Veel bedrijven en werknemers zoeken vandaag nog steeds naar de juiste balans tussen thuis- en kantoorwerk. Hybride werken zal niet snel verdwijnen, maar laat zich niet in één formule gieten.
Moest het nummer 9 to 5 van Dolly Parton vandaag uitgebracht worden, zou het niet meer zo populair zijn als in 1980. De maatschappij is de laatste jaren drastisch veranderd. De coronapandemie maakte van telewerk een noodzaak en het is ondertussen een gewoonte die veel werknemers niet meer willen afstaan.
Vandaag is covid slechts een nare herinnering, maar de impact die de pandemie op werk heeft gehad, is blijvend. Full remote evolueerde bij de meeste bedrijven naar hybride werken, waarbij werknemers hun tijd verdelen over thuis en het kantoor. Er is niet één juiste manier om dat te doen, blijkt al snel tijdens een rondetafel georganiseerd door ITdaily over hybride werken.
Kwestie van vertrouwen
Een rondvraag bij de vijf panelleden over het beleid rond hybride werken in hun organisatie, levert evenveel verschillende antwoorden op. Aan tafel zitten Elizabeth Callens, Product Manager bij Barco, Koen Van Beneden, Managing Director HP Benelux, Kristof Willems, Head of Product Management Benelux voor Samsung, Peter Van Hoof, Operations Director BIS Econocom, en Femke De Vleeschouwer, Chief People Officer voor Teamleader.
“Bij HP ligt de focus op vertrouwen”, opent Van Beneden de debatten. “We zitten met diverse rollen en internationale functies, die werken op alle mogelijke tijdstippen en locaties. We geven werknemers het vertrouwen om te bepalen waar en wanneer ze het best kunnen werken. Kansen creëren om mensen samen te brengen, motiveert meer om naar kantoor te komen dan het te verplichten”.
Gratis eten op vrijdag
De rest van de tafel knikt instemmend. “We hanteren een 3-2-regel, maar die wordt flexibel toegepast binnen teams. De ene verkiest om volledig op kantoor te werken, de andere wil meer thuis werken. Sociale controle kan een motivator zijn voor het kantoor, maar productiviteit is flexibel. Verplichten werkt niet”, zegt Callens. “Het is soms een uitdaging voor HR om mensen op kantoor te krijgen”, voegt Willems toe.
Teamleader heeft daar een originele oplossing voor gevonden. De Vleeschouwer: “Vrijdag bieden we gratis eten aan. We zien een effect als je iets in ruil geeft, want vrijdag is de populairste dag. Verder leggen we de verantwoordelijkheid bij managers om te bepalen wat werkt in hun teams. Het moet ook nuttig zijn voor de werknemer om de verplaatsing te maken”.
Kruisbestuiving
De ideale verdeling tussen thuis- en kantoorwerk vinden, verliep niet bij iedereen zonder slag of stoot. “We voelden dat de kruisbestuiving tussen teams ontbrak en dat thuiswerk afstand creëerde. Daarom hebben we ons beleid vorig jaar teruggedraaid naar vier dagen op kantoor”, getuigt Van Hoof. “Overleg doen we zo veel mogelijk fysiek. Maar de tijd die werknemers op kantoor spenderen is flexibel. Als iemand vroeger door wil om de file voor te zijn en thuis verder werkt, dan kan dat”.
“Mensen kunnen gedeconnecteerd geraken van de organisatie als ze volledig op afstand werken”, stemt De Vleeschouwer in. “Maar te vaak proberen bedrijfsleiders vanuit een controlerend idee werknemers naar kantoor te krijgen. Niet iedereen kan zich evengoed focussen in een kantoorruimte en dan kan het net contraproductief zijn. Hier wordt nog te weinig over nagedacht: geef werknemers de vrijheid hun focusmomenten te kiezen”.
Callens: “We hebben een interne peiling gedaan naar de motivatie van werknemers om naar kantoor te komen. De connectie met de collega’s en de babbel aan de koffiemachine werden als belangrijkste redenen opgegeven. Maar in werkelijkheid zitten mensen met hun koptelefoon op achter hun bureau. We voelen wel wat we willen, maar het komt er in de praktijk niet altijd uit”.
“Bij ons is het de regel om zoveel mogelijk in een meeting ruimte bij elkaar te zitten tijdens vergaderingen. Samen op kantoor werken biedt weinig meerwaarde als iedereen een hoofdtelefoon draagt”, zegt Willems.
Iedereen gelijk
Er weerklinkt zowaar een vleugje nostalgie naar het coronatijdperk. “Naar mijn gevoel verliepen vergaderingen efficiënter tijdens covid. Iedereen had hetzelfde beeld en hetzelfde geluid. In hybride vergaderingen is het vaak de meetingroom die overheerst”, zegt Callens.
De Vleeschouwer gaat akkoord. “Eén iemand remote en de rest in een meetingroom werkt niet altijd even goed. Als iedereen in de vergadering remote is, dan heeft iedereen ook dezelfde beperkingen. Dat komt misschien wat asociaal over, maar in sommige situaties is het handig”.
“Het is belangrijk dat je iedereen actief betrekt bij de vergaderingen, zeker degenen die van op afstand volgen”, vindt Van Beneden. “Technologie kan hier een groot verschil in maken. Kleine zaken zoals je camera aanzetten, leiden vaak al tot betere meetings”.
“Ik spreek mensen daar echt op aan. De camera uitzetten vergroot de afstand in een vergadering. Je hebt geen idee of de persoon met wie je spreekt wel aandachtig is. Tijdens de integratie tussen BIS en Econocom hebben we gemerkt dat de cultuur hierrond sterk kan verschillen binnen teams en organisaties”, vult Van Hoof aan.
Het ideale kantoor bestaat (niet)
De rol van het kantoor is veranderd, maar daardoor niet minder belangrijk geworden, integendeel. Het kantoor is vandaag een plaats van ontmoeting, al is niet iedere kantoorruimte even aantrekkelijk. “Veel organisaties hangen nog vast aan de infrastructuur van voor covid”, legt Willems de vinger op de zere wonde.
Van Beneden beaamt: “Kantoorruimtes moeten worden aangepast aan de huidige realiteit en dat is bij veel organisaties een strijd. Sommige mensen hebben het moeilijk in een klassieke kantooropstelling. De mogelijkheid om een setup te creëren die je thuis niet hebt, zou net een reden moeten zijn om naar kantoor te komen. Het is de verantwoordelijkheid van werkgevers om een plek te voorzien waar iedereen in aangename omstandigheden kan werken. Maar er bestaat geen one-size-fits-all-oplossing”.
lees ook
Meer productiviteit en minder kiné: het belang van het juiste materiaal bij hybride werk
“De coronapandemie heeft veel zaken blootgelegd. Jongere generaties vragen meer aanpassingen voor diversiteit en inclusiviteit. Om hen aan te trekken en naar kantoor te krijgen, zal je daar mee in moeten evolueren”, zegt Callens.
“De switch begint er stilaan wel te komen”, stelt Van Hoof vast. “Vroeger was het hoe groter hoe beter, nu is er meer vraag naar kleinere ruimtes. De situatie is voor ieder bedrijf anders: sommigen hebben meer nood aan samenzitten, anderen werken meer op zichzelf. Het is een kwestie van te bieden wat je bedrijf nodig heeft. Dat kan alleen maar als je meet hoe ruimtes gebruikt worden en erover spreekt met je mensen. Zo kan je bijsturen”.
9-tot-5
Er bestaat niet één succesformule die in iedere organisatie geknipt en geplakt kan worden. Ieder bedrijf is anders en dus zal iedereen zijn eigen recept moeten uitwerken. Dat zal een inspanning van zowel werkgevers als werknemers vragen om elkaar tegemoet te komen. Niet alleen over waar ze werken, maar ook over wanneer.
“Bestaat er iets zoals een ‘hybride mindset’? Ik denk het niet. De ene is meer of minder bereid om te veranderen, daar moet je flexibel in zijn. Het beleid vanuit de overheid om werk buiten de uren in te perken, kan daarom volgens mij net meer stress geven”, zegt De Vleeschouwer.
“We proberen zoveel mogelijk in blok te werken, maar als werknemers tussendoor afspraken hebben, staan we dat toe als ze het werk ’s avonds inhalen. Maar nu komt er vanuit de overheid tegenwind dat mensen na 18 uur geen mails meer mogen ontvangen. Wij proberen onze mensen duidelijk te maken dat ze zich niet aangevallen hoeven te voelen als ze ’s avonds nog een mail krijgen. Een mail is niet dringend. Als het dringend is, pak de telefoon en bel”, besluit Van Hoof.
“De wetgeving is gericht op een Belgisch perspectief dat iedere organisatie van negen tot vijf werkt, maar houdt geen rekening met bedrijven in een internationale context. Het is beter om je mensen te wapenen om voor zichzelf de grenzen te bepalen”, zegt Van Beneden.
Bestaat er iets zoals een ‘hybride mindset’? Ik denk het niet.
Femke De Vleesschouwer, Chief People Officer Teamleader
Haantjes
“Flexibiliteit kan net voor meer competitie zorgen omdat mensen een andere werkhygiëne hebben”, merkt Callens op. “De ‘haantjes’ winnen het dan misschien van mensen met een gezondere mentaliteit, of geven hen het gevoel dat ze ook een haantje moeten zijn om hogerop te geraken”.
“Managers hebben een belangrijke rol om dit bespreekbaar te maken. Het moet over inhoud gaan en niet over uiterlijk vertoon”, voegt De Vleeschouwer toe.
Zal hybride werken blijven? Het antwoord op die vraag is voor Van Beneden een duidelijke ja. “Er bestaat geen enkele werktechnische motivatie om terug over te schakelen naar full-time kantoorwerk. Maar het idee van full remote verdwijnt ook snel. Iedere job is anders”.
Dit is het eerste redactionele artikel in een reeks van drie rond het thema hybride werken. Klik op onze themapagina om alle artikelen van de ronde tafel te zien, de video en onze partners.