Domo Chemicals groeide de afgelopen jaren als een kool. Processen en systemen die vroeger goed werkten, raken zo voorbijgestreefd. Het bedrijf zet daarom in op een doorgedreven digitaliseringsproces, waarbij de juiste mensen op de juiste plek een grote rol spelen.
Domo Chemicals is een Belgisch succesverhaal. Het bedrijf met hoofdkwartier in het Gentse groeide in enkele decennia uit tot een globale speler en producent van polyamide-materialen voor onder andere de auto- en elektronicasector. “De afgelopen drie jaar zijn we echt heel snel gegroeid, zowel organisch als via overnames”, zegt IT-directeur Javier Ramirez. “Wanneer zoiets gebeurt, ontstaan er veel ongeharmoniseerde processen.”
Ramirez heeft als taak de IT-fundering van Domo Chemicals toekomstbestendig te maken. “De vroegere systemen werkten nog, maar hadden een houdbaarheidsdatum. Als we verder deden zoals we bezig waren, liepen we binnen vijf jaar het risico om ten onder te gaan aan ons eigen succes”, verduidelijkt hij. Zo’n 2.000 werknemers verspreid over internationale kantoren en productiesites zijn immers afhankelijk van de goede werking van de IT-systemen. “We besloten actie te ondernemen voor de problemen zich stelden.”
Drie pijlers
Voor de transformatie bestond het IT-landschap van Domo Chemicals uit een allegaartje van oplossingen. Ramirez: “Sommige applicaties deden hetzelfde als andere toepassingen. Andere processen waren dan weer verschillend in afzonderlijke fabrieken, ook al hadden ze een identiek nut in een gelijkaardige context.” Voor de transformatie steunde de IT-directeur op drie vragen:
- Welke systemen hebben we nodig in de toekomst? (De keuze voor oplossingen)
- Hoe en met wie kunnen we opleveren? (Het IT-team)
- Hoe kunnen we de systemen connecteren met de mensen en de business? (Aanvaarding door de werknemers)
De focus van de transformatie lag eerst en vooral op de klant. “De ERP en backend kunnen we achteraf onder handen nemen, de klant moet eerst komen.” Ramirez en z’n team inventariseerden toepassingen en constateerden dat Domo zo’n 800 apps gebruikte. Na consolidatie bleven er nog 150 over. Twaalf toepassingen hadden betrekking op zaken die Salesforce kon oplossen. De brede dekking van het Salesforce-platform en de focus op de klant maakten dat Ramirez en Domo voor hun transformatie bij de CRM-specialist aanklopten.
De keuze voor Salesforce was het gevolg van een analyse voor de korte- en de lange termijn. Ramirez wilde functionaliteit en waarde onderzoeken, en zeker wat waarde betreft, speelt er meer dan de pure licentiekost alleen.
Meer dan de licentiekost
Ramirez merkt op dat Salesforce misschien niet als goedkoopste uit de bus komt, maar dat er meerdere factoren zijn die meespelen. “We hebben een relatief klein IT-team en willen ons niet bezig houden met zaken zoals hosting en back-ups. Dat zijn arbeidsintensieve taken die geen waarde creëren voor het bedrijf. Ik vind het een prima afweging om iets meer te betalen als je in ruil meer ontzorging, stabiliteit en schaalbaarheid koopt. Die extra mogelijkheden bovenop de kernfunctionaliteit mitigeren kosten of risico’s die we niet meer bijkomend op ons moeten nemen.”
Javier Ramirez, Director of IT, Domo Chemicals
Er zijn veel meer factoren dan de licentiekost om rekening mee te houden.
“Er zijn veel meer factoren dan de licentiekost om rekening mee te houden”, gaat Ramirez door. “Zo werken we vroeger met een lokale Franse CRM-tool met een meer niche focus. De licentiekost was lager, maar we slaagden er niet in om het juiste talent te vinden om de toepassing te ondersteunen. De gemiddelde kost voor een consultant die zich over legacy-oplossingen ontfermt, is 1.000 euro per dag. Een expert in Salesforce in West-Europa kost de helft. Voor de ondersteuning van Salesforce in m’n interne team kan ik de mensen vinden, omdat ze bestaan in de markt. Op drie maanden tijd vonden we vier goede mensen.”
“Het is aantrekkelijk om enkel naar prijs te kijken”, vat Ramirez samen, “maar wanneer je op de lange termijn naar groei, schaalbaarheid en talent kijkt, speelt er meer dan alleen de licentiekost.”
Migreren, integreren en automatiseren
Langs de back-end koos Domo Chemicals om dezelfde reden voor SAP. Die grote oplossingen zijn gekend in de markt. In het eerste anderhalf jaar van zijn aanstelling heeft Ramirez het aantal externe consultants met 75 procent naar beneden gehaald. Vervolgens zocht hij nieuwe mensen, zodat er vandaag tachtig experts werken die samengeteld meer ervaring hebben dan de meer dan honderd mensen in het vorige team. Hoewel externe consultants strategische projecten nog steeds ondersteunen, worden de interne platformen van Domo vandaag volledig door een intern team in de lucht gehouden.
lees ook
Ohana: met Salesforce in de retrobus op zoek naar bier, frieten en pralines
De migratie naar Salesforce liep volgens Ramirez erg vlot. In het eerste stadium van de migratie werd het portaal naar de klant aangepakt. Salesforce heeft voldoende functionaliteit in zich om heel wat processen drastisch te moderniseren. Papier en gedeelde bestanden vlogen de fysieke en digitale prullenbak in, en de klanten van Domo kregen toegang tot een eengemaakte ervaring.
Vervolgens verbeterden Ramirez en z’n team die ervaring. “We hebben tachtig procent van het werk kunnen automatiseren”, zegt Ramirez. “Als een klant een product wil opzoeken, komt het antwoord meteen uit de database. Als er een opportuniteit is, worden verkopers verwittigd. Voor routine-bestellingen loopt alles automatisch.”
Eén platform voor de toekomst
Een derde fase loopt momenteel. Ramirez: “We willen Salesforce met andere systemen connecteren, zodat we schommelingen in de toeleveringsketen kunnen voorspellen en erop kunnen inspelen. Zo kunnen onze verkopers bijvoorbeeld betere opportuniteiten aanbieden door met vertrouwen te zeggen dat een product binnen is in een nabijgelegen magazijn, en de dag daarop al kan geleverd worden. Als we zoiets kunnen doen zonder dat de verkoper naar andere mensen moet bellen voor die informatie, levert dat een competitief voordeel op.”
Het uiteindelijke doel van het transformatieproject van Domo Chemicals is om tot één overkoepelend platform te komen dat integreert met Salesforce, SAP en andere oplossingen. “Zoiets is alleen mogelijk als je je IT-systemen en processen op orde hebt”, aldus Ramirez. “Zo’n platform integreert niet met alle apps ter wereld, maar wel met grote partijen zoals Salesforce.”
Mensen en verandering
Een duidelijke langetermijnvisie is heel belangrijk, maar niet de complete puzzel. “Uiteindelijk hebben heel veel van de IT-beslissingen betrekking op mensen, die veranderingen zullen ervaren.” Ook daar probeerde Ramirez goed mee om te gaan, en ook daar hielp de keuze voor Salesforce. “Tien procent van onze werknemers had al Salesforce-ervaring”, weet Ramirez. “En dan moet je weten dat mensen hier vaak lang werken. Dat was een indrukwekkend cijfer.”
Ik heb nog geen enkele gebruiker tegengekomen met Salesforce-ervaring die niet positief was.
Javier Ramirez, Director of IT, Domo Chemicals
Dergelijke mensen zijn een godsgeschenk voor een groot transitieproces. “Ik heb nog geen enkele gebruiker tegengekomen met Salesforce-ervaring die niet positief was. Mensen voelden zich gemotiveerd om het project te trekken en zaken uit te leggen.” Ook in de omgeving van Ramirez speelde zich een soortgelijk verhaal af. “Veel van m’n mede CIO’s gebruikten al Salesforce.”
Natuurlijk is niet iedereen voorstander van verandering. “Educatie en begrip zijn heel belangrijk. We investeerden veel tijd in het informeren van gebruikers over de uitdagingen waar we tegenaan kijken, en lieten hen zelf conclusies trekken.”
Ramirez is ervan overtuigd dat een goed en goed uitgelegd project op die manier de nodige steun kan vergaren. “En als iemand echt niet wil veranderen is het ook belangrijk om die persoon te kennen. Zo kan je proberen om de redenering achter de mening te begrijpen, en de nodige strategieën implementeren om ervoor te zorgen dat de weerstand geen negatieve impact heeft op het algemene succes van het project.
Succesvolle transformatie
Uiteindelijk is Domo Chemicals onder sturing van Ramirez geëvolueerd van een succesvol bedrijf met een ad-hoc-IT-systeem naar een moderne, digitale en geïntegreerde onderneming, waar ruimte is voor digitale toekomstplannen. De keuze voor Salesforce en andere grote partners heeft die transformatie gedreven. Compatibiliteit en integraties, de juiste mensen, en een draagvlak bij het personeel zorgden er voor dat Domo Chemicals van een legacy-omgeving naar een voorbeeld van moderne IT kon evolueren.
Deze redactionele bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Salesforce.