Via de toepassing Single Permit van de Belgische overheden kunnen werkgevers gecombineerde werk- en verblijfsvergunningen aanvragen voor niet-EU-werkkrachten. Dit zorgt voor snellere doorlooptijden, meer transparantie en is ook een instrument in de strijd tegen sociale dumping.
Buitenlandse werkkrachten zijn een belangrijke stimulans voor de concurrentiekracht van Belgische bedrijven. Tegelijk zijn er een aantal regels van kracht over de toegang tot wonen, werken en sociale bescherming in ons land. Zo dient iedere niet-EU-burger die in ons land komt werken over een geldige werk- en verblijfsvergunning te beschikken.
Sinds de zesde staatshervorming (2011) is het beleid rond wonen en werken het terrein van meerdere federale en regionale instellingen. Dit zorgde voor een aantal moeilijkheden voor zowel werkgevers als de bevoegde instanties. Single Permit, een gecombineerde woon- en werkvergunning, werd boven de doopvont gehouden om het proces beter te stroomlijnen.
Shoppen tussen regio’s
Werkgevers die werkkrachten van buiten de EU willen inschakelen, vonden het wettelijk kader en het aanvraagproces voor de werk- en verblijfsvergunningen erg complex, traag en weinig transparant. Over de verblijfsvergunning beslist de federale dienst Vreemdelingenzaken (DVZ), terwijl de regio’s de werkvergunning afleveren. De wettelijke voorschriften en exacte procedures kunnen daardoor verschillen per regio en gebeurden deels nog op basis van papieren formulieren.
Lode Van Steenkiste, Expert Internationale Betrekkingen bij Rijksdienst Sociale Zekerheid (RSZ), haalt een anekdote boven om de vroegere situatie te schetsen: “Een delegatie van Belgische werkgevers kwam ooit zijn beklag doen over de complexiteit en trage procedures. Het aanvraagproces was uitgetekend op papier: een ‘brown paper’ zo lang als de vergaderzaal. Een aantal kafkaiaanse processen kwamen daarbij naar boven, waarbij een attest over de correcte uitbetaling van lonen bij de RSZ moest worden opgevraagd, dat dan weer door een andere overheidsdienst moest worden gecontroleerd. Soms moesten zaken vier, vijf keer gecontroleerd worden, die eigenlijk al in een authentieke databank zaten.”
De bevoegde overheidsdiensten waren ook zelf beperkt in hun strijd tegen ‘sociale dumping’, door het gebrek aan één centraal overzicht van alle relevante informatie over de aanvraagdossiers. Sommige werkgevers maakten daar handig gebruik van door te gaan ‘shoppen’ tussen de regio’s. Van Steenkiste: “We zagen vroeger dat wanneer een aanvraag in één regio geweigerd werd, die soms opnieuw ingediend werd in een andere. De andere regio weet niet om welke reden er geweigerd is en kent wel toe… Hier was iedereen vragende partij voor een centraal systeem. Iedereen wil een oplossing die werkt.”
Uniek Loket voor werk en wonen
Midden 2021 lanceerde de RSZ een Uniek Loket voor de aanvraag van een gecombineerde vergunning voor verblijf en werk. De portaalsite Working in Belgium, onderdeel van het portaal Sociale Zekerheid, biedt informatie en een universeel formulier. Naargelang de regio van de werkplaats en de woonplaats worden soms bijkomende gegevens gevraagd. Het formulier oriënteert de aanvrager stap voor stap, met de juiste informatie, naar de juiste bevoegde instantie, die over de aanvraag moet beslissen. “We nemen hem echt bij het handje”, vult Van Steenkiste daarop aan.
Wetgeving mag ingewikkeld zijn, het proces niet.
Lode Van Steenkiste, Expert Internationale Betrekkingen RSZ
Achter de schermen loopt de aanvraag dan verder via de regionale overheid naar de DVZ. De complexiteit van het proces blijft verborgen voor de aanvrager. Uiteindelijk wordt de gecombineerde vergunning elektronisch afgeleverd in de e-Box. In afwachting kan de aanvrager via de portaalsite op elk moment zelf de status van het dossier nakijken, ontbrekende stukken nasturen of contact nemen.
De behandeling van de gecombineerde vergunning loopt dankzij Single Permit dus een stuk sneller. De taken van de betrokken diensten zijn beter op elkaar afgestemd, en verlopen deels parallel. De doorlooptijd en de te verwachten uitkomst zijn beter voorspelbaar. De werkgevers moeten zich niet langer zelf afvragen welke regio bevoegd is. Bij een vergissing of wijziging wordt het dossier gewoon digitaal doorverwezen naar de juiste instelling. En via de portaalsite kan elke betrokken partij transparant volgen in welke fase het dossier zich bevindt.
Voor de werkgevers betekent een snelle en transparante afhandeling dat de drempel om buitenlandse werkkrachten in te schakelen, naar beneden gaat. De betrokken administraties hebben nu een stuk meer tijd voor dossierbehandeling, controle en beleidsondersteuning, doordat ze veel minder tijd besteden aan communicatie ad-hoc over lopende dossiers.
Van Steenkiste beaamt: “Wetgeving mag ingewikkeld zijn, het proces niet. Voor het eerste hebben we competente ambtenaren, maar voor werkgevers en hun buitenlandse werkkrachten moeten we alle complexiteit wegwerken. Snelheid, transparantie en traceerbaarheid zijn essentieel.”
Geen euro twee keer uitgeven
Ook de strijd tegen sociale fraude was een belangrijke factor bij de uitbouw van het Single Permit-systeem. Alle informatie komt uiteindelijk ook samen in een ‘kadaster’ van de buitenlandse tewerkstelling in ons land. Zo’n informatiebron, beheerd door de RSZ, is broodnodig voor alle diensten betrokken in de strijd tegen sociale dumping. Zij hebben via de Dolsis-toepassing toegang tot volledige en actuele informatie. Dit maakt controleacties efficiënter en beter gericht. Ook voor het intrekken van een werkvergunning is een digitaal proces voorzien, zodat alle betrokken partijen op de hoogte zijn van deze beslissing.
Met de hulp van het Reuse-platform van de Belgische instellingen voor sociale zekerheid en Smals werd het digitaal platform één keer centraal ontwikkeld voor alle betrokken partijen. Een groot deel van de functionaliteit werd hergebruikt vanuit bestaande componenten, bijvoorbeeld communicatie via de e-Box. Dit werkt sterk kostenbesparend. Bovendien zijn de formulieren en processen per regio aanpasbaar, wat zorgt voor flexibiliteit en autonomie. “Dit was onze sterkste selling point: geen euro twee keer uitgeven om hetzelfde te gaan ontwikkelen. Zo wordt dit project een investering die zichzelf maximaal terugverdient”, zegt Van Steenkiste.
lees ook
Hoe hergebruik de overheid tientallen miljoenen bespaart
Self-service
Er zitten nog heel wat uitbreidingsmogelijkheden in de pijplijn. Single Permit bevat het volledig proces voor het afleveren van beide vergunningen – verblijf en arbeid – waarbij meerdere instellingen betrokken zijn. In de toekomst volgt nog een natraject, voor de Belgische ambassades in het buitenland en de steden en gemeenten waar de buitenlandse werkkracht zich zal vestigen. Ook zij hebben belang bij transparantie en een geïntegreerd digitaal proces.
Bij andere uitbreidingen komt er eerst wetgevend werk kijken, zoals het toevoegen van beroeps- en arbeidskaarten of permanente verblijfsvergunningen aan het systeem. Een specifiek moeilijke kwestie zijn ‘au-pair’-aanvragen, waarbij de aanvrager eigenlijk (nog) geen werkgever is. Het is nog niet beslist of hiervoor een specifiek digitaal proces zal worden uitgewerkt, met alle kosten van dien, of een aanpassing in de wetgeving.
Het hoofddoel van Single Permit blijft voor Van Steenkiste het bevorderen van lokale aanwervingen. “Dat was toch ook wel één van de kernwaarden: je hebt fraudebestrijding, maar ook de concurrentiepositie van Belgische bedrijven op de Europese arbeidsmarkt. Onze bedrijven hebben mensen nodig. Het is niet voor niets dat er knelpuntberoepen bestaan. Profielen met specifieke vaardigheden moeten vaak buiten Europa gezocht worden en zo beland je als Belgische organisatie al snel in een concurrentiestrijd, want iedereen wil die aantrekken. Met dit project was ook de doelstelling: complexiteit weg, transparant proces! Dat bevordert onze concurrentiepositie opnieuw, en dat is goed voor België.”
Dit is een ingezonden bijdrage door Smals, herwerkt door de redactie voor publicatie. De redactie van ITdaily is niet verantwoordelijk voor de inhoud.