Videoconferencing is voor vele IT managers een doorn in het oog. Vergaderinfrastructuur is digitaler dan ooit, maar de verantwoordelijkheid voor aankoop en onderhoud van die infrastructuur ligt elders. Wanneer het fout gaat, wijst men de vinger richting IT. ‘Meeting as a Service’ is dan een interessante oplossing.
Nu thuiswerk en nieuwe vormen van samenwerking ingeburgerd zijn, is vergaderen op afstand een onmisbaar onderdeel van de bedrijfsvoering geworden. Zowel de ‘good old’ fysieke meetings als videoconferenties blijven tot frustraties en inefficiënties leiden. Zo zijn er dikwijls meetings die te laat starten of gewoonweg worden geannuleerd wegens technische problemen. Soms worden meeting rooms onderbenut omdat de kwaliteit van de infrastructuur of de zaal zelf te wensen overlaat. Bovendien wordt niemand vrolijk van de kost van niet-gebruikte of onbeschikbare vergaderinfrastructuur.
Een bijkomende complexiteit rond de infrastructuur voor meetingruimtes is ‘ownership’. Vroeger was dit – omwille van de zaal, de beeldschermen en de kantoorbenodighdheden – een verantwoordelijkheid van de facility manager. Met het toenemende belang van software en netwerk voor de meeting- en conferencinginfrastructuur van vandaag, heeft de IT manager wellicht minstens evenveel verantwoordelijkheid en inspraak als de facility manager of anderen.
Het gevaar voor ‘fingerpointing’ en brandweer spelen neemt alleen maar toe.
Natuurlijk maakt dit de beslissingen om te investeren in dergelijke oplossingen niet eenvoudiger en is het gevaar voor ‘fingerpointing’ en brandweer spelen alleen maar toegenomen.
20% besparen op de totale vergaderkost
Een elegante oplossing voor alle hierboven genoemde bezwaren of bedenkingen tegen videoconferencing en andere meetings is om radicaal te kiezen voor Meeting as a Service. Deze dienst van Dialog bundelt volledige virtuele en fysieke vergaderinfrastructuur en alle bijhorende diensten voor integratie, onderhoud, monitoring en updates aan een vaste abonnementsprijs.
Deze keuze voor managed services in plaats van aankoop van de hardware en software beantwoordt aan de strategie van vele organisaties om de kapitaalinvesteringen zo laag mogelijk te houden en te opteren voor operationele en terugkerende kosten. Grote en kleine bedrijven doen hun voordeel met een lage instapkost van een investering die direct resultaat oplevert.
Het is het equivalent van één Starbucks koffie per zaal per dag.
Prijzen? Daar heeft Paul Docx, zaakvoerder bij Dialog, een duidelijk antwoord op. “Het is het equivalent van één Starbucks koffie per zaal per dag. Voor die prijs heb je de modernste infrastructuur – software, hardware en netwerk – en de nodige diensten rond beheer, onderhoud en herstel of vervanging van defecte componenten.”
Totale ontzorging
Vooral de ontzorging betekent voor vele organisaties ook een extra reden om te kiezen voor ‘Meeting as a Service’. Wie dergelijke infrastructuur grondig wil opzetten en beheren, heeft niet één maar verschillende specialisten nodig: voor de beeldtechnologie, voor de software, voor het netwerk … Als IT-afdeling kan je je moeilijk veroorloven om voor elk van deze disciplines een echte specialist in huis te nemen.
De infrastructuur onbeheerd laten is ook geen optie met alle manuren die verloren gaan bij een meeting die te laat start. Het maakt van elke downtime of technisch mankement een bijzonder dure aangelegenheid. Een externe partij kan beheer van alle componenten voor hun rekening nemen – geen vingerwijzen in geval van problemen – en worden afgerekend op de beschikbaarheid van de dienst.
Slimmer vergaderen met data-analyse
Dialog levert de nodige tools wat betreft monitoring en rapportage. Hiermee kan het bedrijf onder meer tijdig een dreigend defect detecteren en ingrijpen nog voor de infrastructuur effectief onbeschikbaar is geworden. Tegelijk kunnen rapporten leiden tot nuttige inzichten en optimaliseringen van de bestaande infrastructuur.
De meegeleverde tools kunnen tot nuttige inzichten leiden van de bestaande infrastructuur.
Zo kunnen organisaties bijvoorbeeld vaststellen dat één zaal door iedereen wordt gemeden. Dit kan verschillende oorzaken hebben, van te weinig of onaangepaste verlichting in de meetingruimte tot een beperkt netwerkbereik. De oplossing ligt niet altijd voor de hand, maar door het probleem te signaleren en te bespreken, ligt de weg open naar een beter gebruik van de beheerde infrastructuur.
Dit is een ingezonden bijdrage van Dialog. Interesse in het Meeting as a service-concept? Via deze link vind je meer informatie over de mogelijkheden van het bedrijf.