Geef je werknemers een laptop en/of smartphone van de zaak of laat je ze hun eigen apparaten gebruiken? Veel bedrijven verkiezen de eerste optie. We wegen de voor- en nadelen van een bedrijfslaptop of -smartphone af.
Heb jij een smartphone via je werkgever? Met deze vraag trokken we onlangs naar onze lezers. Op een ruime tweehonderd deelnemers antwoordde 58 procent ‘ja’ op die vraag, tegenover 42 procent die een zelf gekocht toestel gebruikt. We durven ons aan de voorspelling wagen dat bij eenzelfde vraag over laptops het merendeel ook zou geantwoord hebben dat diens laptop van de werkgever komt.
Het is immers al vele jaren gebruikelijk dat werkgevers laptops en/of smartphones ter beschikking stellen aan hun personeel gedurende de termijn van de arbeidsovereenkomst. De laptop en smartphone behoren tot de standaarduitrusting van veel werknemers. Maar op toestellen die gericht zijn voor zakelijk gebruik plakt vaak een navenant prijskaartje dat de gemiddelde werknemer liever niet zelf draagt. Een bedrijfslaptop- en smartphone klinkt dan ook als een win-win voor zowel werkgever als -nemer.
Maar een laptop/smartphone van de zaak gaat gepaard met wettelijke verplichtingen. Het is dan ook belangrijk om die te kennen alvorens je toestellen aanschaft voor je werknemers. De regels bepalen namelijk of dit extraatje ook wel voldoende voordelig is voor je bedrijf.
Voordeel van alle aard
De Belgische fiscale wetgeving beschouwt een laptop of smartphone als een onderdeel van de verloning van de werknemer, onder de welgekende noemer ‘extralegale voordelen’. Dit dient bijgevolg dus mee opgenomen te worden in de arbeidsovereenkomst. Extralegale voordelen zijn een populair middel voor werkgevers om een aantrekkelijk loonpakket op te stellen en de directe loonkosten tegelijkertijd lager te houden.
Binnen de extralegale voordelen heb je nog veel onderscheid. Een laptop of smartphone valt onder de categorie ‘voordeel van alle aard’, waartoe bijvoorbeeld ook een bedrijfswagen behoort. Het voordeel komt volgens de wetgeving uit het gegeven dat de werknemers die toestellen vaak ook privé mogen gebruiken.
In het leven is niets helemaal gratis en dus dien je wel een (beperkte) belasting en RSZ-bijdrage op je bedrijfselektronica te betalen. Hiervoor geldt een vast forfait dat dus niet op basis van de aankoopwaarde van het toestel wordt berekend. Voor laptops bedraagt deze som 72 euro per jaar, voor een smartphone 36 euro. Randapparatuur zoals schermen en oplaadkabels worden niet mee in rekening gebracht, internet- of mobiele abonnementen wel (60 euro en 48 euro per jaar).
De werknemer is er in deze constructie dus nog altijd veel goedkoper vanaf dan wanneer hij/zij die toestellen zelf zou moeten kopen. Deze regels gelden ook wanneer je als zelfstandige via je bedrijf een laptop voor jezelf aankoopt.
De werknemer is er veel goedkoper vanaf dan wanneer hij/zij die toestellen zelf zou moeten kopen.
Privégebruik of niet?
Voor de wetgeving is het een belangrijk verschil of de werklaptop of -smartphone ook voor privédoeleinden wordt gebruikt. Is dat niet het geval, dan wordt het apparaat over dezelfde kam geschoren als ander kantoormateriaal en hoeft de werkgever het dus niet aan te geven bij de RSZ. Dit heeft in het verleden al meermaals geleid tot geschillen tussen werkgever en -nemer, maar ook met de fiscus.
Waar trek je de grens tussen wat louter professioneel gebruik is en wat onder privé valt? Telt het nieuws even bijlezen tijdens de werkuren als privégebruik (als je geen journalist bent)? Voor smartphones is die grens nog veel dunner, omdat we dit apparaat overal mee op zak hebben. Wie heeft nog nooit met zijn/haar werktelefoon aan het thuisfront laten weten dat je op weg naar huis bent?
Het is niet uitzonderlijk dat werknemers hun werktoestel ook privé mogen gebruiken, leren we uit actuele cijfers voor smartphones en tablets die SD Worx met onze redactie deelde. Volgens de schattingen van het sociaal secretariaat bedraagt dit over alle sectoren heen ongeveer vijftien procent. Het zijn vooral bedienden: ongeveer één op vijf beschikt over een smartphone of tablet van de werkgever. Bij managers ligt dit percentage op veertig procent.
België zou België niet zijn als de interpretatie van de wetgeving niet zou verschillen van zaak tot zaak. Het RSZ gaat uit van een totaalverbod op privégebruik om niet aan de aangevingsplicht te moeten voldoen. Echter is het ook al voorgevallen dat strenge beperkende maatregelen door een rechtbank als voldoende werden beschouwd om het gebruik van de laptop niet meer als een privévoordeel te zien. Als werkgever neem je hier best geen risico mee, want op het niet aangeven van voordelen van alle aard staan flinke boetes, die ook met terugwerkende kracht kunnen worden geïnd.
Het komt erop neer om in de arbeidsovereenkomst duidelijke afspraken te maken over wat werknemers wel en niet mogen doen met de toestellen die hen ter beschikking worden gesteld. Wil je privégebruik toch beperken, kan je bijvoorbeeld enkel internettoegang lenen via een beveiligde VPN-verbinding. Wees ook hier voorzichtig mee, want met verregaande controle op het toestelgebruik van werknemers kom je dan weer gevaarlijk dicht in het vaarwater van de privacywetgeving.
Maak goede afspraken over wat werknemers wel en niet mogen doen met de toestellen die hen ter beschikking worden gesteld.
BYOD: laat je privélaptop liever thuis
Tijdens de coronapandemie zagen we ook het principe van Bring Your Own Device aan belang winnen. Dat was toen vooral uit noodzaak: niet iedereen was toen van het juiste apparaat voorzien om van dag op dag thuis te werken en dan bleek de privélaptop een goede tussenoplossing te zijn. Of een privélaptop een plaats heeft op de werkvloer of niet, is ook in een hybride werkcontext een accurate discussie, al lijkt het merendeel van de werkgevers het toch liever niet te willen. Daar zijn ook goede redenen voor, zoals we in dit artikel uitgebreid uit de doeken doen.
lees ook
Je privélaptop heeft geen plaats op de werkvloer: de grenzen van BYOD
Ten eerste zijn privélaptops een nachtmerrie voor de IT-beheerders. Het belangrijkste argument tegen BYOD is echter beveiliging. Het is een stuk moelijker om te controleren of je werknemers op hun vaste laptop wel een goede antivirus hebben geïnstalleerd en consumentenlaptops zijn sowieso zelden van dezelfde graad van beveiliging voorzien als zakelijke modellen. Een MDM-oplossing biedt een tussenoplossing, maar IT-teams hebben veel minder bewegingsvrijheid om de privélaptop van een werknemer in de gaten te houden als daar ook persoonlijke bestanden op staan.
Bij smartphones lijkt het principe van BYOD wel stand te houden. Mensen vinden het veel onhandiger dat ze met twee verschillende smartphones moeten jongleren en een smartphone moet nog nauwer aansluiten op de persoonlijke wensen dan een laptop. Maar ook dit is niet zonder risico van de beveiliging van je bedrijf, want die smartphone heeft evengoed toegang tot belangrijke bestanden in de cloud.
De balans
Er zijn zoals bij alles in het leven goede redenen om voor of tegen een bedrijfslaptop of -smartphone te zijn. Het concept is al vele jaren ingeburgerd in het Belgische bedrijfslandschap en zal niet meteen verdwijnen. Alles samengenomen lijkt de balans ook positief uit te slaan tegenover je werknemers zelf hun spullen te laten kopen, maar doe het zeker niet enkel en alleen voor het (verwaarloosbare) fiscale stimulansje. Veel belangrijker is dat je werknemers uitrust met het geschikte materiaal en dat je ook de touwtjes in handen hebt van hoe ze met dat materiaal omspringen.