurder voor ons. Dankzij data scientists werken we vandaag aan nog meer AI-gebaseerde oplossingen om nog beter te voorspellen wat er ergens kan vastlopen.”
Een andere belangrijke innovatie uit afgelopen jaar die de data optimaal combineert met AI is Spend Insights. De tool biedt een overzichtelijk dashboard waar je de volledige uitgaven kan terugvinden van het bedrijf gaande van direct, indirect, PO en niet-PO. Door middel van analytics krijg je een gepersonaliseerde aanbevelingen met voorgestelde acties, op maat voor de inkoopafdeling.
SaaS via AWS
Basware zit op het einde van een belangrijke transitie van on-premises datacenters naar AWS als cloudpartner voor hun Software as a Service (SaaS)-aanbod. “Door die overstap hebben we 8 tot 10 datacenters kunnen sluiten, uitgezonderd een paar klanten die vandaag nog niet op AWS draaien”, benadrukt Pedersen. Uiteindelijk is het doel wel om iedereen over te zetten die vandaag Basware gebruikt. Dat moet ook want of je nu een datacenter openhoudt voor één klant of 40 klanten, heel veel verschil in kosten zit daar niet op.”
“Die overstap naar AWS is een logische voor ons. Basware is cloudnative en alle AWS-tools werken naadloos. Bovendien hebben we een schaalbare IT-fundering.” Hij is ook verbaasd hoe kostenefficiënt je vandaag in de cloud kan werken. Basware vindt wekelijks nieuwe en efficiëntere manieren om processen te laten lopen. Dat kan door middel van een nieuwe instance of opslag. “Zulke optimalisaties kan je nooit on-premises bereiken, zeker niet op die snelheid”, aldus Pedersen.
De overstap naar AWS is een logische voor ons. Basware is cloudnative en alle AWS-tools werken naadloos.
Mogens Pedersen, CTO bij Basware
Vandaag heeft Basware AWS-datacenters in Sydney, Dublin, Verenigde Staten en Canada. Dat is genoeg voor het huidige klantenportfolio, maar door de flexibiliteit van AWS kan het op zes uur een nieuwe locatie activeren en uitrollen naar een klant.
IT-talent aantrekken en houden
In 2021 was het volgens Pedersen ook een uitdaging om nieuw IT-talent aan te trekken. Basware worstelt net als zowat alle organisaties om de juiste profielen te vinden. Het gat opvullen met consultants is ook geen oplossing. “Het gaat bij ons niet zomaar om 4 weken of 4 maanden werken en daarna klaar. Heel soms schakelen we consultants in bij niche-uitdagingen of wanneer we een heel specifiek profiel zoeken, maar dat is niet duurzaam op de lange termijn.”
Hij focust daarom op een leerrijke omgeving waar talent zich kan ontplooien en gemotiveerd en geprikkeld blijft. “Ik merk als ik spreek met andere organisaties dat we het nog best goed doen om sterke profielen te houden. We bekijken vandaag ook door het hybride werken of we onze vijver moeten uitbreiden door in andere landen te vissen naar talent. Geen idee of dat op de lange termijn goed werkt. Misschien is een aanwezigheid dichtbij kantoor toch meer gewenst?”
Wat brengt 2022?
Wanneer we hem vragen naar de ambities in 2022, verschijnt er onmiddellijk een mysterieuze grijns op het gezicht van Pedersen. “Ik kan moeilijk nu al alles verklappen, maar we werken vandaag hard aan ons volgende grote ML-gebaseerd initiatief dat in 2022 van start gaat. Onder de noemer smart coding leert een programma welke general ledger entries je uit facturen wil halen. Als je bijvoorbeeld een laptop koopt, haal je een factuur boven, laptopmodel, datum en bedrag, en je geeft dat aan iemand die dat genereert voor het ERP-systeem.”
Facturen zijn soms honderden pagina’s lang met duizenden lijnen die anders geboekt moeten worden.
Mogens Pedersen, CTO bij Basware
“Facturen zijn soms honderden pagina’s lang met duizenden lijnen die anders geboekt moeten worden. Als een AI-model met een degelijke ML-training dankzij patronen weet hoe je iets moet boeken, dat zou een immense verbetering met zich meebrengen. De tool kan je ook suggesties geven of aan jou vragen om iets aan te passen. Wanneer je regelmatig dezelfde feedback geeft, gebeurt het voortaan automatisch.”
Basware licht hiermee al een tipje van de sluier op wat betreft 2022. Het wil complexe facturen veel meer automatiseren. De eerste pilootprojecten starten in het eerste kwartaal van 2022. Wanneer iedereen van deze nieuwe functie kan genieten, is voorlopig nog koffiedik kijken.
Dit is een redactionele bijdrage in samenwerking met Basware. Voor meer informatie over hun oplossingen, kan je hier terecht.