CEO HP Belux: ‘Wie vandaag de moderne manier van werken omarmt, neemt voorsprong op de rest’

HP Office Of The Future

Iedereen voelt aan dat werken na het coronavirus er anders gaat uit zien, maar wat moet er eerst allemaal nog gebeuren? HP overloopt met ons de belangrijkste stappen richting het kantoor van de toekomst.

Net geen twee jaar geleden presenteerde HP het concept ‘Office Of The Future’ in een moderne containerconstructie en welke visie het daaraan koppelde. Het merk liet toen weten dat het een moeilijke stap wordt richting die toekomst, maar dat je als bedrijf een groot strategisch voordeel kan halen uit het concept. De oorlog om talent is reëel en een verbeterde productiviteit is essentieel. Hoe sneller je als bedrijf de puzzel laat passen, hoe groter je voordeel.

Twee jaar later zitten we in een virtuele Office Of The Future en laten we de moderne containers achterwege. Het kantoor van de toekomst is vandaag voornamelijk een thuiskantoor en bedrijven worden geconfronteerd met het nieuwe normaal. Die geforceerde overstap kwam mogelijk wel op een belangrijk moment. Volgens HP ervaarde 25 procent van de werknemers een te hoog stressniveau voor corona en zat één op de tien thuis met een burn-out. De filedruk verdubbelde ook op 7 jaar tijd.

Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat 79 procent van de werknemers zegt dat de werkgever niet genoeg doet voor zijn of haar welzijn. Er wordt ook nooit gestopt met werken: één op drie leest ’s ochtends in zijn of haar bed al e-mails terwijl twee op drie ’s avonds voor het slapen nog e-mails leest.

We moeten de huidige situatie als een opportuniteit nemen om stappen die we anders over een periode van tien jaar zetten, nu in één jaar te nemen.

Koen Van Beneden, Managing Director bij HP Belux

Koen Van Beneden, Managing Director bij HP Belux, wil dat we allemaal lessen trekken uit de huidige pandemie. “We moeten de huidige situatie als een opportuniteit nemen om stappen die we anders over een periode van tien jaar zetten, nu in één jaar te nemen. Bedrijven die dat doen, zullen resultaat boeken.”

Werkgever moet mee evolueren

De wereld beweegt naar een hybride werkcultuur waar thuiswerk en het kantoor een nieuwe rol spelen. Om daar succesvol mee om te gaan, is volgens Van Beneden een belangrijke switch nodig binnen de bedrijfscultuur. “Veel bedrijven hanteerden voor de lockdown een traditionele piramidestructuur waarbij elke laag elkaar controleert. Elke verantwoordelijke zag zijn of haar mensen werken op kantoor en hun aanwezigheid bevestigde dat er gewerkt werd. Bedrijven die zo opereerden, hadden het moeilijk om productief te zijn tijdens de lockdown.”

Om een hybride werkcultuur te doen slagen, is er vertrouwen nodig waarbij iedereen een beetje zijn eigen werkgever wordt en verantwoordelijkheid neemt. Vaste uren werken is niet essentieel, het werk moet klaar en goed zijn. “Geef werknemers een doel en laat hen vrij in het traject richting dat doel”, benadrukt Van Beneden. Op die manier werkt HP Belux al jaren en sinds hij het roer overnam als Managing Director vorig jaar blijft hij er de nadruk op leggen.

“Geef werknemers een doel en laat hen vrij in het traject richting dat doel.” Op die manier werkt HP Belux al jaren en sinds Koen Van Beneden het roer overnam als Managing Director vorig jaar blijft hij er de nadruk op leggen.

“Doordat we als bedrijf al jaren zo werkten, hebben we de overgang naar thuiswerk naadloos verteerd. Het is nu al meer dan een jaar dat ik de collega’s niet meer heb gezien, maar alles blijft draaien als voordien.”

Waar hij wel heeft moeten ingrijpen, is de manier van interne communicatie over het hele bedrijf. “Dat is waar zowat elk bedrijf mee heeft geworsteld of vandaag nog mee worstelt”, knikt Van Beneden. “Vroeger hanteerden we een groepsmeeting van twee uur per kwartaal om de cijfers en situatie te bespreken. Tijdens de lockdown is dat in het begin geëvolueerd naar een wekelijkse meeting van een kwartier in het begin. Vandaag hanteren we het ritme van tweewekelijkse groepsmeetings van 15 tot 30 minuten.” Hij benadrukt hoe belangrijk die interne communicatie is en hoe je die snel uit het oog kan verliezen. Proactief meer en kortere sessies werkt voor HP, maar die cadans en duur is voor elk bedrijf anders.

Thuis of onderweg werken

Hybride werken wordt de norm, maar hoe moet er dat fysiek uit zien? Naast het kantoor wordt je thuiswerkplek essentieel. Hoewel thuiswerk vandaag de norm is, is de kans groot dat jouw bureau thuis geen ergonomische bureaustoel, een externe monitor of een apart toetsenbord en muis heeft. “Volgens mij zouden we ervan versteld staan hoeveel mensen voorover hun laptop gebogen zitten, elke dag opnieuw”, zegt Van Beneden. In zijn presentatie schetst de perfecte thuissituatie, maar niet iedereen heeft een extra kamer op overschot om in te werken.

“Dat klopt, maar je kan als werkgever optimaal je mensen steunen door hen van een ergonomische bureaustoel te voorzien, evenals een extra monitor, toetsenbord, muis en printer.” Hij legt tijdens zijn uiteenzetting sterk de nadruk op een kwalitatieve monitor. “Vandaag kijk je 95 procent van je werktijd op een scherm. Vroeger had je nog vergaderingen en collega’s die voor afleiding zorgen, nu niet meer. Investeer vandaag in een goed scherm met een lage blauwlichtintensiteit. Zo verlaag je de stress op je ogen.”

Je thuiskantoor is één, maar na covid wordt flexibel werken onderweg opnieuw belangrijk. Je moet vanaf overal comfortabel kunnen werken in het nieuwe normaal: op café, vanaf een co-working space, op de trein of in het vliegtuig. “Wie vaak met gevoelige informatie werkt, heeft graag een privacyscherm. Multitaskers willen dan weer graag een mobiele monitor in hun laptoptas. Dun en licht of liever dikker met wat extra pk’s? Het forceert elk bedrijf om goed na te denken over hun huidige computer.”

De noden identificeren van werknemers is één, maar toestellen op maat van hen voorzien is niet voor iedereen even gemakkelijk. “Wanneer je over tientallen of honderden werknemers spreekt die bijvoorbeeld de wissel maken van desktops naar laptops, dan is dat een gigantische investering voor bedrijven”, zegt Van Beneden. Aan hen raadt hij aan om DaaS (Device-as-a-Service) te bekijken. “Je krijgt een cashinjectie binnen de organisatie omdat alle bestaande hardware wordt opgekocht. Daarna krijg je een schaalbaar maandelijks abonnement dat permanent draagbaar is in tegenstelling tot een one-time investering.”

Het kantoor van vandaag volstaat niet

Hybride werken na het coronavirus legt sterk de focus op flexibel werken thuis en onderweg, maar het kantoor moet ook mee evolueren. De tientallen of honderden zitjes zijn niet meer nodig wanneer er geen fulltime bezetting meer is door flexibel werk. De logische gedachte voor de werkgever is een kleiner kantoor huren, dat scheelt een slok op de borrel. Volgens Van Beneden kan dit een gevolg zijn maar is het niet het hoofddoel. Het doel is een omgeving te creëeren die de nieuwe noden ondersteunt.

“De huidige kantoorruimte moet vooral anders worden ingevuld. In plaats van bureaus moet je werken met zogenaamde neighbourhoods. Er moet nog plaats zijn voor traditionele werkplekken, maar er moet ook een ruimte zijn om met mensen te connecteren. Daarnaast zijn er gedeelde ruimtes om samen te werken nodig en focus rooms. Wees inventief en maak van drie ruimtes een modulair systeem om tot één vergaderruimte te komen voor grote presentaties.”

Tijdens de presentatie rond Office Of The Future benadrukt hij dat werknemers in de toekomst lange termijn-weekplanningen moeten maken. Bijvoorbeeld op maandag thuis voor internationale videomeetings, dinsdag op kantoor voor face-to-face en teammeetings, woensdag klantbezoeken, donderdag focuswerk thuis en vrijdag opnieuw collega’s zien.

“Je zou de reflex hebben om zoiets te overreguleren, maar dat mag absoluut niet de bedoeling zijn. In het begin zullen er situaties zijn dat het te druk is op kantoor, maar die pieken gaan zich nivelleren. Al snel leer je dat bijvoorbeeld maandag een drukke dag is en dat het vrijdag wat kalmer is. Aan jou om daarop in te spelen met de collega’s in je team”, zegt Van Beneden optimistisch.

Persona’s die allesomvattend zijn

Hybride werken moet bedrijven nog meer doen beseffen dat niet iedere werknemer hetzelfde materiaal nodig heeft om te werken. Het is daarom belangrijk om per bedrijf drie tot vijf zogenaamde persona’s op te stellen. Die dienen als blauwdruk waarin elke werknemer moet passen. Het spreekt voor zich dat HP zo’n aanpak wil om zijn breed portfolio aan pc’s en randapparatuur te pushen, maar de redenering houdt wel steek.

In de presentatie zien we verschillende persona’s die worden ingedeeld in de tijd die ze spenderen achter hun bureau (thuis of op kantoor) en hoeveel ze samenwerken met anderen. Andere factoren die belangrijk kunnen zijn voor elke persona: design, prestaties, security en privacy.

De tijd van één type laptop voor elke werknemer is voorbij. Hang aan elk persona een reeks van typische frustraties rond toestellen en hoe ze zich gedragen. Hoe preciezer elk profiel is, hoe sterker.

Koen Van Beneden, Managing Director bij HP Belux

“Elke werknemer binnen het bedrijf moet in één van die drie tot vijf persona’s passen”, claimt Van Beneden. “De tijd van één type laptop voor elke werknemer is voorbij. Hang aan elk persona een reeks van typische frustraties rond toestellen en hoe ze zich gedragen. Hoe preciezer elk profiel is, hoe sterker. Zo zal je bijvoorbeeld een ander service-level koppelen aan mensen die veel op de baan zijn en hun technologie aan huis willen leveren in plaats van op kantoor.”

Duurzaamheid en veiligheid

In de toekomst gaan we nog meer flexibel en virtueel moeten samenwerken omdat niet iedereen op hetzelfde moment op kantoor is. Volgens een intern onderzoek van HP gaat er gemiddeld 12 minuten verloren aan het begin van een virtuele meeting voordat je iets creëert. Niet iedereen is even handig met technologie, waardoor je als bedrijf slimme en nuttige technologie moet omarmen en niet zomaar technologie in huis halen omdat het technologie is.

HP Office Of The Future
Je moet als bedrijf slimme en nuttige technologie moet omarmen en niet zomaar technologie in huis halen omdat het technologie is.

Security krijgt een extra vermelding in de presentatie. Volgens onderzoek van HP is het aantal digitale inbraken gestegen met 91 procent, waarvan 63 procent gerelateerd aan end-user toestellen. “Het netwerk en de infrastructuur zijn niet langer het focuspunt om binnen te geraken”, merkt Van Beneden op. “Het zijn de toestellen waarop iedereen dagelijks werkt die hackers in het vizier krijgen. Het is cruciaal dat bedrijven dat risico begrijpen.”

Tot slot breekt hij een lans voor duurzaamheid, iets waar hij heel sterk aan werkt binnen HP. “Meer van thuis uit werken betekent minder kilometers met de auto en op het vliegtuig. Er is wel meer energie nodig voor videomeetings, maar dat weegt niet op tegen de gewonnen CO2 uit het overbodige transport.” Hij hoopt ook dat bedrijven dit momentum grijpen om te durven veranderen. “Minder dagen op kantoor, waarom dan geen elektrische auto overwegen als leasingwagen of het openbaar vervoer? Elke beslissing, technologie of niet, moet je vandaag maken met duurzaamheid in het achterhoofd.”

nieuwsbrief

Abonneer je gratis op ITdaily !
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
terug naar home