Vanaf 1 januari 2026 zal e-facturatie via het Peppol-netwerk verplicht zijn voor transacties tussen Belgische ondernemingen. Wat is Peppol en hoe zorg je ervoor dat je op tijd mee bent?
Op 1 januari 2026 is het zover: vanaf deze datum gaat de wetgeving rond verplichte e-facturatie in. Vanaf volgend jaar zullen alle btw-plichtige Belgische ondernemingen gestructureerde elektronische facturen moeten gebruiken. Sinds 2024 was de verplichting al van kracht voor overheidsaanbestedingen (B2G) en dit wordt nu uitgebreid naar alle mogelijke B2B-transacties. De deadline komt alsmaar dichter.
De ruggengraat van e-facturatie is Peppol (Pan-European Public Procurement Online). Hoor je het nu donderen in Keulen of bezorgt de aankomende wetgeving je al een tijdje nachtmerries? Fred Breedland, VP Sales B2B/EDI bij Descartes Systems Group, legt uit wat de verplichting inhoudt, hoe Peppol in elkaar zit en hoe je als organisatie op tijd mee bent.
BTW-kloof
De verplichting voor e-facturatie via Peppol is opgelegd door de Europese Unie. Daar zijn goede motieven voor, zegt Breedland. “De Europese Unie heeft het een beetje verkocht aan burgers en ondernemingen om internationale handel tussen lidstaten te vereenvoudigen. Maar in de praktijk gaat het vooral over btw”.
“Er zijn nog veel bedrijven die facturatie niet volgens de officiële manier doen. Vooral in zuidelijke landen wordt hier minder zorgvuldig naar gekeken. Dat kost per jaar vele miljarden euro’s. Door e-facturatie op te leggen, hoopt de Europese Unie die ‘btw-kloof’ te dichten. De EU bepaalt de wetgeving, maar lidstaten bepalen zelf wanneer ze het implementeren”.
Wat is een e-factuur (niet)?
De wetgeving maakt een duidelijk onderscheid tussen wat als een elektronische factuur geldt en wat niet. Een PDF die je als bijlage per e-mail verzendt, zal vanaf volgend jaar niet meer tellen als een officiële factuur. Breedland: “Het systeem is vergelijkbaar met EDI. Enkel digitale documenten die van één systeem naar een ander systeem, volgens een gestructureerd formaat worden verzonden, worden goedgekeurd”.
Peppol is het geheel van standaarden en regels waar elektronische facturen aan moeten voldoen. “De bedoeling is om het zo laagdrempelig te maken voor kmo’s die tot voorheen niets met e-facturatie deden. Maar ook grote bedrijven kunnen zich op het Peppol-netwerk aansluiten. Eens je aangesloten bent, kan je digitale facturen verzenden naar andere bedrijven via het Peppol-netwerk, over verschillende landen heen”, legt Breedland uit.
Digitale postbus
Als bedrijf sluit je jezelf aan via een acces point, een partij die gecertificeerd is om Peppol-diensten te leveren, zoals Descartes Systems Group er één is. Breedland: “Enkel gecertificeerde AP’s kunnen facturen valideren om te vermijden dat er ‘rotzooi’ op het netwerk komt. Via je AP verkrijg je een ‘Peppol-ID’: je ‘digitale postbus’ zeg maar, die in eender welk land kan staan”. Alle deelnemers komen samen in één centrale database, ofwel een Service Metadata Locator.
“Naast registratie van het Peppol-ID zorgt een AP voor de vertaling van de factuur naar een erkende standaard zoals UBL, een berichtenformaat dat over heel Europa gebruikt kan worden”, gaat Breedland verder. “Het is niet de bedoeling dat we de inhoud van de factuur gaan controleren, maar enkel of het formaat correct is. Is dat niet het geval, doen wij de vertaling voor de klant”.
De tijd dringt
Veel tijd om aan de verplichtingen te voldoen, is er niet meer. Toch ziet Breedland dat veel bedrijven er vandaag nog niet klaar voor zijn. “10 à 15 procent van bedrijven is hier misschien al effectief mee bezig. De situatie van nu doet me een beetje denken aan de overgang naar de euro in de beginjaren 2000. Ook toen was er veel last-minute werk”. Om bedrijven aan te sporen tijdig in actie te schieten, kent de overheid dit jaar een fiscale gunst toe voor investeringen in e-facturatie.
Maar de overstap kan complexiteit met zich meebrengen, waarschuwt Breedland. “Je hebt verschillende type facturen. Kostenfacturen lopen nu vaak nog niet digitaal. Die kosten staan niet altijd in het ERP-systeem. Dit zal ook allemaal gedigitaliseerd moeten worden. Dat vergt een ander afhandelingsproces”.
Het feit dat Europese landen op hun eigen tempo en volgens eigen regels e-facturatie invoeren, kan het extra complex maken voor bedrijven die internationaal handel voeren. Breedland: “In Nederland is er nog geen initiatief om e-facturatie te verplichten voor B2B-transacties. Andere landen doen nog aanvullende eisen. België heeft het naar mijn mening goed aangepakt door UBL als standaard te hanteren”.
Van B2G naar B2B naar B2C
Verplichte e-facturatie voor B2B is niet het eindpunt. Op termijn zou e-facturatie ook op B2C-transacties kunnen worden toegepast, “zelfs voor een kopje koffie dat je op een terras bestelt”, blikt Breedland vooruit. “Een andere evolutie is e-reporting voor btw-aangiften. Het zal onmogelijk worden om btw te ontduiken. Dit staat nog in de kinderschoenen en zal ten vroegste pas aan het einde van het decennium ingevoerd worden, maar je moet er bewust van zijn”.
“Er komt veel af op ondernemers. Hoewel de EU het laagdrempelig probeert te maken, zal overstappen op e-facturatie voor veel bedrijven gepaard gaan met kosten. Bedrijven willen hun bestaande processen zoveel mogelijk houden en er omheen werken. Dat is ergens begrijpelijk, maar dat kan schuren”, besluit Breedland.
Dit is een redactionele bijdrage in samenwerking met Descartes Systems Group.