Te duur, te log, niet gebruiksvriendelijk, enkel voor grote bedrijven: de vooroordelen over SAP binnen de kmo zijn legio. Onterecht, vindt expert Jurgen Kempeneers.
SAP heeft geen al te beste naam binnen de kmo-wereld. In de loop der jaren verwierf de ERP-specialist de naam om vooral duur en log te zijn en daarom niet geschikt buiten een enterprise-context. “Vroeger werd je inderdaad overladen met complexe schermen”, bevestigt Jurgen Kempeneers. Hij is Manufacturing Consultant bij Ctac. “Er is sindsdien veel veranderd. De negatieve meningen komen uit het verleden.”
S/4HANA
Kempeneers verwijst naar de introductie van SAP S/4HANA. Die cloudgebaseerde oplossing katapulteert de hele SAP ERP-ervaring volgens hem naar een nieuw tijdperk, maar dat blijft onvoldoende geweten. “S/4HANA legt de focus zoveel mogelijk bij de gebruikers en de taken die ze moeten uitvoeren.” Zo werkte SAP volgens Kempeneers het eerste vooroordeel weg: “De software is niet meer ongebruiksvriendelijk.”
S/4HANA legt de focus zoveel mogelijk bij de gebruikers en de taken die ze moeten uitvoeren.
Jurgen Kempeneers, Manufacturing Consultant bij Ctac
Concreet komt S/4HANA met een aantrekkelijke gebruiksinterface opgesplitst op basis van functies. De huidige interface is geïnspireerd door smartphones en tablets. Het hoofdscherm heeft veel weg van een tabletomgeving met applicaties.
Kleurtjes
“Het systeem is heel exception driven”, legt Kempeneers uit. Dat betekent dat je aandacht naar uitzonderingen gaat die menselijke aandacht vereisen zonder dat je zelf tientallen transacties hoeft te analyseren. “Wie zich ’s ochtends aanmeldt, ziet meteen wat hij of zij moet doen. De interface brengt naar de voorgrond wat aandacht nodig heeft. Een doordachte lay-out gebaseerd op moderne conventies en duidelijke kleuren moet mensen verder wegwijs maken: groen is goed, oranje staat voor oppassen, rood geeft een fout aan.”
Die eenvoudige en gestroomlijnde lay-out maakt dat SAP niet meer zo complex is om aan te leren. “Werknemers worden al van bij de implementatie bij het project betrokken. Bij kleinere ondernemingen kan iedereen vaak vanzelf met het product werken wanneer de implementatie rond is. Het finance-team binnen zo’n bedrijf bestaat immers uit één of twee personen en geen twintig mensen. Bij grotere implementaties werken we met key-gebruikers die hun kennis verspreiden naar de collega’s. Door mensen van bij de start mee te nemen in het systeem, is iedereen echter snel mee.”
Gestandaardiseerde oplossing
Een tweede vooroordeel heeft te maken met de integratie. Veel organisaties zien SAP als een mastodont die zich enkel bezig houdt met implementaties op maat van grote ondernemingen. “Ook dat is in de laatste jaren sterk veranderd”, weet Kempeneers.
lees ook
De weg naar S/4HANA: waarom je best nu al de eerste stappen zet
“SAP S/4HANA is gebaseerd op best practices en kan bovendien draaien als een cloudtoepassing. Grote mastodonten gebruiken inderdaad maatwerk, maar als cloudproduct is SAP vandaag gestandaardiseerd aan de hand van bewezen processen.”
Weg met infrastructuurzorgen
Kempeneers denkt dat het voor minder grote ondernemingen interessant is om waar mogelijk de interne processen af te stemmen op de best practices die SAP naar voren schuift. “Die zijn er voor een reden. Een organisatie die overschakelt op S/4HANA als onderdeel van een digitaal transformatieproject, kan de processen als leidraad gebruiken. Al gaan we natuurlijk de usp’s van de klant niet aanpassen”, lacht hij.
Dat S/4HANA volledig in de cloud kan draaien, brengt verder een welgekomen ontzorging met zich mee voor bedrijven. Zij krijgen immers toegang tot software die werkt, zonder dat ze zich moeten bezighouden met de infrastructuur of de manuele uitrol van updates. Cloudgebaseerde implementaties duren bovendien niet zo lang. Kempeneers: “De doorlooptijd kan in zo’n scenario amper drie maanden bedragen.” De aanpak op basis van een standaardproduct heeft nog een bijkomend voordeel. “Veel mensen denken verkeerdelijk dat SAP met een hoge onderhoudskost komt, maar bij een standaardimplementatie is dat absoluut niet het geval.”
Totaaloplossing
Aan een SAP-implementatie is natuurlijk wel een kostprijs verbonden. Over hoeveel geld gaat het dan? “We hebben al implementaties gedaan vanaf om en bij de 300.000 euro”, duidt de expert. “SAP S/4HANA is een standaard geïntegreerde oplossing waar je veel voor terugkrijgt”, licht hij toe.
“Op de kmo-markt zijn er heel wat concurrenten voor stukken van wat SAP doet, maar niet voor alles. Budgetten komen zo vaak van verschillende departementen die hun eigen noden afdekken binnen de domeinen die voor hun relevant zijn. Er draait iets voor de productie, iets voor finance, en alles is aan elkaar gelijmd met de hulp van spreadsheets die mensen manueel onderhouden. Je moet het prijskaartje dan ook tegenover de totale kost van alle alternatieve oplossingen en de bijhorende verloren werktijd zetten.”
Vanwaar de vooroordelen?
Met S/4HANA komt SAP dus tegemoet aan de belangrijkste problemen die mensen historisch gezien associëren met de software van het bedrijf. Volgens Kempeneers is de ERP-suite vandaag gebruiksvriendelijk, snel aan te leren, vlot te implementeren en gestandaardiseerd. S/4HANA is verder beschikbaar als cloudtoepassing. Waar komen die vooroordelen dan vandaan?
lees ook
Weg met vendor lock-in: Integratie als lijm die je IT bij elkaar houdt
“SAP is één van de eerste spelers die zo volledig en breed het gamma afdekte. De ingenieurs bouwden een stabiele oplossing, maar misschien heeft het bedrijf iets te lang geteerd op wat er bij klanten draaide en iets te lang gewacht met de switch”, denkt Kempeneers. “Zeker wat gebruiksvriendelijkheid betreft, hebben ze wat lang gewacht. S/4HANA bouwen kostte bovendien erg veel tijd. De oplossing moest helemaal stabiel zijn in al zijn functies. Dat is een project van jaren.”
Vandaag staat S/4HANA sterk in de markt. De adoptie ervan zal enkel versnellen aangezien SAP ook van bestaande klanten verwacht dat ze de switch maken. Voor eventuele nieuwe klanten met een groeistrategie blijft SAP de beste oplossing als we Kempeneers mogen geloven. “S/4HANA ondersteunt de groei van bedrijven. Als je als bedrijf naar een doel wil evolueren, heb je een solide en stabiel systeem nodig dat die ambitie ondersteunt. Dat geldt zeker wanneer je de groei met de bestaande werkkrachten wil verwezenlijken.”
Dit is een redactionele bijdrage in samenwerking met Ctac. Via deze link vind je meer informatie over de oplossingen van het bedrijf. Ctac organiseert op 7 oktober een SAP S/4HANA Business Simulation Game. Ontdek hier meer over dat evenement.