EDI vormt al decennialang de standaard voor elektronische communicatie tussen bedrijven. Tot vandaag blijft het een cruciale component van digitalisering. Maar hoe zal EDI de tand des tijds doorstaan?
De eerste vorm van een EDI-systeem dateert al van de jaren zestig en heeft een eerder verrassende oorsprong. Een zekere Ed Guilbert, toenmalig sergeant bij het Amerikaans leger, ontwikkelde een systeem om het transport van goederen binnen dat leger efficiënter te regelen. Het zou wel nog enkele tientallen jaren duren vooraleer de ideeën van de heer Guilbert werden geïmplementeerd in een commerciële context, maar vandaag de dag is EDI een welbekend begrip binnen de B2B-wereld.
Sterker nog, je zou kunnen zeggen dat EDI net relevanter is dan ooit. Volgens voorspellingen van Fortune Business Insights zal de markt van EDI-software tot 2030 jaarlijks met 12,5 procent blijven groeien en meer dan vier miljard dollar waard zijn. Niet slecht voor een kranige zestiger. Tegelijkertijd klinken er ook stemmen om EDI met pensioen te laten gaan.
Wat brengt de toekomst? We vragen het aan Fred van der Heide, VP of Product Strategy/Business Leader Netherlands bij Descartes, een globale marktleider in logistieke software.
Nood aan structuur
Eerst is het belangrijk om te weten wat EDI inhoudt. EDI, languit electronic data interchange, is eigenlijk een parapluterm voor standaarden die het elektronische dataverkeer tussen bedrijven regelen. Een EDI-systeem zorgt ervoor dat digitale documenten zoals bestelbonnen en facturen worden uitgewisseld tussen leveranciers en klanten, zonder dat er papier of een menselijke hand bij komt kijken.
Volgens van der Heide is de globalisering van handel een belangrijke drijfveer geweest voor de explosie van EDI-standaarden. “Vroeger deed elk bedrijf het op zijn eigen manier. Maar door hogere volumes van bestellingen die ook steeds sneller moeten kunnen geleverd worden, staan leveranciers onder druk. Dit verhoogt de foutgevoeligheid bij het verwerken van bestellingen. Er was nood aan meer structuur in de supply chain om bij te blijven met de snelheid.”
EDI genoot aanvankelijk vooral aanzien in de B2B-handel, maar heeft ook met succes de stap gezet naar e-commerce. Van der Heide: “E-commerce vertrekt natuurlijk vanuit een andere insteek, maar de essentie van het proces is hetzelfde. Online handelaars streven evengoed naar standaardisering.” Ook binnen andere sectoren zoals de gezondheidszorg en productie is er steeds meer vraag naar EDI-softwarepakketten.
Snelheid, maar ook veiligheid
Sneller bestellingen kunnen verwerken is slechts één van de voordelen die EDI kan bieden, zegt van der Heide. EDI maakt ook handmatige gegevensinvoer en papieren mappen overbodig, wat leidt tot lagere operationele kosten die je als leverancier in staat stellen om competitievere prijzen aan te bieden. Het belangrijkste verkoopargument is wellicht de beveiliging die in de standaarden zit ingebouwd.
“Security is vandaag een belangrijk selectiecriteria geworden om een leverancier uit te kiezen. De eisen hierrond worden steeds hoger. Klanten verwachten dat hun leverancier dit op orde heeft. In een EDI-systeem zitten allerlei technieken ingebouwd die de gegevens goed beveiligen en ervoor zorgen dat ook alleen de juiste ontvanger eraan kan”, aldus van der Heide.
Leveranciers staan onder druk door toenemende volumes van bestellingen. Dit verhoogt de foutgevoeligheid. EDI brengt meer structuur in de supply chain om bij te blijven.
Fred van der Heide, VP of Product Strategy/Business Leader Netherlands, Descartes
Doe het (niet) zelf
Er zijn verschillende manieren om EDI binnen je organisatie te implementeren. van der Heide: “Kleine bedrijven kiezen het vaakst voor een webgebaseerde oplossing.” Deze vorm van EDI, ook wel webEDI genoemd, wordt als een SaaS-applicatie via de cloud aangeboden. Het voordeel van met een webplatform te werken is dat de implementatie niet meer dan een goede internetverbinding vereist.
Voor grote bedrijven is dit type vaak te beperkend, gaat van der Heide verder. “Grotere bedrijven willen hun EDI-platform koppelen aan andere componenten, waaronder het ERP-systeem. In dat geval heb je twee opties: of je doet het zelf, of je besteedt dit uit aan een externe partij zoals Descartes die dan het volledige integratieproces verzorgt.”
van der Heide waarschuwt bedrijven die ervoor kiezen om alles zelf te doen. “EDI vereist zeer specifieke kennis over hoe je het kan gebruiken en wat relevant is voor je organisatie. Dit vergt flinke investeringen die je moet blijven onderhouden. Er komen steeds nieuwe technieken bij bovenop wat al bestaat. Dit maakt het ook complexer om op te volgen.”
Bovendien zijn experten in het vakgebied eerder schaars. van der Heide: “Er is geen EDI-academie waar elk jaar experten van afstuderen. Specialisatie binnen EDI was vroeger eerder toeval: mensen rolden erin omdat er nood aan was. Nu wordt het veel meer geoutsourcet waardoor er minder vraag is. Er zijn tegenwoordig ook veel andere specialisatiedomeinen binnen IT die misschien ‘aantrekkelijker’ klinken.
Klaar voor de toekomst
In het heden heeft EDI zeker nog een rol te vervullen. Zo moeten bedrijven zich voorbereiden op de wettelijke verplichting op e-invoicing, die in verschillende Europese landen al geldt en in België vanaf 2024 zou kunnen uitbreiden van B2G naar B2B en B2C. Een EDI-systeem is dan een zeer handige hulp om je facturen conform de regels te krijgen.
lees ook
E-invoicing: wachten op de verplichting of alvast beginnen?
Ondertussen zijn er nieuwere alternatieven in opmars die de fakkel kunnen overnemen van EDI als dominante standaard voor elektronische gegevensoverdracht. Met name het systeem van API’s (application programming interface) wordt door menig expert naar voren geschoven als een flexibelere oplossing. Zo’n vaart ziet van der Heide het niet lopen.
“We zien voortdurende golfbewegingen van nieuwe technologieën die worden toegepast op EDI. Maar de oude technieken verdwijnen niet. Zo zullen ook API’s en EDI naast elkaar leven. We houden de trends in de gaten en proberen alle beschikbare technologieën op de meest eenvoudige manier aan te bieden. De legacy-systemen zullen wel moeten aanpassen aan een transactionele omgeving. Uiteindelijk komt het altijd op hetzelfde neer: snelheid”, besluit hij.
Dit is een redactionele bijdrage in samenwerking met Descartes. Voor meer informatie over de oplossingen van het bedrijf, kan je hier terecht.