Robotic Process Automation (RPA) is een oplossing voor het automatiseren van IT-processen op eindgebruikersniveau. Deze technologie laat momenteel nogal wat stof opwaaien. Ook bij Smals Research vinden we het opportuun om ze van naderbij te bestuderen.
Robotic Process Automation (RPA) is een manier om elektronische processen te automatiseren op basis van de gebruikersinterface van bestaande toepassingen. Het is een volledig software-matige manier van werken. Er komen dus geen echte, fysieke robots bij kijken. Daarbij zal een toepassing, de RPA-oplossing, instaan voor het bedienen van de andere, onderliggende applicaties. Een software-robot – kortweg ‘bot’ – simuleert daarbij de muisclicks en toetsenbordaanslagen van een eindgebruiker. Je ziet dus als het ware het scherm vanzelf bediend worden en veranderen, alsof er een onzichtbare gebruiker aan het werk is met de muis en het toetsenbord.
RPA en AI
RPA wordt vaak beschouwd als een onderdeel van het bredere Artificial Intelligence (AI). Of dat terecht is, laten we in het midden. Alleszins bevat de technologie in principe, naargelang de definitie, geen ‘echte’ artificiële intelligentie. RPA is gebaseerd op regels en procedurele logica – typisch door de mens geprogrammeerd en zeker niet door de computer zelf ‘uitgevonden’ of op basis van heel veel data ‘geleerd’. Het is wel zo dat RPA vaak in combinatie met AI wordt gebruikt. Bijvoorbeeld wordt voor een bepaalde stap in het proces een AI aangeroepen om een bepaalde beslissing te nemen. Of omgekeerd kan een RPA-bot worden aangeroepen nadat een intelligente chatbot concludeert dat een klant een bepaalde procedure wenst te laten uitvoeren.
Attended en unattended
We kunnen nog een onderscheid maken op basis van wáár dit werk precies gebeurt. Het is enerzijds mogelijk om de bot te installeren op een machine bij de eindgebruiker. Die kan dan op bepaalde momenten een aantal acties automatisch en snel laten uitvoeren, tussen zijn andere bezigheden door. Op die manier kan bijvoorbeeld moeilijk te automatiseren werk, waarbij de eindgebruiker bepaalde overdachte beslissingen moet nemen, manueel blijven, terwijl rechttoe-rechtaan-taken die door de gebruiker vaak als repetitief en vervelend worden bestempeld, door de robot worden overgenomen. Deze manier van werken wordt ‘attended RPA’ genoemd.
Rechttoe-rechtaan-taken die door de gebruiker vaak als repetitief worden bestempeld, worden door de robot overgenomen.
Anderzijds hebben we dan ‘unattended RPA’. Hier zal de bot op een aparte pc worden geïnstalleerd – bijvoorbeeld een virtuele machine op een server – om een aantal taken volledig automatisch, zonder supervisie, uit te voeren. Het gaat dan typisch om taken die een zekere tijd in beslag nemen, of waarbij er grote hoeveelheden herhalingen worden uitgevoerd, en die geen tussenkomst vragen van de eindgebruiker.
Hoe werkt het?
Hoe bouw je nu precies een RPA-bot ? Typisch kunnen we aan de hand van een grafische notatie een sequentie van handelingen definiëren. Daarbij geven we aan, met bepaalde filtercriteria, welk schermelement we precies willen aansturen, en wat we er precies mee willen doen via de muis of het toetsenbord. Ook flowcharts zijn een voorbeeldnotatie. Sommige RPA-tools laten ook toe om een soort van opname-functionaliteit te gebruiken: de computer zal dan proberen na te bootsen wat je hem eerst manueel hebt voorgedaan.
Een voorbeeld van een flowchart in een RPA tool.
Waar komt het vandaan?
RPA kunnen we eigenlijk zien als een spirituele opvolger van ‘Integration at the Glass’. Ook deze technologie diende immers om zaken te automatiseren op User Interface-niveau. De focus lag hierbij anders: die was gericht op het integreren van meerdere onafhankelijke toepassingen, onder toezicht van de eindgebruiker. Niettemin was automatisering reeds mogelijk. De huidige RPA-tools, zoals UIPath, zijn uiteraard verder geëvolueerd: de focus ligt sterk op automatisering via gebruiksvriendelijke tools en met ondersteuning voor meerdere soorten diagrammen, aan de hand waarvan het proces grafisch kan worden voorgesteld.
Daarnaast bestaan er al veel langer allerlei scripting-talen waarmee je taken kan automatiseren. Deze komen voor in verschillende vormen. Er zijn de typische macro’s, bijvoorbeeld in Excel, waarmee je zaken kan automatiseren binnen één toepassing. Daarnaast zijn er echter ook meer algemene talen, waarmee je generieke toepassingen kan bedienen. Een voorbeeld hier is AutoIt voor Windows, of de open source tool Selenium. Daarin kan je met verschillende programmeertalen werken, en ligt de focus vooral op het testen van webtoepassingen. RPA zal zaken verenigen uit al deze soorten software: een zeer brede ondersteuning voor zowel desktop als web, met opnamefunctionaliteit én een grafische manier om het proces weer te geven.
Wat brengt de toekomst?
RPA is verwant met Business Process Management (BPM). De P in beide acroniemen staat ook telkens voor ‘proces’. Het valt dus te verwachten dat de beide soorten technologie stilaan naar elkaar toe zullen groeien. We zullen dan totaaloplossingen krijgen voor het beheer van processen, waarin ruimte is om zowel de menselijke taken op te vangen, als om zaken op een automatische manier te doen – en dat in een ruimer kader, met inbegrip van beheer en orkestratie.
Je kan RPA zien als een verregaande variant op bijvoorbeeld macro’s in Excel.
Daarnaast duikt AI steeds vaker op in deze software suites. Ook dat zal dus stilaan ‘normaal’ worden. Steeds vaker zal je ‘slimme’ suggesties krijgen voor de volgende stap in een proces. Of sterker nog, volledige processen zullen door het AI ‘ontdekt’ en eventueel gestroomlijnd kunnen worden.
De voordelen
Snelle ROI: Het grote voordeel van RPA is dat je zaken kan automatiseren zonder aanpassing of integratie van de bestaande systemen – wat typisch een moeilijke oefening is. Bovendien is de technologie vrij gebruiksvriendelijk en leidt ze snel tot resultaten. We bekomen dus snel een goede Return on investment (ROI).
Het grote voordeel van RPA is dat je zaken kan automatiseren zonder aanpassing of integratie van de bestaande systemen.
Als een proces door een robot wordt uitgevoerd, gebeurt dat steeds op dezelfde manier. De consistentie zal hoger liggen dan bij menselijke werkers. Die laatste zijn trouwens typisch ook erg tevreden, want RPA neemt de ‘domme’, repetitieve taken van hen over. Zo kunnen zij zich focussen op het interessantere deel van hun takenpakket.
Zogenaamde ‘power users’ zijn soms op hun beurt zélf in staat om een RPA-bot te ontwikkelen. De technologie zorgt dus zeker voor opportuniteiten. Tot slot, indien een RPA-robot faalt, wordt er meestal overgeschakeld naar een manuele uitvoering van het werk. De taak wordt dus nog steeds uitgevoerd, zij het trager. Dit kunt u zien als een vorm van graceful degradation.
De nadelen
Nood aan governance: Er zijn ook nadelen. RPA-oplossingen zijn vaak een tijdelijke stoplap, tot er een betere oplossing ten gronde komt. Dit laatste zal inhouden dat je bestaande systemen beter integreert en gebruiksvriendelijker zal maken, zodat bepaalde taken sowieso door de applicatie worden opgevangen. Het gebruik van RPA mag trouwens ook geen excuus zijn om de software die ermee wordt aangestuurd, daarna niet meer te verbeteren. Sterk in verband hiermee staat nog een ander nadeel: de RPA-robot is gevoelig voor veranderingen in de gebruikersinterface van de onderliggende toepassingen. Meestal zal hij niet meer functioneren en dus onderhoud nodig hebben, wanneer je de gebruikte toepassingen in meer of mindere mate wijzigt. Daarnaast kijkt u best uit dat een forse groei van RPA-bots geen onoverzichtelijk kluwen wordt. Enterprise-versies van RPA-software, die orkestratie toelaten, zijn dan geen overbodige luxe.
Efficiënt inzetten
RPA-technologie kan in bepaalde gevallen soelaas brengen aan eindgebruikers die zich overstelpt zien met repetitief werk. De ROI is vaak hoog en de software om de robots mee te bouwen is matuur. Tegelijk moet je ook kritisch zijn in de keuze van de ‘use case’. Het best is om RPA enkel toe te passen waar er nog geen andere, meer fundamentele plannen zijn om, op relatief korte termijn, zaken te integreren of te vervangen. Let er bovendien goed op om RPA eerder chirurgisch in te zetten, om de grootste pijnpunten aan te pakken, en dus geen wirwar van tientallen of honderden bots te creëren, die voor hun eigen onderhoudsproblematiek gaan zorgen.
Zet RPA chirurgisch in, om de grootste pijnpunten aan te pakken.
RPA wordt tegenwoordig frequent voorgesteld door externe consultancy-bedrijven. Voor dit soort ondernemingen is de technologie namelijk ideaal: de ontwikkeling kan snel gebeuren en een sterke ROI is meestal vlot aan te tonen. Tegelijk moet u geen moeilijke integratie-oefening oplossen en hoeft u zich in het algemeen geen grote zorgen te maken over reeds bestaande toepassingen – die u mogelijk zelf niet heeft ontwikkeld. Ze hoeven enkel aangestuurd en niet aangepast te worden. Als klant is het erg belangrijk dat u zich bewust bent van het onderhoudsvraagstuk… Consultancy om RPA in te voeren kan zeker nuttig zijn. Maar hier geldt ook: te gebruiken met gezond verstand. En met mate!
Dit is een ingezonden bijdrage van Koen Vanderkimpen, Researcher bij Smals Research. Via deze link vind je meer informatie over de het onderzoek van de organisatie.