Van afspraak tot vaccinbewijs: de digitale pijlers waarop de vaccinatiecampagne steunde

Meer dan 74 procent van de Belgische bevolking is intussen volledig gevaccineerd. De vaccinatiecampagne steunde op een sterke digitale component die Smals samen met verschillende partners in recordtempo ontwikkelde. Wat gebeurde er precies achter de schermen?

Kreeg jij een mail of een brief met een uitnodiging voor een Covidvaccinatie? Of behoorde je tot de 300.000 Belgen die via Qvax hun prikje kregen? Wat jouw specifieke situatie ook is, de uitnodiging en het digitale beheer van de toediening van het vaccin gebeurde via een drieledig digitaal systeem.

“We bouwden een drieledig systeem”, legt Renzo Lylon van Smals uit. Hij is als businessconsultant verantwoordelijk voor de coördinatie tussen de gebruikte software en de stakeholders zoals de Belgische regio’s. De driedelige infrastructuur bestond uit een databank, een uitnodigings- en planningssysteem, en een systeem om overtollige vaccins op een eerlijke manier te verdelen. Objectiviteit en betrouwbaarheid stonden centraal.

Vaccinatiecodedatabank

België had eerst en vooral nood aan een databank met daarin relevante gegevens van alle landgenoten. “Denk aan naam, rijksregisternummer, contactinformatie, leeftijd, de prioriteitsgroep en de vaccinatiestatus.”

“We wisten al heel snel dat er zo’n centraal systeem nodig was”, herinnert Lylon zich. “Dat was niet op de markt te vinden en vereiste bovendien complexe integraties met gevoelige systemen zoals die van de ziekenfondsen.” Binnen Smals zit de nodige expertise om dergelijke systemen aan elkaar te koppelen met respect voor de privacy. Zo bleef de ontwikkeling ook in house.

“Op 3 januari begon het werk aan wat de vaccinatiecodedatabank of VCD zou worden”, weet Lylon. “Drie weken later was het project al klaar.” In die korte periode werd niet alleen de code geschreven maar ook het juridisch kader uitgewerkt. De VCD brengt immers delicate informatie samen die beschermd is door strikte privacyregels.

Op 3 januari begon het werk aan de VCD, drie weken later was het project al klaar.

Renzo Lylon, Business Consultant Smals

Lylon: “Daarom bevat de databank enkel informatie die écht noodzakelijk is. Zo staat er niet in de databank welke onderliggende aandoeningen iemand heeft. Dokters en ziekenfondsen geven ja of nee door op de vraag of iemand medische prioriteit heeft.” Dat is een standaardpraktijk volgens Lylon. “We vragen ons steeds af in welke mate we gegevens echt nodig hebben. Als een eenvoudige parameter volstaat, verkiezen we die boven gedetailleerde informatie.”

Plannen en uitnodigen met Doclr

Met de databank functioneel en juridisch op orde, was het tijd voor concrete toepassingen. Voor de vaccinatiecampagne zelf wilde Smals het warm water niet heruitvinden. “Voor afspraken en uitnodigingen bestaan er al systemen”, verduidelijkt Lylon. “We schreven snel een lastenboek uit en uiteindelijk heeft de software van Doclr gewonnen.”

Smals en de overheid gebruikten Doclr om uitnodigingen te versturen en afspraken te plannen maar ook in het vaccinatiecentrum zelf. “Het Doclr-platform kon al meteen afspraken maken en beheren voor de vaccinatiecentra. Het uitnodigingsmechanisme voegden we afzonderlijk toe en was regiospecifiek. In Vlaanderen hanteerden we bijvoorbeeld een systeem met prebooking waarin je meteen een datum en een uur voor je prik kreeg voorgesteld, en werd iedereen naar een vooraf bepaald centrum gestuurd. In Wallonië zijn de afstanden groter en konden mensen zowel hun afspraak als het centrum vrij kiezen.” Doclr heeft het uitnodigingssysteem daarom nog verder uitgebouwd. “Daar kwam voor een stuk maatwerk aan te pas”, zegt Lylon.

In de centra zelf hield Doclr de passage van de burgers bij. “De scan van je eID of uitnodiging kwam in het systeem terecht, net als de vaccinatie.” Die info stroomde door naar het Vaccinnet+-systeem dat de vaccinstatus van de Belgen bijhoudt, en uiteindelijk ook naar de VCD.

Het systeem was erg modulair. “Brussel stapte bijvoorbeeld over op alternatieve software voor de centra zelf”, weet Lylon. Dat kon perfect integreren met de andere componenten zoals de centrale databank VCD.

Qvax en de evenementensector

Tot slot kreeg Smals de opdracht om een objectief systeem te ontwikkelen om vaccin-overschotten weg te werken. “Er was overal nood aan een middel om last minute vaccins toe te dienen”, herinnert Lylon zich. “Iedereen zocht naar een eigen oplossing. Dat was niet efficiënt en bood geen garantie op objectiviteit.”

Opnieuw keek Smals naar bestaande systemen op de markt. “Vrij snel viel ons oog op de evenementensector. Op twee dagen schreven we een lastenboek, ongeveer drie weken later was Qvax live in productie.” Qvax zelf integreerde opnieuw met de vaccinatiecentra, Doclr en de VCD. “Een centrum kon in Qvax aangeven dat er bijvoorbeeld 50 ontdooide dosissen op overschot waren. Aan de hand van bestaande prioriteiten en de data in de VCD stuurde Qvax dan 50 uitnodigingen uit.”

Op twee dagen schreven we een lastenboek, ongeveer drie weken later was Qvax live in productie.

Renzo Lylon, Business Consultant Smals

Lylon benadrukt opnieuw dat het systeem erg weinig persoonlijke informatie kon inkijken. “Qvax vroeg data aan de VCD en kreeg vervolgens een lijst met contactgegevens. De software had geen toegang tot andere eventueel gevoelige informatie, op het rijksregisternummer na.”

Snel anticiperen

Het was een huzarenstukje om de drie componenten voor de campagne op tijd klaar te krijgen maar daarmee was het werk van Smals niet gedaan. Aanpassingen in prioriteiten, zoals bijvoorbeeld wie wel of niet in aanmerking kwam voor AstraZeneca, moesten in allerijl over de hele infrastructuur worden doorgevoerd.

Verder moesten de VCD en Doclr stevige pieken verwerken. “Om vlot te kunnen schakelen draait VCD op de G-Cloud (de community cloud van de Belgische overheid), Doclr in een publieke cloudomgeving”, herinnert Lylon zich. “Soms moesten we in Vlaanderen alleen al wel 600.000 uitnodigingen op één week uitsturen, vaak geconcentreerd op twee à drie dagen. In Vlaanderen werden die uitnodigingen meteen gekoppeld aan data in de agenda. Terwijl moesten de centra parallel verder werken op Doclr, zonder dat ze iets mochten merken van de hoge load.”

Respect voor de privacy

Lylon ziet het juridische aspect als de andere belangrijke grote uitdaging. “Alles moest binnen een correct juridisch kader gebeuren met oog voor de privacy. DPO’s letten nauwkeurig op de data die we verzamelden, zodat alleen het hoogstnodige bij elkaar werd gebracht.” Bovendien blijken de verzamelde data eindig.

lees ook

Sneller en goedkoper: hoe Smals tijd en geld bespaart door in te zetten op software hergebruik

“We houden niets langer dan nodig bij.” Lylon illustreert: “Qvax is vandaag niet meer nodig. Alle data zijn daarom gewist. De operationele code houden we natuurlijk wel bij maar de gegevens niet. Ook de data in de VCD blijven niet eeuwig bewaard. Zodra de regering het einde van de pandemie afkondigt, hebben we vijf dagen om alles te wissen.” De achterliggende gegevens van de ziekenfondsen, de patiëntendossiers en de vaccinatiestatus blijven natuurlijk wel bewaard in de respectievelijke databanken bij de organisaties die voorheen al gemachtigd waren om dergelijke gegevens bij te houden.

De hele oefening toont aan hoe snel een complex systeem in voege kan treden wanneer een aantal generieke services (G-Cloud, eID en ITSME, authentieke gegevensbronnen, systemen voor beveiligde gegevensuitwisseling, encryptieservices…) reeds beschikbaar zijn, zonder daarbij privacy op te offeren of een loopje te nemen met het juridische aspect. Moest het in de toekomst nodig zijn, dan ligt de code klaar om antwoord te bieden op een nieuwe pandemie.


Dit is een redactionele bijdrage in samenwerking met Smals. Voor meer informatie rond de organisatie kan je hier terecht.

nieuwsbrief

Abonneer je gratis op ITdaily !
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
terug naar home