Elke pc-fabrikant heeft een ruim portfolio waar bedrijven uit kunnen kiezen, maar hoe wordt die keuze gemaakt? Volgens HP moet elke organisatie met profielen werken om teleurstellingen te voorkomen.
Vroeger was het relatief eenvoudig om een selectie van laptops te maken voor werknemers. Van hybride werk was er amper sprake, ook al werden er nog wel fouten gemaakt. Vandaag is de situatie helemaal anders en moeten organisaties slimme, doordachte keuzes maken.
Prijs spreekt ontegensprekelijk een rol in de selectie van toestellen, maar het wordt nog belangrijker om diverse gebruikersprofielen op te stellen. Koen Van Beneden, Managing Director HP Benelux, verduidelijkt.
“Neem nu een grafisch designer, die heeft vaak een krachtigere pc nodig dan een administratief medewerker. Vroeger voorzag je een stevige desktop, en de kous was af. Nu moet je verder kijken en een mobiele workstation voorzien zonder te overdrijven in specificaties om de mobiliteit niet in het gedrang te laten komen.”
Zijn voorbeeld raakt maar één type profiel aan binnen de organisatie. Volgens Van Beneden moet IT-teams vandaag goed nadenken welke profielen er allemaal nodig zijn, en op basis daarvan de juiste toestellen kiezen. En dat elk jaar opnieuw.
Evolutie naar personalisatie
Het spreekt voor dat de rode draad door elke line-up vandaag hybride werken is. Je merkt het aan features zoals een verbeterde webcam, betere luidsprekers en vaak efficiëntere, compactere toestellen.
“Binnen HP hebben we onszelf uitgedaagd om voor alle profielen de juiste toestellen te voorzien. We stelden ons de vraag wie vandaag een desktop, laptop of all-in-one gebruikt. Hoe zit het met de omkadering met een monitor, headset, speakers? Er komt heel wat bij kijken.”
Mensen nemen hun werklaptop mee naar huis en gebruiken hem daar idealiter in een apart thuiskantoor, maar vaak is dat ergens in de woonruimte.
Koen Van Beneden, Managing Director HP Benelux
Tegelijk merkt Van Beneden dat de zakelijke line-up van toestellen steeds meer richting personalisatie evolueert. “Mensen nemen hun werklaptop mee naar huis en gebruiken hem daar idealiter in een apart thuiskantoor, maar vaak is dat ergens in de woonruimte. Daar moet je als organisatie rekening mee houden om de juiste keuze te maken.”
Zorg voor keuze, maar beperk het aanbod
Is de ideale oplossing dan BYOD (Bring Your Own Device)? Volgens Van Beneden niet, maar de waarheid ligt wel ergens in het midden. “Bedrijven moeten werknemers de ruimte kunnen geven om een toestel te kiezen. Wat wél belangrijk is, is de selectie die de IT-afdeling maakt. Consumenten maken een heel andere keuze dan bedrijven. Die letten niet op de stevigheid van het toestel of extra veiligheidsfuncties.”
lees ook
Welke laptops mogen op de grond vallen: MIL-STD-tests uitgelegd
Hij wijst naar een belangrijk verschil tussen een zakelijk toestel en een consumentenmodel. “Een consument gebruikt zijn toestel in vele gevallen aan de keukentafel en verhuist soms naar de zetel en terug. Een professional neemt zijn toestel de wereld rond, bij wijze van spreken. Wie een BYOD-budget krijgt en vrij spel heeft, denkt daar niet over na. Daarom is het belangrijk dat organisaties een selectie maken vooraf. Zo kan je als werknemer zelf iets kiezen en zit IT niet met de gebakken peren.”
Wat met de kleine kmo of eenmanszaak die ad hoc een toestel kiest en niet wordt gestuurd door de kennis van een IT-team? Daar ligt de grootste uitdaging volgens Van Beneden. Hij weet uit ervaring dat die profielen als consument kopen, wat risico’s met zich meebrengt. “Daarom zie je in ons portfolio steeds meer toestellen verschijnen die daarom niet specifiek B2B zijn, maar veel functies aan boord hebben om de laptop veilig en goed te maken.”
Denk na over het kantoor
Wanneer we bij Van Beneden doorvragen waar hij het meest enthousiast over is het komende jaar, wijst hij naar het oplossen van de problemen op kantoor. We kijken hem eerst twijfelend aan, waarna hij met een luide lach benadrukt dat hij de lay-out van het kantoor en de bureaus bedoeld.
“Hoe ontvang je vandaag je werknemers zo goed mogelijk? Hoe kan je kantoren beter voorzien voor de hybride workforce? Hoe moeten vergaderruimtes eruitzien en wat is een slim bureau nu eigenlijk? Daar wil ik dit jaar mee aan de slag.” Dat hij getriggerd is door het kantoor, is niet vreemd. Van Beneden was de drijvende kracht achter het Office Of The Future-concept vier jaar geleden. Tijdens de pandemie stond het thuiskantoor in de spotlight, vandaag is het een mix van de twee.
Hoe moet een bureau eruitzien?
“Elk bedrijf worstelt met dezelfde uitdaging en iedereen heeft een eigen mening. Je moet de werknemers bevragen, maar soms weten ze ook niet wat ze echt nodig hebben. Bij ons staan de bureaus nog altijd op dezelfde plek, maar nemen werknemers wel doorheen de dag een videocall aan op hun werkplek. Die routine is erin geslopen, maar onze bureaus zijn daar nog niet klaar voor.”
“Er zijn vandaag wel steeds meer oplossingen beschikbaar. We moeten herdenken hoe een bureau eruitziet en het bijhorende extra geluid. Bij ons staat het kantoor heel hoog op de agenda. Je wil werknemers motiveren om naar kantoor te komen om bij te dragen aan de bedrijfscultuur. Daar tegenover staat dat we hen iets moeten aanbieden om te komen.”
Bij ons staat het kantoor heel hoog op de agenda. Je wil werknemers motiveren om naar kantoor te komen om bij te dragen aan de bedrijfscultuur.
Koen Van Beneden, Managing Director HP Benelux
Bij HP Benelux werken ze vandaag met ‘office first’-dagen op maandag en donderdag. Die dagen komt iedereen naar kantoor, tenzij er een andere reden is zoals bijvoorbeeld veel focuswerk of er komt iemand langs thuis. “Er is geen controle, als je kan kom je. Dat neemt niet weg dat we onze ogen en oren openhouden wanneer we bij andere bedrijven langsgaan. We zijn zelf nog op zoek naar het ideale recept. Bedrijven leren van ons, maar wij ook van hen.”
Stel gebruikersprofielen op
In ons gesprek met Van Beneden merkten we al snel dat organisaties vandaag voor een belangrijke uitdaging staan. Er is enerzijds de huidige crisissituatie die om harde beslissingen vraagt, maar dat mag geen invloed hebben op de werkplek van de werknemer thuis, op kantoor en onderweg. Alleen een laptop dekt de lading niet langer, je moet over alles grondig nadenken.
Daar tegenover staat wel dat de laptop een cruciaal toestel blijft binnen een hybride werkomgeving. Stap af van BYOD en schakel over naar een CYOD (Choose Your Own Device) waarbij je de expertise van het IT-team gebruikt voor een juiste toestelkeuze. Datzelfde IT-team moet zich ook opnieuw blijven uitvinden door te werken met gebruikersprofielen binnen de organisatie. Leg zo’n blauwdruk vast, en itereer daar elk jaar op om teleurstelling bij werknemers te voorkomen.
Dit is een redactionele bijdrage in samenwerking met HP. Voor meer informatie over hun producten kan je hier terecht.