Veranderende handelsregels en Europese regelgeving maken douaneprocessen steeds complexer. Toch ligt de grootste uitdaging voor bedrijven niet alleen in het opvolgen van die regels, maar ook in het verzamelen en correct interpreteren van de nodige data. Zonder betrouwbare informatie over producten, leveranciers en hun oorsprong wordt het moeilijk om risico’s in te schatten en kosten te beheersen. Technologie en datagedreven samenwerking kunnen daarom een sleutelrol spelen in de evolutie van de douanefunctie.
Door Nicolas Collart, Chief Trade Operations & Compliance Officer at Customs Support Group (Customs Support Group)
Sinds Donald Trump in 2017 de eed aflegde als Amerikaans president, is de druk op de wereldwijde markten toegenomen. Vooral tijdens zijn tweede termijn zorgden wisselende invoertarieven voor heel wat onzekerheid bij bedrijven. Maar naast geopolitieke ontwikkelingen speelt ook de beschikbaarheid van betrouwbare data een steeds grotere rol. Om de impact van handelsmaatregelen correct in te schatten, moeten bedrijven immers weten waar hun producten vandaan komen, welke onderdelen ze bevatten en welke regels erop van toepassing zijn. Die informatie is niet altijd eenvoudig te verzamelen, zeker wanneer ze afhankelijk zijn van externe leveranciers.
We zijn de voorbije jaren bijzonder afhankelijk geworden van China. Zelfs de autosector, één van de belangrijkste markten voor de Europese economie en werkgelegenheid, wordt overspoeld door Chinese alternatieven die consumenten aantrekkelijke prijzen bieden. Europa probeert dat wel in te dijken met extra heffingen, maar er is meer nodig. De Industrial Accelerator Act moet daarvoor zorgen. Het wetsvoorstel is een plan om ‘Made in Europe’ terug op de kaart te zetten en Europese bedrijven concurrentieel te houden ten opzichte van hun Amerikaanse en Chinese tegenhangers.
Complexiteit neemt toe
Al deze beslissingen hebben een enorme impact op douanepraktijken in bedrijven. Er zijn ook tal van andere initiatieven in navolging van de Europese Green Deal, zoals CBAM en de Deforestation Regulation. Die laatste bepaalt bijvoorbeeld dat bepaalde goederen alleen ingevoerd of uitgevoerd mogen worden indien ze tijdens het productieproces geen impact hebben gehad op verdere ontbossing. In douaneaangiften en de strategische planning van organisaties wordt de oorsprong van producten dus belangrijker. En laat dat nu net een bijzonder complexe taak zijn.
Bedrijven moeten hun volledige toeleveringsketen analyseren om vast te stellen welke oorsprong hun goederen hebben en welke voorwaarden gelden om aan de relevante regelgeving te voldoen. In grote lijnen kan onderscheid worden gemaakt tussen producten die volledig zijn verkregen in één land en producten die zijn vervaardigd uit materialen afkomstig uit verschillende landen. Voor grondstoffen is de oorsprong vaak eenvoudig te bepalen, omdat deze rechtstreeks worden gewonnen of geoogst in een specifiek land. Bij samengestelde producten is dit complexer. Een fiets kan bijvoorbeeld bestaan uit onderdelen met uiteenlopende oorsprongen, terwijl de eindassemblage in een ander land plaatsvindt. In dat geval moet worden beoordeeld of de uitgevoerde be- of verwerking voldoende is om oorsprong aan dat land toe te kennen.
Leveranciers zijn niet altijd even transparant over deze info. Chinese bedrijven zetten bijvoorbeeld faciliteiten op in Vietnam en Indonesië om aan heffingen te ontsnappen. Hierdoor is het voor de economische operatoren in de keten vaak niet eenvoudig om de exacte oorsprong te achterhalen.
De nieuwe douaneverantwoordelijke
Voor organisaties klinkt dat heel uitdagend, maar er liggen ook opportuniteiten voor bedrijven die hier verstandig mee omgaan. Een deel van de oplossing komt zoals wel vaker uit technologie. Veel organisaties worstelen met maatregelen omdat ze niet over de juiste data beschikken. Een eerste belangrijke vraag luidt dan ook: hoe goed is de kwaliteit van de data? Eigen gegevens zijn natuurlijk het eenvoudigst. Alles wat een organisatie zelf verkoopt, staat in de bedrijfssystemen. Moeilijker wordt het als er data nodig is van externe partijen zoals leveranciers en producenten. Daar schuilt de grootste bottleneck en het ziet er niet naar uit dat de situatie snel zal verbeteren. Nochtans is die informatie erg belangrijk, bijvoorbeeld om de juiste productclassificatie te bepalen. Wie een verkeerde code toepast, kan in de praktijk te veel invoertarieven betalen.
Technologie biedt een belangrijke basis, maar ook de douanefuncties zijn aan een hervorming toe. Als een douaneverantwoordelijke tot hiertoe vooral in stilte achter de schermen bezig was, dan moeten deze profielen zich in de komende jaren vaker laten horen en een prominentere rol opnemen. Douaneverantwoordelijken moeten letterlijk naar de voorgrond treden en rechtstreeks communiceren met afdelingen zoals procurement en supply chain. En ook voor de board moeten ze kunnen uitleggen wat de risico’s zijn en hoe zich dat vertaalt naar de bedrijfsstrategie.
Meer mensen aannemen is niet noodzakelijk de oplossing. Enerzijds omdat er nu eenmaal niet zo veel experts beschikbaar zijn, en anderzijds omdat bedrijven voor hun douanefuncties best ook naar een nieuw soort skills kijken. Meestal zijn douaneverantwoordelijken redelijk technisch van aard, terwijl er nu ruimte komt voor datagedreven profielen. Ze moeten kunnen communiceren en leidinggeven, zodat het bestuur van een organisatie kan inschatten wat de financiële gevolgen van een beslissing zijn en waar ze eventueel voordeel uit kunnen halen.
Van een uitdaging naar een strategisch voordeel
Veel kennis is mogelijk ook verspreid over de organisatie. Zeker als duurzaamheid een belangrijke drijfveer is voor maatregelen die douanepraktijen beïnvloeden. Vaak zitten mensen met expertise van dit soort zaken elders in het bedrijf. Ook zij kunnen zonder diepgaande douanekennis een rol gaan spelen in de aangiften en strategie van de organisatie. Met een sterk technologisch platform waarop iedereen flexibel samenwerkt.
Niemand weet wat de toekomst brengt, maar één ding is wel zeker: organisaties moeten klaar zijn om plotse veranderingen in de markt op te vangen en op ieder moment wendbaar te blijven. Denk dus zeker na over je supply chain en productiefaciliteiten. Als je op één regio focust, ben je meteen ook onderhevig aan alle maatregelen die daarop van toepassing zijn. Werk indien mogelijk zeker met meerdere leveranciers, zodat je flexibel bent om met nieuwe ontwikkelingen om te gaan.
Tot slot beseffen succesvolle organisaties dat douanepraktijken een strategische rol binnen het bedrijf verdienen. Wie dat onderbouwt met de juiste profielen en data, kan een voorsprong nemen op de concurrentie. Bedrijven die hun douaneprocessen op orde hebben, kunnen goedkoper inkopen, kosten beperken en producten tegen een scherpere prijs verkopen. En ze botsen minder vaak op vertragingen en onverwachte uitgaven. Kortom, ze zijn voorbereid op een economisch klimaat dat wellicht nog geruime tijd voor woelige wateren zal zorgen.
Dit is een ingezonden bijdrage van Nicolas Collart, Customs Support Group. Klik hier voor meer informatie over de oplossingen van het bedrijf.