Welke digitale uitdagingen hebben notarissen vandaag en hoe worden ze daarin bijgestaan? En waarom heeft de ex-CIO van Kinepolis de sleutel in handen? We gingen op de koffie bij Bjorn Van Reet.
Fednot? De federatie van notarissen voor notarissen. Ziezo, dan is dat al ineens uit de weg. De kans is groot dat jij net als ons helemaal geen idee had dat deze organisatie een ding was. Het notariaat stelt in België meer dan 10.000 mensen te werk, verspreid over 1.700 notarissen op 1.100 fysieke locaties.
Nadat we deze informatie verwerken, snappen we de uitdaging die Bjorn Van Reet opzocht om bij Fednot aan de slag te gaan als CIO. Na veertien jaar bij Adecco en zeven jaar bij Kinepolis duikt hij nu in de wondere wereld van het notariaat.
“Ik had de overstap niet verwacht eerlijk gezegd”, zegt Van Reet. “Eén koffie werden er vijf, en het gevoel zat goed.” Hij benadrukt dat hij impact kan maken bij Fednot omdat het maatschappelijk relevant is. “Je zit tussen de overheid en de burger. De notaris is er op de belangrijkste momenten van je leven zoals trouwen, een huis kopen of een eigen zaak oprichten. Ook op moeilijke momenten zoals bij een overlijden of een scheiding.”
“Notarissen staan op kruispunten in het leven van de burger.” Beter kunnen we het niet zeggen. Zoals gebruikelijk in de rubriek ‘CIO aan het woord’ stellen we zeven vragen om andere organisaties te inspireren. In het eerste deel hebben we het over de IT-omgeving en de onderneming. Daarna hebben we het over trends, NIS2 en de toekomst.
Hoe ziet de IT-omgeving waarvoor je verantwoordelijk bent er op dit moment (in grote lijnen) uit?
Van Reet: Elk notariskantoor is een zelfstandige onderneming. Notarissen kunnen voor legal- en HR-advies terecht bij de federatie, alsook voor digitale ondersteuning. Wij hebben bijvoorbeeld een van de grootste videoconferentienetwerken in België. Tijdens covid kon je via video een akte verlijden en samen digitaal ondertekenen.
Zo werkt het vandaag nog. Stel dat je vastgoed aan zee hebt. Vroeger moest de notaris en de burger mee naar de zee om die te verlijden. Vandaag hoeft dat niet meer. Dat is één van onze oplossingen die voor beiden tijdwinst oplevert. De federatie levert digitalisatie aan het notariaat in elke vorm.
Wij hebben een van de grootste videoconferentienetwerken in België.
Bjorn Van Reet, Fednot
We maken gebruik van meerdere datacenters, allemaal op Belgisch grondgebied zoals dat wettelijk moet. De hardware die er staat, is in eigen beheer. Die draaien ook publieke platformen zoals de online verkopen van Biddit en de digitale kluis Izimi.
Voor elke akte die verleden wordt, zijn wij het centrale punt dat alles koppelt met de nodige overheidsdiensten. Alle kernsystemen worden aangeboden als SaaS (Software-as-a-Service) of zijn te connecteren via API’s. Wat de notaris gebruikt als front office software, daar komen we niet in tussen.
Wat zijn je huidige prioriteiten en uitdagingen?
Van Reet: De eerste prioriteit is altijd het ontzorgen van de notarissen. Simplificatie, centralisatie, automatisatie, met die elementen willen we dat notarissen tijd besparen. Meer tijd voor de notaris betekent meer tijd voor de burger.
Een tweede prioriteit is het digitale landschap voor de burger optimaliseren en transparanter maken. Je kan vandaag bijvoorbeeld al in Izimi een afspraak maken met de notaris. Mist er nog een document dat je bent vergeten? Via de app kan je die snel uploaden om het dossier compleet te maken.
Verwacht van ons geen wereldschokkende innovaties. Je moet technologie implementeren op het juiste moment. Neem nu zelfrijdende auto’s: ze zijn er, maar het breekt niet door. We missen nog de juiste technologie. Een CIO moet het juiste tempo lopen en een visie in het achterhoofd houden. Een juiste balans vinden is heel belangrijk.
Worden die prioriteiten gedeeld en begrepen door de business? Zitten IT en het management op één lijn?
Van Reet: De raad van bestuur van Fednot keurt samen met het executive comité projecten goed. De raad van bestuur bestaat uit notarissen en één onafhankelijke bestuurder.
Als CIO maak je een businesscase op, waarna die snel wordt gevalideerd. Afhankelijk van de bedragen natuurlijk! Ik moet eerlijk zeggen dat sparren met de raad van bestuur vlot gaat. Er is een kort lijntje. Daarnaast helpt het ook dat er een aantal strategische dagen per jaar zijn waar je belangrijke lijnen kan uitzetten.
De rol van een goed leider is om complexe en/of technische onderwerpen te presenteren op een simpele, verstaanbare manier zodoende iedereen zijn of haar mening kan vormen over het onderwerp. Je moet de taal van de klant, burger en notaris spreken om het debat juist te voeren.
Heb je toegang tot genoeg mensen en middelen om de omgeving te onderhouden en de uitdagingen tot een goed einde te brengen? Indien niet: hoe ga je daarmee om?
Van Reet: Net als bij elk bedrijf krijgt het notariaat middelen. Heb je een goede businesscase die zich binnen drie tot vijf jaar terugverdient? Dan is de kans groot dat het notariaat deze omarmt. Het notariaat wil vooruit om de burger nog beter te bedienen.
Ik heb gemerkt dat alles bespreekbaar is, maar dat betekent niet dat we geen keuzes moeten maken.
Bjorn Van Reet, Fednot
De middelen van Fednot komen van de notarissen. Op een akte die verleden wordt, gaat er een vergoeding naar de federatie. Wij surfen mee op de omzet van de notaris. Als de markt krimpt, zijn er minder aktes.
Ik heb gemerkt dat alles bespreekbaar is, maar dat betekent niet dat we geen keuzes moeten maken. Sommige initiatieven moeten naar het volgende jaar worden overgeheveld.
Zit de toekomst van de IT-omgeving van je bedrijf in de cloud, on-premises of in een combinatie? Hoe beslis je wat waar hoort?
Van Reet: We hebben geen eigen datacenter, maar huren ruimte bij een colocatie datacenterprovider. Daar hebben we eigen ruimte die we zelf beheren. Die eigen datacentercapaciteit groeit amper. Alles dat volgens de wet op Belgische bodem bewaard moet worden, volgen we. Heel veel komt daar niet bij, want voor de rest zitten we in de public cloud.
Dat onze eigen datacentercapaciteit op termijn zal krimpen, durf ik niet te zeggen. We moeten aktes 75 jaar bijhouden.
De toepassingen die in de public cloud draaien, worden in Europa gehost en voldoen aan de grootste securitynormen. De VS mag niet aan onze data komen, we blijven een publiek verhaal.
Bij Fednot werken we voornamelijk met één public cloudprovider, maar soms moet je je heil zoeken in andere public clouds. Zo hebben we het elektronische effectenregister Estox samen met accountants gebouwd waar de technologie stack in een bepaalde cloudomgeving zit die we niet standaard gebruiken.
Welke impact heeft de nakende NIS2-regelgeving op je beleid en je verhouding met de business?
Van Reet: NIS2 zal zoals voor alle bedrijven ook bij ons extra impact hebben. Wij hebben security al altijd als een goede huisvader beheerd.Izimi is bijvoorbeeld ISO-gecertificeerd, er is al controle. NIS2 gaat alles verder versterken. We zitten met Fednot pas in de volgende wave om NIS2 toe te passen, maar dat betekent niet dat we nu al kijken, opvolgen en preventief zaken aanpakken.
Onze IT-omgeving heeft een zekere maturiteit, maar er zijn altijd verbeteringen mogelijk. Raamwerken zoals NIS2 zullen ons hierbij helpen.
Wat is de impact van de AI-hype op het IT-beleid, en hoe integreer je AI wel (of net niet) veilig in de onderneming?
Van Reet: Het potentieel van artificiële intelligentie is enorm. Het is een technologie die de grootste impact zal hebben op ons. Alle burgers, bedrijven, jij en ik krijgen een robot naast ons om het werk te faciliteren.
Binnen het notariaat hebben we al proof-of-concept cases uitgewerkt om te zien waar AI voordelen kan bieden. We zitten op een berg data, misschien kan AI helpen om die slimmer toegankelijk te maken? Alles moet wel op beveiligde AI-platformen draaien binnen onze eigen omgeving.
Een belangrijk probleem dat we moeten tackelen, is de interpretatie van dat
Bjorn Van Reet, Fednot
Een belangrijk probleem dat we moeten tackelen, is de interpretatie van data. We willen AI niet laten hallucineren. Er moet altijd een referentie staan, zodat de notaris een correct advies kan geven.
Ik zie AI deels on-premises draaien, maar ook in de cloud. Wanneer we met gevoelige data werken, moet alles on-premises lopen. Willen we AI gebruiken om logs te analyseren, daarin zit geen privédata, dat kan dan in de cloud bijvoorbeeld.
Notarissen staan positief tegenover AI. Eigenlijk staan ze positief tegenover alle technologie om de burger beter te bedienen.
Wat is de belangrijkste trend die je opvolgt met het oog op de komende drie jaar?
Van Reet: Ik ben een digitaal gepassioneerd persoon die heel wat zaken opvolgt. AI is een logische omdat die een enorme impact zal hebben op de maatschappij en het notariaat. Binnen mobiliteit zie ik technologie een belangrijke invloed hebben de komende drie jaar. Duurzaamheid, nog zo’n nieuwsgierigheid waar ik over wil blijven bijleren.
Cybersecurity: superboeiend. Daarbinnen zijn enorme trends bezig. Een beetje het verhaal van boswachter en stroper.
Ik kom uit de entertainmentsector en volg daarrond nog altijd alles op met veel passie. Hoe erg gaat de Apple Vision Pro de wereld veranderen? Zet het de visuele sector op termijn op zijn kop?
Tot slot ben ik benieuwd naar de impact van technologie op de mens. Wat zijn de gewoontes die we binnenkort anders doen door technologie? Zo veel boeiende trends, als CIO moet je daar wel een passie voor hebben.