In KU Leuven staat IT ten dienste van onderwijs en onderzoek, maar ook de dagelijkse beleidsvoering. Hoe evolueert de oudste universiteit van ons land mee met de nieuwste technologische ontwikkelingen? CIO Leen Van Rentergem getuigt.
Met het officiële geboortejaar 1425 mag Katholieke Universiteit Leuven zich met trots de oudste universiteit van ons land noemen, en zelfs één van de oudste ter wereld. Toen de universiteit de deuren opende, zou de boekdrukkunst nog 130 jaar op zich laten wachten. Vandaag ziet de wereld er zachtjes gezegd helemaal anders uit. CIO Leen Van Rentergem moet ervoor zorgen dat de universiteit mee blijft met de nieuwste technologieën.
ITdaily: Hoe ziet de IT-omgeving waarvoor je verantwoordelijk bent eruit?
Van Rentergem: “KU Leuven is naast de universiteit ook onderdeel van de Associatie KU Leuven. Die vertegenwoordigt bijna 120.000 studenten en 23.000 personeelsleden. Onze IT-omgeving kan in twee takken opgedeeld worden. Er is enerzijds IT voor klassieke bedrijfsvoering, zoals ERP, communicatietools, productiviteit en security. Daarnaast overzie ik de technologie die we nodig hebben voor onderwijs- en onderzoeksdoeleinden, zoals HPC en datalakes.”
“We beheren twee eigen datacentra. Een glasvezelnetwerk, dat nog pas vernieuwd werd, verbindt de gebouwen. Op de campussen hebben we een privaat netwerk en een IoT-netwerk voor onderzoek. In principe werken we gescheiden van het UZ Leuven, maar waar mogelijk wordt de basisinfrastructuur gedeeld.”
Wat zijn je belangrijkste prioriteiten op dit moment?
Van Rentergem: “Ik denk dat die in lijn liggen met de klassieke zorgen van de CIO. Green IT is voor ons een belangrijk aandachtspunt: er is steeds meer nood aan IT en data, hoe voorzien we dat op een verantwoorde en groene manier? Security is natuurlijk ook iets waar iedereen van wakker ligt. Verder moeten we zorgen voor goede contracten die aangepast zijn aan onze noden. Contracten moeten voldoende flexibel zijn, maar het wordt steeds harder gespeeld.”
“Als CIO moet je ook de zorgen van de organisatie aanvaarden. Binnen onze sector zijn die vaak nog een stuk complexer. Het onderwijs moet steeds flexibeler zijn. Niet alleen op vlak van tijd, maar onderwijs wordt ook minder afhankelijk van de campus. Studenten volgen les op hun eigen tempo en via flexibelere trajecten.”
“IT moet hier een enorme ondersteuning bieden want er komen niet per se meer docenten bij. Onderwijs zal verder automatiseren in de dagdagelijkse praktijk, maar op een menselijke manier. Het mag ook niet vervreemdend aanvoelen in een context waar meer digitale tools worden gebruikt.”
“Wat onderzoek betreft, is open science een belangrijke gedachte. Dat houdt in dat onderzoek transparant en repliceerbaar hoort te zijn. Onderzoeksdata moeten goed beheerd worden: we hanteren het principe as open as possible, as closed as needed. Data worden waar mogelijk opengesteld, maar ook voldoende beschermd wanneer nodig. Het is onze taak om dat te organiseren en onderzoekers te ontlasten.”
Begrijpt de rest van de organisatie die uitdagingen voldoende? Zit iedereen op één lijn?
Van Rentergem: “Enkele jaren geleden zijn we met een nieuwe IT governance-structuur gestart om meer communicatie met het businesslevel te hebben. Om de tien weken zitten we samen met de business om de prioriteiten te bespreken. Vier keer per jaar is er overleg met de directiehoofden om vragen te horen en de IT-impact daarvan in te schatten. Het heeft tijd gekost om op dezelfde golflengte te zitten, maar nu is er directe communicatie die in een open sfeer verloopt.”
Onderwijs moet automatiseren, maar op een menselijke manier. Het mag niet vervreemdend aanvoelen.
Leen Van Rentergem, CIO KU Leuven
Heeft je afdeling toegang tot voldoende middelen en mensen om die uitdagingen tot een goed einde te brengen?
Van Rentergem: “Het is algemeen geweten dat het onderwijs met een ‘gesloten enveloppe’ werkt. Middelen worden niet of zeer beperkt geïndexeerd. De middelen staan onder druk en dit verplaatst zich naar IT. Dit maakt het pittig om nieuwe uitdagingen te combineren met het gezond houden van de IT-omgeving. Het is kwestie van goed nadenken wat recht te houden en ook dingen te durven afdanken.
“De noden worden tijdig voorgelegd aan het bestuur van de universiteit en er wordt naar geluisterd. Maar we moeten werken in een context van beperkte middelen. Ook langs menselijke kant is het vaak moeilijk om de juiste profielen te vinden.”
Zit de toekomst van de IT-omgeving in de cloud, on-premises of een combinatie daarvan?
Van Rentergem: “Een combinatie. We hebben een eigen cloudstrategie bepaald die ieder jaar wordt bijgestuurd. We gaan naar de cloud wanneer dat een meerwaarde biedt om beter te integreren of samenwerking met andere universiteiten eenvoudiger maakt.”
“We hebben onze eigen datacenters. Dit maakt dat we on-prem kunnen blijven overwegen, SAAS-oplossingen buiten beschouwing genomen. De druk om naar de cloud te gaan is minder door onze interne skills en omdat we goed aankopen. We hebben een hoge uptime dus het is niet altijd een meerwaarde om naar de cloud te gaan. Gevoelige data van onderzoeken houden we sowieso liever on-prem, net zoals authenticatie en credentials waar mogelijk ook liever on-prem blijven. Dus een combinatie, maar dan met momenteel nog een voorkeur om on-prem prem verder te werken als het kan.”
We zijn ‘as open as possible, as closed as needed’. Data worden waar mogelijk opengesteld, maar ook voldoende beschermd wanneer nodig.
Leen Van Rentergem, CIO KU Leuven
Welke impact hebben nakende wetgevingen zoals NIS2 op het IT-beleid?
Van Rentergem: “We volgen dat op. NIS2 zal een invloed hebben want als rechtspersoon en onderwijsinstelling vallen we eronder. Het is nog niet helemaal duidelijk onder welke categorie we exact vallen, dat zijn we aan het uitzoeken. Ook los daarvan zijn we met security bezig. We zullen het NIS2-raamwerk zoveel mogelijk overnemen, maar hoe dit in een gedecentraliseerde organisatie vorm te geven en zo IT-processen auditeerbaar te maken, zal wel een uitdaging worden.”
Hoe ga je om met de huidige AI-hype?
Van Rentergem: “We bekijken AI op drie vlakken: onderwijs, onderzoek en beleidsvoering. In onderwijs en onderzoek zijn er richtlijnen voor het goed gebruik van AI, die bepalen wat wel en niet kan. De technologie is op zich niets nieuw want AI wordt al minstens vijftien jaar gebruikt in wetenschappelijk onderzoek. In bedrijfsvoering kijken we in eerste plaats naar AI-modellen die geïntegreerd zitten in software, maar ook naar hoe we de modellen zelf kunnen implementeren.”
“We zullen AI enkel gebruiken waar het ook echt een meerwaarde biedt om efficiënter te werken, processen vlotter te doen verlopen en 24/7 dienstverlening te faciliteren. We volgen eerst een checklist: waar staan de data, hoe worden data gebruikt en met welke modellen is de tool gebruikt? Dan volgt een proof of concept en als die netto-positief is, volgt de bredere implementatie.”
“Vanuit het green IT-verhaal vind ik dat we als universiteit een kritische blik moeten houden. AI is niet de meest ‘groene’ technologie. Ik geloof in het potentieel van AI maar enkel als het op de juiste plek wordt ingezet. We moeten opletten dat we niet overdrijven en de aarde nog meer opwarmen als het niet nodig is.”
Welke trends volg tot je slot nog op met het oog op de komende drie jaar?
Van Rentergem: “Dat ligt in lijn met de prioriteiten die ik eerder heb aangehaald. AI gaat sneller dan het licht. Ik heb een grote persoonlijke interesse in alles wat met green IT te maken heeft, hoe we onze datacenters op een verantwoorde manier bouwen en implementeren en hoe we de warmte kunnen recupereren. Er is ook het securityaspect van AI: hoe maken hackers er gebruik van en hoe kunnen we daarop reageren?”
“Vanuit mijn eigen omgeving volg ik ook hoe we in een Europese context kunnen omgaan met digitale credentials. Wij wisselen studenten uit met universiteiten uit andere landen, maar daar komt altijd een enorme papierwinkel bij kijken. We zouden bijvoorbeeld kunnen werken met digitale wallets waarin studenten hun verworven diploma’s meebrengen. De technologie is er, maar het zal belangrijk zijn de juiste implementatie te kiezen waar privacy by design zit ingebakken. Dit volgen we nauw op, want dit kan een cruciale factor worden om flexibeler onderwijs mogelijk te maken.”
In de rubriek ‘CIO aan het woord’ spreken we met CIO’s over hoe zij het dagelijkse IT-beleid aanpakken en naar technologische trends kijken. Bekijk hier alle interviews.