Op z’n Zuid-Afrikaans: hoe Eight Lakes in 6 maanden de volledige IT-infrastructuur moderniseerde

Eight Lakes moderniseerde zijn totale IT-infrastructuur in één groot project. Een enorme migratie van het netwerk samen met glasvezelaanbieder Eurofiber diende als basis voor een project waarbij de hele interne infrastructuur op de schop ging, een cloudmigratie plaatsvond, de laptops werden gemoderniseerd en zelfs de telefooncentrale een upgrade kreeg. Dat gebeurde wereldwijd, op zes maanden tijd. Hoe kan dat?

Jacques Bodenstein, IT Manager Infrastructure bij Eight Lakes, erfde een uitdagende job. Bodenstein nam een migratieproject over naar een SD WAN-oplossing die in 2022 werd voltooid, maar niet de vereisten bleek te leveren die nodig waren om het bedrijfs- en IT-platform te bedienen. Dat pijnlijke migratietraject was de rechtstreekse aanleiding voor een big bang-modernisering in 2024.

Consumentenconnectiviteit

“De netwerkoplossing waar we gebruik van maakten, voldeed niet aan onze noden”, aldus Bodenstein. “Zo was er geen link-aggregatie mogelijk, en liep trafiek voornamelijk over consumentenverbindingen. Sommige kantoren hadden een link van amper 40 of 50 megabit.”

Dat is niet veel voor een bedrijf als Eight Lakes, dat onder andere actief is in België, Nederland, Frankrijk, de Nordics, Canada en Taiwan. De industriële groep bestaat uit verschillende verticals, variërend van distributie- tot engineering- en productiebedrijven die niet alleen oplossingen verkopen, maar ze ook zelf produceren. “Zo bieden we niet alleen de oplossing aan om bijvoorbeeld betalingen in een parkeergarage mogelijk te maken, maar we zijn ook betrokken in de ontwikkelfase van de toestellen”, verduidelijkt Bodenstein. Ondanks de kritische processen en de wereldwijde voetafdruk, liet interne connectiviteit te wensen over.

Plotse deadline

Eind vorig jaar werden de uitdagingen plots heel urgent. Bodenstein: “De connectiviteitsprovider liet ons weten dat de dienst in ongeveer een half jaar, dus tegen juni 2024, stopgezet zou worden. We hadden zes maanden de tijd om het probleem op te lossen.”

We hadden zes maanden de tijd om het probleem op te lossen.

Jacques Bodenstein, IT Manager Infrastructure Eight Lakes

Bodenstein nam zich voor niet tevreden te zijn met een noodoplossing, maar wilde van de gelegenheid gebruik maken om orde op zaken te stellen. Alles begon bij het netwerk, aangezien dat de fundering vormt van de IT-strategie die er bovenop komt. “We zochten naar goede providers van professionele glasvezel voor bedrijven en kwamen al snel uit bij Eurofiber”, vertelt Bodenstein. “We wilden van onze connectiviteit op maat van consumenten naar een professionele, snelle en veilige verbinding, en Eurofiber biedt dat aan.”

Echte SD WAN en totale migratie

“Vervolgens wilden we een echte SD WAN-oplossing. Eurofiber heeft dan zelf Cegeka voorgesteld als partner en mee betrokken in het hele project. We hebben met z’n allen als partners samengezeten, de problemen gedefinieerd, en een oplossing uitgewerkt.”

Eight Lakes plande dan om gebruik te maken van de nieuwe glasvezel-netwerkinfrastructuur van Eurofiber om nog meer te vernieuwen. “Wat niet onmiddellijk cloud native kon, wilden we via een lift en shift-aanpak naar Microsoft Azure verhuizen”, verduidelijkt Bodenstein. “Alles wat wel gemoderniseerd kon worden, zetten we over. Van bestandsservers planden we om naar Sharepoint en Teams te migreren. Aansluitend wilden we onze telefooncentrale ook in Teams integreren, en moest die verhuisd worden van Cisco. Tot slot hoopten we van de gelegenheid gebruik te maken om alle gebruikers van Windows 10 naar Windows 11 over te zetten.”

Voor dat hele traject had Bodenstein en zijn team van acht mensen minder dan een half jaar tijd. “Alles hangt samen, dus we wilden alles in één keer doen”, bevestigt hij. Na zes maanden van zwoegen, zou Eight Lakes wakker worden in een hypermoderne geconnecteerde digitale omgeving.

Connectiviteitsfundering

Het hele project begon bij het werk van Eurofiber. Bodenstein: “Eurofiber moest de links op korte termijn aan een acceptabel prijskaartje tot stand brengen. In Breda hadden we al een verbinding via Eurofiber, dus de migratie liep vlot. Voor de meeste sites kon Eurofiber zoals gepland opleveren. Als er toch problemen waren, zoals in Antwerpen waar sterke regulering het trekken van de glasvezellijnen bemoeilijkte, communiceerde Eurofiber daar steeds snel en transparant over, en zochten de mensen mee naar oplossingen.”

“Zodra Eurofiber een link tot stand bracht, implementeerde Cegeka de betreffende site in de SD WAN-omgeving”, gaat Bodenstein verder. “Die bleef tijdens de migratie wel geïntegreerd met de oude omgeving.”

Snelheidsboost

De SD WAN-oplossing op het Eurofiber-netwerk leverde een verschil van dag en nacht op. “We zien en voelen het echt”, glundert de IT-beheerder. “Het kantoor in Frankrijk is bijvoorbeeld geüpgraded van 40 megabit naar gigabit-links, en ook in Breda evolueerden we van 100 megabit naar 1.000 megabit.”

Met het snelle en betrouwbare netwerk als fundering, kon de rest van de migratie beginnen. “We migreerden 25 servers op één dag in een big bang-aanpak”, herinnert Bodenstein zich. “Op één dag zetten we eveneens 130 laptops over naar Windows 11. Tegelijkertijd stapten we over naar Teams Calling.”

Partners die meedenken

Bodenstein hamert op het belang van de juiste partners om het titanenwerk tot een goed einde te brengen. “We hebben samengewerkt met mensen waarvan we wisten dat ze konden opleveren. Er was een echte samenwerking tussen ons, Eurofiber en Cegeka. Ze begrepen zeer goed wat we wilden en dachten proactief met ons mee. Wanneer er een probleem de kop opstak, en een consultant kon dat oplossen, deed die dat ook al behoorde het niet tot zijn taak.”

Bodenstein ontkent niet dat het veel werk was. “Mijn vriendin was niet zo gelukkig tijdens dat half jaar”, lacht hij. “En in aanloop naar de big bang-migratie naar Azure heb ik niet geslapen.” Toch had hij geen twijfels over het succes. “Misschien ligt het aan mijn Zuid-Afrikaanse afkomst, maar nemen de beslissing, en dan voeren we die uit. Zodra we de juiste mensen verzameld hadden, wist ik dat het ging lukken.”

Die krachtdadige aanpak heeft gewerkt. “Natuurlijk verliep niet alles helemaal vlot”, voegt hij toe. “Maar de problemen waren beheersbaar. De migratie is 95 procent succesvol verlopen. We hebben de pleister er in één keer afgetrokken, en problemen achteraf opgelost. En als blijkt dat iets niet werkt, maar niemand klaagt? Dan ontdekken we meteen dat we het niet nodig hadden.”

Iedereen mee

Ondanks de krachtdadige aanpak beseft Bodenstein maar al te goed dat een migratie staat of valt met de mensen. Samen met partners werden er change management-trajecten uitgewerkt, doorgaan via enkele spilfiguren in ieder departement die de kar trokken en dan dienden als aanspreekpunt voor al de rest.

“Eindgebruikers zijn niet vergevingsgezind”, weet Bodenstein. “Als het slecht gaat, kom je daar als IT-beheerder niet van terug. Op het einde van de rit was 80 procent van de gebruikers blij met wat we hebben opgeleverd. Dat is goed, honderd procent haal je nooit.”

“Mensen dachten dat ik gek was om de migratie op deze manier te doen, maar we moesten vooruit. Eight Lakes kon het zich niet veroorloven achter te blijven met legacysystemen ”, besluit Bodenstein. Na een heftige zes maanden hebben ze zo een sprong vooruit genomen. Wat startte als een netwerkprobleem, ontpopte zich tot een volledige hertekening van de digitale infrastructuur. Met snelle B2B-glasvezel connectiviteit van Eurofiber en een echte SD WAN-oplossing als fundering, kon Bodenstein in amper zes maanden tijd verwezenlijken waar andere organisaties vaak jaren over doen.