De RSZ en Smals vieren dit jaar de twintigste verjaardag van de DmfA: de online kwartaalaangifte voor werkgevers. Het systeem betekende niet minder dan een digitale revolutie voor aangiftes bij sociale zekerheidsinstellingen.
Het is dit jaar twintig jaar geleden dat de vereniging voor ICT-beheer van Belgische overheden, de vzw Smals en de RSZ de handen in elkaar sloegen voor de Multifunctionele Aangifte (DmfA). We blikken daarop terug met Koen Snyders van de RSZ, Frank Robben van Smals en toenmalig federaal minister van Sociale Zaken (onder andere), Frank Vandenbroucke.
Geschiedenisles
In 1990 werd de Kruispuntbank opgericht, een decentraal uitwisselingsplatform van beveiligde informatie tussen actoren in de sociale zekerheid. Snyders vertelt over dat decennium: “Het netwerk van de sociale zekerheid ontstaat, we beginnen te experimenteren en te werken aan elektronische gegevensuitwisseling.”
“In het begin van de jaren ’90 waren het papieren die overgetypt werden.”, beschrijft Frank Robben de situatie toen. Een eerste stap richting digitalisering was het overzetten van de aangiftes op magneetband. Rond de eeuwwisseling gaat het intranet van de sociale zekerheid richting de open wateren van het internet en Dimona-aangiftes zijn voor het eerst mogelijk. “En dan kwam drie jaar later die grote, zware DmfA-aangifte.” herinnert Snyders zich.
Op politiek vlak roemt Frank Vandenbroucke de mensen die voor hem al timmerden aan digitalisering: zijn toenmalige voorgangers, Philippe Busquin en Magda De Galan en Jean-Luc Dehaene, Belgisch premier in het merendeel van de jaren ’90. Hij noemt de lancering van de DmfA-aangifte “een ongelooflijk belangrijk moment.”
Digitale transformatie anno 2003
Robben: “We zaten in een situatie waar de werkgevers loongegevens en arbeidstijden moesten aangeven aan verschillende instellingen van sociale zekerheid. Dat moest telkens opnieuw worden geïnterpreteerd volgens andere regelgevingen.” Die manier van werken had volgens Robben als gevolg dat werkgevers zich door een berg instructies moesten graven. “Het idee is dan gekomen waarbij werd gezegd, waarom vragen we niet gewoon de realiteit op en doen we de juridische interpretatie zelf?’, vervolgt hij.
Volgens Vandenbroucke was de invoering van de DmfA-aangifte meer dan het vervangen van papierwerk door digitale communicatie. “Het was eigenlijk een radicale stap vooruit in administratieve vereenvoudiging”, klinkt het nog steeds strijdvaardig. “Om te beginnen omdat je eigenlijk aan werkgevers zei, stuur ons gewoon feiten op. De verwerking van die feiten, die doen de instellingen wel.”
“Dit is radicaal vereenvoudigen,” herhaalt hij, “omdat die werkgever alleen maar een aantal feiten digitaal moet inleveren en bovendien omdat die dat doet voor de hele groep van de sociale zekerheidsinstellingen.”
Het was eigenlijk een radicale stap vooruit in administratieve vereenvoudiging.
Frank Vandenbroucke
Impact
“Alles ging veel sneller.” vat Snyders samen. Hij maakt de vergelijking met de RSZ-aangiftes die op magneetbanden arriveerden en moesten worden ingelezen. “En nu zetten we plots de stap naar gestructureerd, elektronisch gegevensverkeer.” Zo is een kwartaal enkele dagen na de aangifte al volledig verwerkt. “Dat is het moment dat we er voordien nog aan moesten beginnen.”, aldus Snyders.
Een handig gevolg, volgens Robben, was dat de instellingen die gegevens niet telkens opnieuw moesten controleren en overtypen. “We hebben de controleprogramma’s aan de werkgevers gegeven, zodanig dat ze een kwaliteitscontrole konden doen voor ze die gegevens doorstuurden”, verklaart hij. Een feit dat volgens Robben heeft geleid tot een enorme daling van het aantal fouten in de aangiftes die voortaan werden ingediend.
We hebben de controleprogramma’s aan de werkgevers gegeven.
Frank robben
Vandenbroucke noemt het een vliegwieleffect in termen van verdere digitalisering en investering in ICT. Hij geeft bijvoorbeeld aan dat de RSZ “gedwongen werd” om enorm te investeren. “En dat is een verhaal dat nog niet af is, ook vandaag moeten we blijven investeren in ICT”, vindt hij. “Als je ziet hoe intensief het informaticawerk van de RSZ en de andere instellingen is, dat heeft op zich een heel belangrijke impact.”
Snyders: “DmfA betekende dat alle instellingen van sociale zekerheid voortaan de zelfde taal gebruikten en gegevens van de RSZ allemaal konden hergebruiken.” Dat maakte het mogelijk om het hele traject van elektronische sociale risico’s te starten. Het betekende ook nieuwe statistieken, een snellere raming van tewerkstelling en meer middelen in de strijd tegen sociale fraude. “We zetten de stap van data-analyse, data-matching en predictive analytics, naar een big data-platform met data mining op een heel hoog niveau.”
Een sterke daling van de administratieve lasten is volgens Robben ook een belangrijke impact. Het Planbureau berekende ooit dat DmfA een jaarlijkse besparing van 1,7 miljard oplevert qua onnodige administratieve kosten.
De weg er naartoe
Robben legt uit dat het volledig nieuwe systeem een hele uitdaging was op technisch vlak. “De grootste uitdaging was 230.000 werkgevers mee krijgen in die hervorming.” Daarom kregen heel wat bedrijven technische bijstand.
Sommige werkgevers en sociale secretariaten waren volgens Snyders wel al best geëvolueerd, maar dat gold niet voor iedereen. Niet alle bedrijven hadden XML, de nieuwe standaard, onder de knie. Om iedereen mee te krijgen werden er dus lessen in deze opmaakstandaard georganiseerd.
Smals ondersteunde daarin zowel de RSZ als verschillende andere partners. Die ICT-ploegen werden volgens Snyders dan ook enorm geapprecieerd.
lees ook
Smals richt het vizier op AI
Balans
Robben noemt de invoering van de DmfA een stille revolutie en een grote administratieve vereenvoudiging. Dat het systeem intussen door grote internationale organisaties werd geprezen, is een mooie pluim op de hoed van alle betrokkenen.
Minister Vandenbroucke ziet het als hele fundamentele stappen, die van België een pionier en zelfs een mondiaal voorbeeld maakten op gebied van administratie en digitalisering.
Snyders merkt op dat ons hele ecosysteem intussen ook twintig jaar ouder is. “We willen van de huidige situatie gebruik maken om heel die omgeving waar we vandaag mee werken, terug goed tegen het licht te houden en die future proof te maken.” Zo wil hij ervoor zorgen dat de instellingen ook klaar zijn voor de volgende decennia.
“Dit is het resultaat van teamwerk”, zegt Robben, “van mensen die hun nek hebben durven uitsteken om met goede ideeën te komen.” Hij prijst bovendien ook de beleidssteun van Frank Vandenbroucke en diens voorgangers. Vandenbroucke bewijst die eerste stelling van Robben, door de complimenten meteen terug te sturen, zonder Koen Snyders te vergeten.
Het was het definitieve einde van het papieren tijdperk.
Koen Snyders
Die laatste vatte de afgelopen twintig jaar mooi samen in een enkele zin: Het was het definitieve einde van het papieren tijdperk.
Dit is een redactionele bijdrage in samenwerking met Smals.