Wie al eens een hotelkamer heeft geboekt, heeft wellicht gemerkt dat de prijzen kunnen veranderen. Een kamer kan ’s ochtends goedkoper zijn dan ’s avonds, een weekend in Barcelona kan plots duurder worden door een congres en een last minute kan soms flink goedkoper uitvallen. Achter die prijsschommelingen zit steeds vaker technologie. Hotels en boekingsplatformen gebruiken revenue management systems die data over vraag, bezetting, concurrentie, boekingsgedrag en lokale evenementen combineren.
Van vaste kamerprijs naar een dynamisch prijsmodel
Hotelprijzen waren vroeger relatief overzichtelijk. Een hotel werkte met laagseizoen, hoogseizoen, weektarieven en weekendtarieven. Die logica bestaat nog steeds, maar ze wordt aangevuld met een veel fijnmazigere prijssturing. Hotels willen niet zomaar zoveel mogelijk kamers vullen. Ze willen kamers verkopen tegen de prijs die op dat moment de hoogste verwachte opbrengst oplevert. Dat is de kern van wat we revenue management noemen. Een hotelkamer kan worden beschouwd als een bederfelijk product: als die vannacht leeg blijft, kan die gemiste omzet morgen niet meer worden ingehaald. Daarom is het soms beter om de prijs te verlagen. Tegelijk wil een hotel vermijden dat het kamers te vroeg te goedkoop verkoopt wanneer er later nog zakelijke reizigers, congresgangers of toeristen bereid zijn meer te betalen. Software helpt om die afweging te maken.
Dergelijke software kijkt onder meer naar de huidige bezettingsgraad, het aantal resterende kamers, historische boekingspatronen, annuleringen, zoekgedrag, feestdagen, schoolvakanties, weersverwachtingen en evenementen in de buurt. Een concert, vakbeurs of voetbalwedstrijd kan genoeg zijn om de verwachte vraag op te drijven. De software past de prijs dan automatisch of semiautomatisch aan.
De technische laag achter de kamerprijs
Achter de schermen werken verschillende systemen samen. Het Property Management System, of PMS, beheert onder meer de reservaties, beschikbaarheid en gastgegevens. Een channel manager zorgt er dan weer voor dat prijzen en beschikbaarheid worden doorgestuurd naar boekingskanalen. Daarbovenop kan een Revenue Management System voorspellingen maken en prijsadviezen geven. Die systemen zijn meestal via API’s met elkaar verbonden. Daardoor kan een hotel de prijzen relatief snel synchroniseren over verschillende kanalen. Als het hotel nog maar weinig kamers beschikbaar heeft, kan het systeem de prijs verhogen en die wijziging meteen doorgeven aan externe platformen. Als de vraag tegenvalt, kan het systeem net promoties of lagere tarieven voorstellen.
Daarbij speelt concurrentiedata eveneens een belangrijke rol. Hotels vergelijken hun prijzen niet alleen met hun eigen historische tarieven, maar ook met hotels in dezelfde stad, wijk of categorie. Een viersterrenhotel in Brussel kijkt bijvoorbeeld naar vergelijkbare hotels in de buurt, naar hun beschikbaarheid en naar hun zichtbare kamerprijzen. De eigen prijs wordt vervolgens gepositioneerd ten opzichte van die markt. Het feit dat die gegevens steeds vaker op grote schaal beschikbaar zijn, onder meer dankzij boekingsplatformen die veel data verzamelen, helpt om voortdurend de vergelijking te kunnen maken.
Lage prijzen voor wie laat boekt
Lastminuteprijzen lijken eenvoudig: hoe later er wordt geboekt, hoe goedkoper de kamer wordt. Hierdoor kan een last minute Spanje bijvoorbeeld een stuk voordeliger uitvallen dan maanden op voorhand boeken. In de praktijk werkt het echter minder voorspelbaar. Voor hotels is een lastminuteboeking vooral een optimalisatievraagstuk. Als er kort voor de aankomstdatum nog veel kamers leeg zijn, kan een prijsverlaging zinvol zijn. Een lagere marge is dan beter dan een lege kamer.
Maar het omgekeerde kan evengoed gebeuren. Als de bezettingsgraad hoog is en de resterende kamers schaars worden, stijgt de prijs net. Wie bijvoorbeeld een last minute Spanje boekt tijdens een groot congres of een belangrijke voetbalwedstrijd, betaalt mogelijk meer dan iemand die vroeger boekte. De software ziet dan dat de resterende voorraad beperkt is terwijl de vraag nog altijd groot blijft. De prijs wordt bepaald door verwachte vraag, resterende capaciteit en de kans dat de kamer alsnog wordt verkocht. In het laatste geval zal de prijs dus stijgen.
Dit is een commerciële bijdrage. De redactie is niet verantwoordelijk voor de inhoud.