Waarom unieke organisaties met standaarden willen werken

Henk Palsma ctac

Iedere organisatie beschouwt zichzelf als uniek. Daarom ondersteunden bedrijven hun processen in het verleden vaak met op maat gemaakte IT-systemen. Nu deze verouderen, zoeken organisaties naar alternatieven. Daarbij kiezen ze steeds vaker voor systemen die werken vanuit standaarden. Waarom is dat? En hoe realiseer je zo’n ‘fit-to-standard’ inrichting?

Hoewel elke organisatie zichzelf tot op zekere hoogte als uniek beschouwt, delen de meeste bedrijven dezelfde kernprocessen. Denk aan processen zoals administratie, inkoop, verkoop en logistiek. Het is inefficiënt om voor deze kernprocessen software op maat te ontwikkelen terwijl er zeer goede standaardondersteuning beschikbaar is.

Maatwerk heeft verschillende nadelen. Zo is het moeilijker beheersbaar en kostbaar om te bouwen en onderhouden. Wanneer je maatwerk na verloop van tijd wilt actualiseren of naar een hoger niveau wilt brengen, loop je waarschijnlijk tegen de grenzen van het systeem aan. Of je moet veel werk verzetten om het te verbeteren doordat maatwerk vaak complexer is.

Begin met een schone lei

Als jij op zoek bent naar een nieuw ERP-systeem, is het misschien verleidelijk om de procesinrichting die je gewend bent over te zetten. Dat voelt immers vertrouwd en gevoelsmatig is de overstap dan minder ingrijpend. Tegenwoordig kiezen veel organisaties er echter juist voor om bij een overstap met een schone lei te beginnen. In plaats van je oude situatie als uitgangspunt te nemen, start je daarbij vanuit beschikbare gestandaardiseerde best practices voor jouw branche.

Stabiliteit én wendbaarheid dankzij lagen

Een onderbouwing voor deze gestandaardiseerde denkwijze vind je in de zogenoemde Pace-layered applicatiestrategievan onderzoeks- en adviesbureau Gartner. Dat model suggereert dat je applicaties indeelt in drie verschillende lagen. Een laag met sterk gestandaardiseerde basistransacties voor je niet unieke processen met een lange levensduur. Een tweede laag met oplossingen die jouw organisatie onderscheiden van de concurrentie. En een derde applicatielaag waarin je experimenteert en innoveert met nieuwe, out of the box ideeën.

Gartner adviseert in het model dat het verstandig is om de ruggengraat van je bedrijf met je belangrijkste processen te standaardiseren. Leveranciers zoals SAP maken dat mogelijk door tal van best practices aan te bieden met standaarden die zijn afgestemd op jouw specifieke markt. Je kan daar nog een schepje bovenop doen met sectorspecifieke standaarden, zoals bijvoorbeeld Fit4 voor retail en vastgoed.

Meer grip op je systemen dankzij standaarden

Waarom is die gelaagde inrichting van je systemen populair en verstandig? Dat zit zo:

  • Beheersbaarheid: bij een upgrade van je systemen heb je geen omkijken meer naar je kernprocessen. De standaarden veranderen vanzelf mee.
  • Eenduidige werkwijze: standaarden brengen duidelijkheid en efficiëntiewinst. Je kunt overal dezelfde werkwijzen hanteren, bijvoorbeeld in verschillende landen. Daarnaast leren je medewerkers sneller je systeem beheersen doordat verschillende processen op dezelfde manier werken.
  • Meetbaar en vergelijkbaar: door standaardisatie wordt het ook makkelijker om de prestaties van je processen te meten en te vergelijken, bijvoorbeeld voor benchmarking met anderen of verschillende landen. Standaardisatie is daarmee een belangrijke basis voor procesverbetering.
  • Eenvoudige integratie: tot slot zijn er tal van integratiemogelijkheden voor gestandaardiseerde systemen. Je kunt je processen dus eenvoudiger koppelen aan externe applicaties en systemen.

Snelle en brede adoptie met Fit2Standard

Ben je overtuigd? Goed! Nu de rest van je organisatie nog. Want draagvlak is essentieel voor de adoptie van een nieuw systeem. Hoe pak je dat het beste aan?

  • Betrek key-users vanaf het begin: Bij een overstap moet je de belangrijkste gebruikers meteen vanaf de start van het traject betrekken. Dat kan bijvoorbeeld via zogenoemde Fit2Standard-workshops. Daarin leren IT en business dezelfde taal te spreken. Zo ontstaat er een compleet beeld van de context waarin processen plaatsvinden. Het is belangrijk om processen in kaart te brengen  en te demonstreren hoe die er in de toekomst mogelijk uitzien in SAP S/4HANA. Dat zet gebruikers aan het denken. Van daaruit kan je de nieuwe processen vormgeven en gezamenlijk iteratief neerzetten.
  • You touch it, you own it: Doordat key-users al vroeg een actieve rol spelen in het traject, hebben ze regie over het proces en worden ze ambassadeurs van de oplossing. Ze ontwikkelen deze immers in grote mate zelf. Na elke sprint demonstreren de ambassadeurs aan elkaar welke verbeteringen ze hebben aangebracht. Dat zorgt niet alleen voor een betere oplossing, het versnelt ook de adoptie. Het leerproces vindt immers al plaats tijdens het verandertraject.
  • Best practices zijn het startpunt: In plaats van in detail uit te vragen waar jouw teams precies behoefte aan hebben, start je vanuit beschikbare best practices. Van daaruit onderzoek je in hoeverre die volstaan en waar eventuele afwijkingen of toevoegingen nodig zijn. Afwijken van de standaard zonder goede reden is geen goed idee. Een vraag die ik daarbij graag stel is: deze manier werkt voor tienduizenden bedrijven, waarom voor jullie niet? Is daar een steekhoudend antwoord op en een levensvatbare businesscase? Pas dan kiezen we voor maatwerk.

Houd je organisatie een spiegel voor

Ben je je aan het oriënteren op een nieuw ERP-platform of overweeg je de overstap naar SAP S/4HANA te maken? Houd je organisatie dan een spiegel voor. Het is moeilijk om het verleden los te laten. Maar dat betekent niet dat je dingen moet blijven doen omdat het altijd al zo ging. Neem change management daarom serieus. Daarmee kweek je de veranderbereidheid en het ambassadeurschap dat nodig is om jouw unieke organisatie te laten floreren met behulp van standaardisatie.

Dit is een ingezonden bijdragen van Henk Palsma, Business Consultant bij Ctac België. Meer informatie over het SAP S/4HAHA-aanbod van het bedrijf krijg je via deze link.Bovenkant formulier

nieuwsbrief

Abonneer je gratis op ITdaily !
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
terug naar home