Vergaderingen kosten tijd. Volgens verschillende onderzoeken besteden werknemers gemiddeld vijf tot zes uur per week aan meetings. Toch verloopt lang niet elke vergadering even vlot. Technische problemen met presentaties, kabels die niet passen of een beamer die weigert mee te werken zorgt voor frustratie en tijdverlies. Steeds meer organisaties zoeken daarom naar een oplossing die vergaderen eenvoudiger en productiever maakt.
Van beamer naar touchscreen: een logische stap
De klassieke beamer was jarenlang de standaard in vergaderruimtes. Toch brengt die setup beperkingen met zich mee. Je hebt een donkere ruimte nodig voor een goed beeld, de lamp gaat na verloop van tijd minder goed presteren en het aansluiten van een laptop verloopt niet altijd zonder horten of stoten. De touchscreens bieden daar een modern alternatief voor. Het scherm is altijd helder, je hoeft geen lampen te dimmen en je sluit draadloos aan zonder extra adapters.
Voor IT-afdelingen biedt een touchscreen bovendien minder onderhoud. Waar je bij een beamer regelmatig filters moet schoonmaken en lampen moet vervangen, is een touchscreen vrijwel onderhoudsvrij. Dat scheelt op de lange termijn in tijd en kosten.
Samenwerken wordt eenvoudiger
Een groot voordeel van touchscreens in vergaderruimtes is de mogelijkheid om samen te werken op het scherm. Tijdens een brainstorm kun je rechtstreeks op het scherm schrijven, aantekeningen maken bij een presentatie of documenten naast elkaar leggen. Dat maakt vergaderingen een stuk interactiever dan alleen maar meekijken naar een statisch beeld op de muur.
Ook voor hybride vergaderingen, waarbij een deel van het team op kantoor zit en de rest vanuit huis deelneemt, is een touchscreen een goede keuze. Veel schermen hebben ingebouwde camera’s en microfoons, of zijn eenvoudig te koppelen aan een videoconferencing systeem. Zo kan iedereen actief meewerken, ongeacht de locatie.
Waar let je op bij de keuze?
Niet elk touchscreen is geschikt voor elke ruimte. De grootte van het scherm hangt af van de afmetingen van de vergaderzaal en het aantal deelnemers. Voor een kleine huddle room met vier tot zes personen volstaat doorgaans een 55 of 65 inch scherm. In grotere ruimtes is een 75 of zelfs 86 inch formaat beter geschikt, zodat iedereen goed mee kan kijken.
Daarnaast is het slim om te kijken naar de software die op het scherm draait. Sommige modellen werken met Android, andere met Windows of een eigen besturingssysteem. De keuze hangt af van de software die je organisatie al gebruikt en de manier waarop medewerkers het scherm gaan inzetten. Tot slot is de connectiviteit van belang. Ondersteuning voor draadloos presenteren via Miracast, AirPlay of een eigen casting-oplossing maakt het gebruik voor iedereen laagdrempelig.
Kosten en terugverdientijd
Een touchscreen is een grotere investering dan een beamer, dat klopt. Maar die investering verdient zichzelf terug. Doordat vergaderingen sneller opstarten en minder technische problemen opleveren, bespaar je al snel een kwartier per meeting. Tel dat op over een heel jaar en het tijdverlies van de oude setup wordt al gauw zichtbaar. Bovendien gaat een goed touchscreen minstens zeven tot tien jaar mee, terwijl je bij een beamer vaker onderdelen moet vervangen.
Voor organisaties die twijfelen is het verstandig om eerst een demo aan te vragen of een proefopstelling te laten plaatsen. Zo kun je in de praktijk ervaren wat het verschil is met de huidige situatie.
Toekomstbestendig vergaderen
De manier waarop we werken verandert snel. Hybride werkmodellen zijn de norm geworden en de verwachtingen rond vergader technologie stijgen mee. Een touchscreen is geen luxe meer, maar een praktische tool die past bij de hedendaagse manier van samenwerken. Met de juiste keuze zorg je ervoor dat jouw vergaderruimtes klaar zijn voor de komende jaren.
Wil je weten welk touchscreen het beste past bij jouw organisatie? Vraag vrijblijvend advies aan bij een specialist en ervaar zelf het verschil.
Dit is een ingezonden commerciële bijdrage. De redactie is niet verantwoordelijk voor de inhoud.