Doorheen de eeuwen werden kantoren regelmatig veranderd, omdat de manier van werken evolueerde. Van cubicle tot kantoortuin, bij elke werkruimte hoort een bepaalde filosofie. Maar hoe ziet ons kantoor er in de toekomst uit?
Een kantoor hoefde vijftig jaar geleden niet te inspireren omdat er geen alternatief nodig was. Thuiswerken was niet aan de orde en de digitale golf moest nog starten. Vandaag is het tegenovergestelde waar: heel wat werknemers kunnen overal werken en hoeven niet meer naar kantoor te komen.
Om mensen toch te kunnen motiveren, moet een kantoor inspireren. Dirk Slachmuylder, Managing Director bij HP BeLux, vindt dat essentieel. “Daarom hebben we een ‘Office of the Future’ gebouwd om mensen te inspireren. We willen mensen meer laten samenwerken met elementen die elkaar versterken.”
Herman Konings duidt waarom een concept rond het kantoor van de toekomst belangrijk is. “Vandaag zitten we middenin een sharing economy waar Generation Y de plak zwaait. De babyboomers zijn heel competitief, maar de generatie daarna heeft elkaar veel meer gevonden. Samenwerken betekent voor hen sneller naar een hoger niveau te klimmen. Alle twintigers, dertigers en jonge veertigers hebben zich al aangesloten aan de sharing economy.”
Stress en burnout
Tijdens de voorstelling presenteert HP belangrijke cijfers rond werknemers. Volgens hen ondervindt vandaag 25 tot 28 procent fysieke klachten door een hoog stressniveau. 10 procent zit op het niveau van een burnout in België. “Nochtans hebben we dat zelf in de hand”, zegt Slachmuylder. “33 procent van de werknemers leest zijn mails voor het opstaan, 15 procent kijkt ernaar tijdens het eten en maar liefst 65 procent gaat er nog snel door voor het slapen. Er is daarom dringend verandering nodig.”
Daarnaast heerst er een oorlog om talent te strikken in onze digitale wereld. De druk op het HR-departement vergroot om de juiste mensen aan te trekken. Vandaag is amper 5,6 procent werkloos, het laagste cijfer ooit. Daarom is een cultuurverandering en mentaliteitsverandering essentieel bij heel wat bedrijven. De werkplek moet evolueren, van moeten werken naar graag werken, met veel goesting. Het moet zinvol werk zijn dat werknemers zelf kunnen invullen. Daar is echter een verandering van managementstijl voor nodig op heel wat plaatsen.
“Er moet verandering komen in de organisatorische cultuur, de werkplek en de technologie. In die volgorde, niet andersom.”
Volgens Slachmuylder zijn er drie dingen nodig om de shift te maken. “Er moet verandering komen in de organisatorische cultuur, de werkplek en de technologie. In die volgorde, niet andersom.”
Evolutie van kantoren
Voordat HP aan zijn project startte, heeft Koen Van Beneden, General Manager Personal Systems bij HP BeLux gekeken naar de evolutie van het kantoor. “Sinds begin vorige eeuw bestond een kantoor uit vele hokjes. Iedereen werkte autonoom, wat heel productief was. Keerzijde van de medaille is het gebrek aan interactie en weinig spontane innovatie. Tussen 1975 en 1995 zie je de opmars van de cube farms, waar mensen elkaar meer konden zien. Het was goedkoper voor het bedrijf, maar het geluid werd wel een boosdoener.”
Van Beneden benadrukt ook dat in die periode een bureau steeds meer evolueerde van een dynamische plaats met kalenders, agenda’s, boeken en prikborden, naar enkel een desktop-pc. Er kwam meer ruimte vrij, waardoor werknemers minder ruimte nodig hadden. Zo evolueerde alles naadloos naar een open plan future volgens Van Beneden. “Vandaag zie je dit concept bij heel wat bedrijven. Alles is een open kantoor en niemand heeft noodzakelijk zijn eigen bureau. Nadeel is dat je soms moet vechten voor je eigen plek. Samenwerken en connecties maken piekt sterk in dit model, maar je kent niet iedereen heel goed, omdat je telkens van plaats wisselt. Opnieuw is geluid een belangrijke stoorzender, ondanks dat het samenwerken motiveert.”
Sinds 2010 komt een nieuwe trend opzetten, die vandaag de werkvloer domineert bij nieuwe bedrijven: activity based workspace. Hier ga je zitten waar je wil en moet je continu doorheen het kantoor bewegen, afhankelijk van het werk dat je wil doen. Wie even pure concentratie wil, sluit zich op in een stille ruimte, vergaderen kan in een huddlespace en mails bijwerken of andere taken kan in een open ruimte.
Thuiswerkplek
Volgens Van Beneden is de evolutie van de werkplek belangrijk, maar de thuiswerkplek is dat ook. “Thuis ben je productiever dan op het werk, maar de kans is groot dat je thuis minder (zakelijke) technologie voor handen hebt. Werknemers moeten begrijpen dat thuis ook een echte werkplek is, zodat er efficiënter kan worden gewerkt. Denk aan virtueel vergaderen of e-mails dicteren.
“Thuis ben je productiever dan op het werk, maar de kans is groot dat je thuis minder (zakelijke) technologie voor handen hebt.”
“Er zijn ook heel wat werknemers die de stilte van thuis wisselen voor een werkplek on the go, zoals een koffiebar. Het werknemersprofiel verandert niet, zodat het belangrijk is om werknemers een slim en krachtig mobiel toestel te geven, waarop ze dynamisch kunnen werken. Zo’n toestel moet zich kunnen schalen naar het gebruik van het moment.”
Tijdens onze doortocht door het Office of the Future valt op dat er plaats is voor zowel analoog als digitaal. Zo zien we een rol met gerecycleerd papier om snel wat notities of ideeën op te kribbelen. Er hangt ook in totaal 2,5 m² aan mos aan het plafond en de muren, wat volgens Konings zorgt voor een natuurlijke ventilatie. “2,5 m² mos staat gelijk aan 15 jonge bomen. Zo creëer je op een natuurlijke biofiele manier een gezonde luchtcirculatie.”
Verder zien we de obligatoire VR-bril en diverse hoekjes om in te werken. De bar staat centraal om samenwerken te motiveren en elke vierkante meter van de kleine ruimte wordt optimaal benut zonde dat het drukkend aanvoelt.
Tijdens de lancering kon de tafel nog niet tegen het plafond worden getrokken. Vandaag is dat wel het geval.
Moeilijke stap
Vol trots toont Van Beneden ons de automatische vergadertafel die aan het plafond hangt. Hier kan je rechtstaand aan werken om productiever en creatiever te werken. Het is volgens hem ook veel gezonder en je verliest minder tijd omdat je in een stoel te snel relax bent. Met één druk op de knop trekt de vergadertafel zich omhoog en zie je dat de onderkant vol met mos hangt. Zo wordt actief vergaderen nog iets actiever, omdat niemand op zijn eigen toestel kan typen of werken. Handig bij brainstormsessies, waar enkel een groot digitaal whiteboard genoeg is.
Hoe sneller je als bedrijf de puzzel van het kantoor van de toekomst laat passen, hoe groter je voordeel.
Een vergaderruimte moet vandaag ook intuïtief zijn volgens Van Beneden. “Volgens onderzoek gaan er gemiddeld 12 minuten verloren tegen dat iedereen online is en de slides geladen zijn op de projector of het digitaal whiteboard. Dat kan vandaag veel efficiënter met een interactief aanraakscherm op de vergadertafel, een algemeen docking station dat alle aansluitingen ondersteunt, en in de toekomst een spraakassistent en IoT-functionaliteiten.”
Het is volgens Van Beneden een moeilijke stap richting het kantoor van de toekomst. Je boekt er echter als bedrijf wel een groot strategisch voordeel mee om toch van start te gaan. De oorlog om talent is reëel en een verbeterde productiviteit is essentieel. Hoe sneller je als bedrijf de puzzel laat passen, hoe groter je voordeel.
Gerelateerd: HP kondigt nieuwe Elite-toestellen en modulaire monitor aan
Dit is een redactioneel stuk in samenwerking met HP. Voor meer informatie of een demo rond hun visie van het ‘Office of the Future’ kan je hier terecht.