Wie jaarlijks 5.000 tot 50.000 facturen moet verwerken als kmo, kan beter het proces automatiseren in plaats van extra manuren erin stoppen. Basware mikt met zijn P2P-aanbod traditioneel op het enterprise-segment, maar met InvoiceReady heeft het voortaan ook een kmo-oplossing in het gareel.
InvoiceReady is binnen Basware de vreemde eend in de bijt. Het lijkt helemaal niet op andere Basware-producten qua workflow, de functionaliteit is anders en ook de implementatie is meer gestroomlijnd. Een troef verbindt beide oplossingen wel: het Basware-netwerk.
Vandaag kan je InvoiceReady aanzien als een AP (Accounts Payable) automation-tool, een suite met alle P2P (Procure-to-Pay)-mogelijkheden die je als kmo kan wensen. Denk daarbij aan goedkeuring van facturen, die in workflows gooien, matchen met aankooporders, contractbeheer met automatisering voor budgetten, onkostenverwerking, archivering kortom alles binnen de financiële keten.
InvoiceReady als nieuwe business unit
Regina Duzanskaja, General Manager bij InvoiceReady, leidt de nieuwe business unit binnen Basware. Zij benadrukt dat het platform één duidelijk afgelijnde suite is waarmee je toegang krijgt tot alles, zonder verborgen kosten. “Het enige wat moet gebeuren, is de configuratie van elk onderdeel dat je wenst in gebruik te nemen. Vergeleken met het complete P2P-platform van Basware kan je InvoiceReady heel snel uitrollen. Op 10 werkdagen zijn we klaar met alles. Dat drukt de kosten, wat het voor kmo’s interessant maakt.”
Vergeleken met het complete P2P-platform van Basware kan je InvoiceReady heel snel uitrollen.
InvoiceReady is een cloudplatform dat opereert in een SaaS-model. De initiële focus lag op de Scandinavische landen de afgelopen jaren. Nu rolt Basware het platform ook naar België en Nederland en komt er een hernieuwde focus met een wereldwijd aanbod dat centraal wordt gestuurd vanuit Finland met ondersteuning van lokale kantoren.
“Die wereldwijde focus vandaag kan gemakkelijk dankzij het Basware-netwerk”, zegt Duzanskaja. Daarin zitten alle lokale vereisten wat betreft e-invoicing zoals btw, taksen en compliance. Het globale bereik helpt ons, maar aan de AP Automation-kant is InvoiceReady weldegelijk een volledig ander product vergeleken met het P2P-aanbod van Basware.”
Kant-en-klaar voor kmo’s
Dany De Budt, General Manager België en Nederland bij Basware, treedt Duzanskaja bij. “Het gaat om een compleet verschillend pakket, andere systemen en databases. In België hebben we InvoiceReady in 2015 geïntroduceerd met direct een tiental klanten in de eerste maanden, maar het mistte de focus. Nu in 2020 en 2021 introduceren we het opnieuw bij ons.”
InvoiceReady is voor De Budt een belangrijk onderdeel richting de zogenaamde forklift upgrade waarbij klanten doorgroeien naar het complete P2P-platform van Basware. Kmo’s kunnen vandaag zo’n enterprise-oplossing niet verwerken, maar na jaren van groei is een upgrade mogelijk wel op zijn plaats. “De investeringen die in InvoiceReady steken, gaan niet verloren. We nemen alles rond automatisatie mee over zodat de klant niet opnieuw moet beginnen”, zegt De Budt.
Kmo’s kunnen vandaag zo’n enterprise-oplossing niet verwerken, maar na jaren van groei is een upgrade mogelijk wel op zijn plaats.
Het pakket klinkt op die manier als een miniversie de Basware-propositie, maar dat countert De Budt direct. “Je moet InvoiceReady zien als een strak keurslijf met basisautomatie voor factuurverwerking en alles er rond. Kmo’s willen een gefocust aanbod dat snel kan worden uitgerold en past binnen de huidige organisatie.” Het platform mikt op een verwerking van 5.000 tot 50.000 facturen op jaarbasis. Wie daarboven zit, verwelkomt Basware graag richting het ‘grote’ P2P-moederplatform.
Voor wie is het interessant?
Elke kmo transformeert op zijn eigen tempo, maar wanneer is AP automation nu nuttig voor een organisatie? Neem bijvoorbeeld een bouwbedrijf vandaag. Afhankelijk van de grootte van het project moet een werf op weekbasis 200 facturen en orders verwerken in verband met onder andere beton, stenen of veiligheid. Dat is een papiermolen waar manueel heel wat manuren in kunnen kruipen.
“In zo’n situaties overlopen we met de klant alle processen en analyseren we wat er nodig is om zaken te automatiseren. We starten met ons totaalpakket van Basware, maar als het profiel daar (nog) niet in past schuiven we InvoiceReady naar voor”, zegt De Budt. “We zetten hen op weg, maar daarna neemt het hoofdkantoor in Finland het over. Dat gaat heel gemakkelijk omdat het een cloudplatform is. Je kan daar vanaf overal aan werken.”
lees ook
Van papier naar digitaal: zo begin je met e-facturatie
Het is op termijn de bedoeling om in België en Nederland specifieke partners om de arm te slaan om InvoiceReady nog meer in de markt te zetten. Vandaag gebeurt dat voornamelijk via het lokale team van Basware zelf.
Met InvoiceReady wil Basware zijn technologie aan een breder publiek openstellen en kmo’s laten inzien dat tal van manuele, tijdsintensieve financiële processen handig kunnen worden geautomatiseerd. In België en Nederland is er al een grondige basis, maar er zijn nog tal van kmo’s die de overstap kunnen en moeten maken.
Dit is een redactionele bijdrage in samenwerking Basware. Voor meer informatie rond InvoiceReady of andere oplossingen kan je hier terecht.