Als we kijken naar de lijst van functies die door technologische innovatie onder druk worden gezet, is één bepaalde hoogopgeleide discipline sterk aanwezig: finance. Strikte regels, gestandaardiseerde data en rapportages zijn inmiddels vrij eenvoudig te standaardiseren. Toch blijkt slechts 56 % van de ondernemingen op dit moment gebruik te maken van software voor hun financiële administratie*. Maakt het gebrek van het inzetten van deze technologie in de financiële functie ondernemingen onnodig kwetsbaar ten opzichte van de grote reuzen als Amazon en Google en concurrentie van onze noorderburen?
Afhankelijkheid van Excel
Technologische ontwikkelingen hebben zowel impact op interne bedrijfsvoering als externe invloeden.
Snel en accuraat financiële data verzamelen is essentieel voor de rapportering die een CFO nodig heeft om zijn strategische rol op te pakken. Maar hoeveel ondernemingen zijn hiertoe in staat? Snelheid is een uitdaging voor veel organisaties. Een op de drie respondenten, blijkt uit het onderzoek uitgevoerd door Exact onder financieel professionals in België, heeft tijdig een periode afsluiten op nummer één staan in de top drie van uitdagingen. Slechts 39 % geeft aan de benodigde financiële data boven water te krijgen. Dit zou sterk kunnen samenhangen met de rol die Excel nog steeds speelt binnen hun bedrijf. 50 % van de financiële professionals is afhankelijk van Excel voor de cijfers en 75 % maakt geen enkel gebruik van dashboards voor real-time resultaten.
Dat er voor het maken van rapportages en analyses nog zo’n afhankelijkheid van Excel is, mag zorgwekkend genoemd worden. Het is algemeen erkend dat Excel een bron is die vaak voor fouten zorgt in rapportages.
Realistisch beeld van de organisatie
Een groot deel van de financieel professionals heeft moeite met het leveren van bedrijf-kritische inzichten in een timeframe waarbij de commerciële operatie er optimaal zijn voordeel mee kan doen. Nog zorgwekkender is dat 50 % aangeeft dat ze niet durven vertrouwen dat de financiële data die zij beschikken correct is en de huidige staat van de onderneming weergeeft.
De mogelijkheid om een juist beeld te schetsen van de organisatie en om in te zoomen op de details, is duidelijk direct gelinkt aan het nemen van de juiste beslissingen om zo het succes van het bedrijf te garanderen. De CFO moet hierin de adviserende rol pakken. Naast inzicht is ook snelheid van de rapportages een zeer belangrijke factor. Bedrijven waar er met één druk op de knop real-time toegang is tot de resultaten laten ook een bijna dubbele groei zien in vergelijking met de bedrijven die voor een rapportage eerst alle data moet consolideren (en in sommige gevallen zelfs een IT-afdeling in moeten schakelen). Dat laatste duurt uiteraard veel te lang. Antwoorden moeten beschikbaar zijn binnen een tijdsbestek waarin ze de grootst mogelijke positieve impact hebben.
Maar hoe dan wel?
Voor bedrijven die in dit gebied worstelen, is het van kritisch belang dat processen zo veel mogelijk gestandaardiseerd en geautomatiseerd worden. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van geautomatiseerde technologieën om snelle consolidatie en accurate rapportage te realiseren. Toch geeft slechts 30 % van de KMO’s aan dat procesautomatisering hoog op de prioriteitenlijst staat. Organisatorische veranderingen op korte en middellange termijn realiseren, vraagt tijd en expertise van het financieel personeel. Ontwerpen en implementeren van een optimale, schaalbare financiële administratie en accounting organisatie, geeft de financial de mogelijkheid om waarde toe te voegen aan de business. Functies zullen verdwijnen of kunnen vervangen worden, maar creëren ook weer nieuwe posities met een hoge toegevoegde waarde.
Zolang de kernwaarde van de financiële operatie ondermaats is en nog niet voldoet aan de eisen van de toekomst, zal de CFO waarschijnlijk de focus blijven houden op operationele activiteiten in plaats van strategische. En soms kunnen organisaties niet snel veranderen door legacy. Juist hier ligt de uitdaging van de CFO, wanneer hij de structuur van finance verandert, raakt het de hele organisatie. Je moet iedereen meenemen, maar daar is tijd voor nodig.
Toegegeven, de meerderheid van de financiële professionals ligt niet wakker van robotisering. Waar dat mee te maken heeft, dat is gokken, maar wellicht is het zo dat bij het woord ‘robot’ te snel wordt gedacht aan een fysieke robot. Dat zo’n science fiction-figuur niet op de stoel gaat zitten van de CFO, dat is evident; maar de impact van softwarebots zou kunnen worden onderschat. Volgens experts hebben zij wel degelijk de potentie om met name repetitieve en arbeidsintensieve taken van de financiële professional over te nemen.
Dit betekent natuurlijk niet dat deze groep op straat komt te staan. Waar digitalisering en robotisering wel toe zal leiden, is dat het binnenkort (en eigenlijk nu al) niet meer voldoende is om een heel beroepsleven lang te baseren op een opleiding van vier jaar. Finance wordt, net als veel andere beroepen die een digitale component hebben, een zaak van een leven lang leren. Daar zal iedereen aan moeten wennen; de professional, zijn werkgever, maar ook hogescholen en universiteiten die veel meer zullen moeten inzetten op volwassenenonderwijs.
Als we er als maatschappij niet voor zorgen dat mensen voortdurend kunnen worden bij- en omgeschoold, dan lopen we het risico dat de kennis en vaardigheden van grote groepen professionals worden ingehaald door de realiteit.
Dit is een ingezonden bijdrage van Onno Krap, CFO bij Exact. Via deze link vind je meer informatie over de diensten van het bedrijf.