Vergader je geregeld met mensen van buiten je organisatie? Dan kan het een hel zijn om telkens je beschikbaarheden door te geven. Microsoft voorziet via ‘Bookings with me’ een oplossing waarbij externe partijen zelf een vergadering kunnen vastleggen, maar alleen binnen door jouw gekozen tijdsstippen en op voorwaarde dat je agenda het toelaat.
Een vergadering vastleggen met een collega is geen probleem met Outlook: je ziet meteen wanneer iedereen vrij is. Vervelender wordt het wanneer je geregeld met externe mensen samenzit: zij hebben niet automatisch toegang tot je agenda. Beschikbaarheden doorgeven kan zo een vervelend werkje worden
In een ideaal scenario kan je iemand wel inkijk geven in je vrije momenten, zonder dat je daarvoor eindeloos heen en weer moet mailen. Microsoft biedt die oplossing via Bookings with me in Outlook. Via die tool maak je een pagina die je met een link kan delen. Op die pagina kan iedereen vergaderingen plannen, maar alleen op momenten die jouw uitkomen.
Let op: Bookings with me is niet hetzelfde als Microsoft Bookings en is gericht op één op één vergaderingen. In het Nederlands heet Bookings with me gewoon Reserveringen met mij, maar op dit moment voert Microsoft die vertaling bijna nergens door.
Licenties met Bookings with me
Om een Bookings with me-pagina aan te maken, heb je een professioneel Microsoft-abonnement nodig. Volgende licenties volstaan:
- Office 365: A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3.
- Microsoft 365: A3, A5, E3, E5, F1, F3, Business Basic, Business Standard, Business Premium
Voor particuliere Microsoft 365-abonnementen is de functie dus niet beschikbaar.
Er zijn geen beperkingen voor met wie je de pagina kan delen. Iedereen kan vergaderingen inplannen, met of zonder Microsoft-account. Externe gebruikers zien alleen wat voor vergaderingen ze kunnen inplannen en welke momenten beschikbaar zijn. Ze krijgen dus geen echte inkijk in je agenda.
De toepassing zelf is redelijk nieuw en werkt tijdens onze tests erg goed, al ontdekten we hier en daar een kleine bug in het configuratieproces waar je gelukkig snel omheen raakt. We doorlopen stap voor stap het hele proces en beschrijven waar je op moet letten.
-
Stap 1
Surf naar https://outlook.office.com/bookwithme/Je moet je nu aanmelden met je professionele Microsoft 365-account. Zodra dat gebeurd is, verschijnt er een welkomstscherm van Microsoft. Daarin lees je dat er al enkele handige startinstellingen zijn toegevoegd, maar daarover zo meteen meer. Klik op Begrepen. Microsoft zal je meteen ook een mail sturen: Welkom bij Microsoft Bookings.
-
Stap 2
Je ziet nu een vrij lege reserveringspagina. Daarop kan je twee types van boekbare vergaderingen aanmaken: Privé en Openbaar. De openbare vergaderingen kan iedereen met toegang tot je reserveringspagina zien. De private vergaderingen zijn enkel beschikbaar voor wie de link heeft. Microsoft heeft al één openbare vergadering gemaakt: Office Hours. Dat is een meeting met een voorbeeldtekstje die een half uur in beslag neemt. -
Stap 3
Klik op Office Hours om de vergadering aan te passen. Er verschijnt nu een gedetailleerd scherm waar je het type vergadering kan bewerken. Je kan een naam kiezen en de vergadering eventueel ook toevoegen aan een categorie. De categorieën zijn gesynchroniseerd met je Outlook-account. Daaronder is er plaats voor een beschrijving. Vink Teams-vergadering aan of uit om aan te geven of de meeting digitaal mag plaatsvinden. Je kan hier ook kiezen om je persoonlijke reserveringspagina aan je digitale handtekening toe te voegen.
-
Stap 4
Daaronder kan je kiezen wanneer de vergadering kan plaatsvinden. Er zijn twee opties: ofwel selecteer je tijdstippen op maat van dit specifieke vergaderverzoek, ofwel klik je op de snelkoppeling Reguliere vergaderuren weergeven om algemeen in te stellen wanneer je beschikbaar bent. Die koppeling werkt bij ons echter niet perfect, dus we kiezen ervoor om manueel uren toe te voegen aan een vergadering. Selecteer daarvoor Aangepaste beschikbaarheidsuren gebruiken.
-
Stap 5
Vink hier aan wanneer je doorgaans beschikbaar bent voor vergaderingen. Mensen zullen iets tussen die aangegeven uren kunnen boeken, tenzij je bezet bent of iets anders aangeeft op je Reserveringspagina. Pas de uren naar believen aan en klik op + om extra blokken toe te voegen. Zo geef je bijvoorbeeld aan dat je niet gestoord wilt worden tijdens de lunchpauze. Vergeet niet dat je niet hoeft in te geven wanneer je werkt, wel wanneer je vergaderingen wil inplannen. Is de ochtend gereserveerd voor andere taken? Voeg die dan niet toe aan je beschikbaarheden. -
Stap 6
Kijk ook eens onder de Geavanceerde opties. Daar kan je bijkomende details bewerken, zoals de buffertijd tussen vergaderingen. Je kan je contacten ook herinneringsmails sturen. Klik helemaal bovenaan op Opslaan wanneer je tevreden bent. -
Stap 7
Op je Reserveringspagina zie je nu de vergadering staan. Externe personen die op je pagina terechtkomen, zullen die kunnen aanklikken. Klik op de + rechts om andere types van vergaderingen aan te maken, met andere doelen of lengtes. Klik op een vergadering om de instellingen opnieuw aan te passen. -
Stap 8
Nu is het tijd voor een persoonlijke touch. Klik op de drie puntjes rechts bovenaan en selecteer Bannerafbeelding bewerken. Hier kan je een afbeelding kiezen om je pagina wat kleur te geven. Helaas kan je op dit moment geen eigen prent toevoegen.
-
Stap 9
Klik tot slot op de knop Delen. Daar heb je opties. Je kan met Koppeling kopiëren een link naar de pagina sturen naar wie je wil, meteen een mail sturen via Delen via e-mail, maar wij verkiezen de optie Instellingen voor e-mailhandtekening. Klik daarop om onderaan je handtekening een handige link toe te voegen die rechtstreeks naar de reserveringspagina linkt. Je kan de tekst van de link naar eigen smaak aanpassen. Vergeet niet op Opslaan te klikken als je klaar bent. Let wel op: Microsoft synchroniseert je handtekening niet altijd automatisch naar je Outlook-desktopcliënt. Kopieer ze eventueel manueel. Je kan de onderliggende link ook zelf toevoegen aan je handtekening.
-
Stap 10
Wat krijgen je contacten nu te zien? Wanneer ze via de link naar je pagina gebracht worden, zien ze alle publieke vergaderingen staan. Klikken ze daarop, dan kunnen ze via een handige kalender en lijst van uren een moment selecteren dat past. Alleen momenten binnen de beschikbare tijd worden weergegeven, op voorwaarde dat er geen andere plannen in je agenda staan. Klik zelf op de link in je handtekening om te controleren of alles er juist uitziet. Je kan van hieruit ook rechts bovenaan op Mijn Bookings-pagina klikken om instellingen aan te passen.
-
Stap 11
Ziezo, je kan je booking-link nu delen. Let er wel op dat je voortaan je Outlook-agenda stipt invult. Zolang een tijdsslot in Outlook vrij is, kan iemand met de link naar je pagina een vergadering inboeken. Let zeker ook op met evenementen in Outlook die de hele dag in beslag nemen. Wanneer je die aanmaakt, kiest Outlook er om onverklaarbare reden voor om je toch als Beschikbaar te laten staan. Duidt tijd waarin je bezet bent ook als dusdanig aan. Misschien nog handig om weten: wanneer je Focustijd inboekt in Outlook, is die tijd meteen onbeschikbaar voor externe partijen.
Gewapend met bovenstaande kennis hoef je nooit meer zelf in je agenda te duiken om beschikbaarheden op te lijsten wanneer iemand daar om vraagt. Wil een externe partij met jou samenzitten? Stuur dan gewoon de link en laat hen zelf een moment kiezen dat per definitie ook voor jou past.