Op 16 maart 2020, een jaar geleden, ging ons land op slot. De eerste officiële lockdown was een feit en een groot deel van de bedrijven schakelde over op home office. Voor sommige organisaties ging die overstap haast vanzelf, anderen moesten zich dan weer op korte tijd herorganiseren. 365 dagen later maken we de som op. Hoe brachten Capgemini Belgium, Wolters Kluwer Belgium en NTT Ltd. het ervan af?
Capgemini Belgium: een speciale comfortlijn voor het mentale welzijn van de medewerkers
Eén dag na de aankondiging van het verplicht thuiswerken, kon Capgemini zonder problemen snel schakelen. Dat had ook zijn redenen: bij Capgemini werkten reeds voor Corona ongeveer 70 % van de medewerkers op klantenlocatie. Zij hadden dus geen tijd nodig om de professionele diaspora de switch te laten maken. Naast die legacy van remote working kon Capgemini ook rekenen op de medewerking van zijn klanten – meestal grote, internationale bedrijven, die dezelfde maatregelen toepasten.
Een derde stimulerende factor was het feit dat de medewerkers die Capgemini in dienst heeft, meestal IT’ers, het gewoon zijn met nieuwe communicatietools om te gaan. “Remote werken zit in ons DNA”, zegt Kris Poté, VP Marketing & Communications en CSR Officer bij Capgemini. “En de tools die tijdens de lockdown moesten gebruikt worden om te telewerken zijn voor de medewerkers van een IT-bedrijf een natuurlijke habitat.”
Gelukkig is dit geen twintig jaar eerder gebeurd, want dan was de economische schade veel groter geweest.
Kris Poté, VP Marketing & Communications en CSR Officer bij Capgemini Belgium
Natuurlijk was het ook belangrijk initiatieven te nemen en te ondersteunen om de communicatie met het bedrijf en de sociale cohesie van de medewekers op peil te houden. En dat was wel een hele uitdaging. Capgemini is allerhande tools gaan opzeten om de banden tussen de mensen en het bedrijf nauwer aan te halen. Dat deden ze niet alleen door virtuele apero’s of deelname aan “escape rooms”, maar eveneens met de lancering van een speciale comfortlijn om het mentale welzijn van de medewerkers in hun thuissituatie op peil te houden.
“Het project heet “Aware” en is vergelijkbaar met Tele-Onthaal, of AWEL voor de jongeren”, legt Kris Poté uit. “Mensen die zich niet lekker in hun vel voelen, overwerkt of eenzaam zijn, kunnen via Aware anoniem spreken met een coach. Niet alleen kunnen ze dan hun hart luchten; die coach gaat ook met gerichte vragen de problemen analyseren en bepaalde afspraken maken met de medewerkers om ze er weer bovenop te helpen.”
“We zijn in feite al een tijd klaar voor gebeurtenissen zoals een lockdown, maar toch zijn we blij dat dit niet 20 jaar geleden gebeurd is”, zegt Kris Poté. “Van op afstand werken stond toen nog absoluut niet op punt – voornamelijk wegens de te lage internetsnelheid en het ontbreken van de nodige IT-tools. Indien Corona ons destijds zou overvallen hebben, dan was de economische impact en schade veel groter geweest.”
Wolters Kluwer Belgium: op enkele uren tijd alles in orde
In maart vorig jaar schakelde Wolters Kluwer razendsnel, binnen enkele uren, over naar thuiswerk. De leverancier van informatie, software-oplossingen en diensten kwam vijf jaar geleden al met het initiatief om een future-proof werkomgeving te ontwikkelen. Vanuit het idee dat je thuis hetzelfde moet kunnen doen als op kantoor, werd er al vóór de lockdown volop gebruik gemaakt van online toepassingen en apparatuur zoals laptops en headsets. Toen de coronacrisis uitbrak, was de stap naar thuiswerk voor veel collega’s snel gezet.
Sinds de eerste lockdown is het merendeel van de bijna 700 medewerkers van Wolters Kluwer Belgium niet meer naar kantoor gegaan. Van enkele dagen per week thuiswerk naar full-time ‘home office’ dus, en dat bracht zelfs enkele voordelen met zich mee. Zo zaten alle collega’s nu plots in online vergaderingen, waar daarvoor hybride overlegmomenten plaatsvonden met enkele deelnemers op kantoor en enkele via videocall. “Iedereen speelt nu terug op hetzelfde speelveld, het virtuele”, legt Koen Tacq, VP en CTO Legal & Regulatory bij Wolters Kluwer Belgium, uit.
Iedereen speelt nu terug op hetzelfde speelveld, het virtuele.
Koen Tacq, VP en CTO Legal & Regulatory bij Wolters Kluwer Belgium
Om het thuiswerk aagenamer te maken, kreeg iedereen ook een tweede scherm, ruilde het bedrijf Skype in voor Microsoft Teams en zette het verschillende applicaties in de cloud. De klanttevredenheid steeg maar er ook de teamgeest bleef op peil. Collega’s van verschillende afdelingen of verschillende locaties leerden elkaar kennen via de groepschat op Teams en startten samenwerkingen. Om te ontspannen onstonden verschillende initiatieven. Zo werd een Start to run georganiseerd in een WhatsApp-groep en genoten werknemers van een digitaal huiskamerconcert.
Een jaar later is Wolters Kluwer ervan overtuigd dat het belang van collega’s om je heen niet onderschat mag worden. ‘Gewone meetings’, samen een kop koffie drinken of belangrijke momenten delen, zorgen voor hechte teams. Daarom blijft een centrale kantoorruimte nodig, voor intensieve samenwerkingen bijvoorbeeld. Een werkplek voorzien die zowel technisch als qua design hierop afgestemd is, vormt dan ook de uitdaging voor de toekomst.
NTT Ltd. Belgium: 20% van de technologietools meteen afgevoerd
Als wereldwijd technologiedienstenbedrijf was NTT Ltd. Belgium goed geplaatst om te reageren op de lockdown en het daaraan verbonden verplichte thuiswerk. Maar natuurlijk was niemand 100% voorbereid op wat er ging komen, vertelt Robin Joncheere, Chief Digital Officer bij NTT. “Toen de eerste maatregelen werden aangekondigd zijn we meteen aan de slag gegaan met een thuiswerkcampagne binnen het bedrijf. Als IT-bedrijf hadden we in het verleden natuurlijk al stappen gezet richting remote work, maar het voorbije jaar hebben we snel opgeschaald.”
Daarbij werd al vroeg duidelijk dat inspraak van medewerkers cruciaal is. “In een voorbereidende sessie met de directie hadden we in het begin een pakket technologieën samengesteld. Nadat we die hebben afgetoetst met onze werknemers, is daar ongeveer 20% van overgebleven”, lacht Joncheere. Een volgende 20% is meteen afgevoerd, en de rest is in samenspraak met de werknemers geoptimaliseerd. “Wat is immers het nut van thuiswerktechnologie, als mensen het niet willen gebruiken?”
Wat is het nut van thuiswerktechnologie, als mensen het niet willen gebruiken?
Robin Joncheere, Chief Digital Officer bij NTT Ltd.
NTT koos uiteindelijk samen met zijn medewerkers voor een breed pakket van tools en maatregelen. Het bedrijf installeerde slimme camera’s voor mensen die toch op de werkvloer moesten komen en ontwikkelde een app met online trainingen over social distancing en een eenvoudig systeem om werkplekken te reserveren. “Daarnaast rekenden we ook op gezond verstand van onze werknemers”, zegt Joncheere nog. Naar klanten toe implementeerde NTT meteen een zero touch policy.
Ook cybersecurity bleef prioriteit nummer 1. Tijdens de eerste lockdown nam het aantal cyberincidenten in bedrijven exponentieel toe en vaak vormen medewerkers daarbij de zwakke schakel. Zo steeg het aantal geregistreerde gevallen van phishing in België van 2.455 in 2019 naar 3.438 in de eerste zes maanden van 2020 alleen. “Daarom hebben we binnen NTT ook phishing-campagnes georganiseerd. Door onze medewerkers zelf in de val te lokken, kunnen we hen wijzen op de strategieën die cybercriminelen vandaag gebruiken om binnen te geraken bij bedrijven.”
Niet alleen de juiste technologie en inspraak was cruciaal, ook op het vlak van bedrijfcultuur lanceerde NTT nieuwe initiatieven. “Vanaf het begin van de lockdown hebben we duidelijk gezegd: ‘family is part of the team’. Als je kind of huisdier aandacht vraagt tijdens een meeting, dan ga je daar gewoon op in”, zegt Joncheere stellig. Uit verschillende surveys onder werknemers, die het bedrijf organiseerde in samenwerking met een psychologisch instituut, bleek ook dat die aanpak succesvol was. “Onze mensen waren tevreden met onze aanpak.”
Naar de toekomst toe gelooft NTT dat de distributed workfoce de nieuwe realiteit zal worden. Het grote vraagstuk blijft daarbij natuurlijk loyauteit: hoe houd je werknemers gemotiveerd om voor jou bedrijf te kiezen? “Je moet geen controlecultuur gaan installeren, maar mensen vertrouwen geven. Volgens mij is dat een belangrijk punt.”
En wat brengt de toekomst?
Naar de toekomst toe verwacht Capgemini dat tussen de 30 en 70 % telewerken de regel zal zijn. Werken vanop afstand krijgt een groter aandeel omdat mensen nu ook de voordelen zien; er wordt minder met de wagen gereden, wat zorgt voor minder stress in de files, minder tijdverlies, minder CO2-uitstoot en ook inzake de work-life balance kan de nodige flexibiliteit aan de dag worden gelegd.
Het kantoor wordt een ontmoetingsplek en de fleet hybride of elektrisch.
– Kris Poté, VP Marketing & Communications en CSR Officer bij Capgemini Belgium
“Ook de manier we naar het kantoor kijken is veranderd”, zegt Kris Poté. “Kort na de eerste lockdown zijn wij met een Safe Harbour-plan gekomen, waarin we allemaal veel meer van om het even waar gaan werken. Dit is een combinatie van thuiswerken, werken vanop een kantoor of van bij de klanten. Maar het centrale kantoor, de veilige haven, wordt minder een werkplek dan wel een ontmoetingsplek. Het kantoor krijgt dan een hele andere invulling. En ook de stap naar meer elektrische en hybride wagens in de fleet is een logische volgende stap: wij gaan en moeten onze fysieke mobiliteit efficiënter en milieuvriendelijker maken.”
Dit is een aangeleverde bijdrage door Capgemini Belgium. Voor meer informatie rond hun oplossingen kan je hier terecht.