“Beeld je een apparaat in uit de toekomst… waarin de mens al zijn boeken, documenten en correspondentie kan bewaren, mechanisch zo ontwikkeld dat het met een ongeziene snelheid en flexibiliteit geconsulteerd kan worden. Een enorme en vertrouwelijke uitbreiding van zijn geheugen.”
Zo zag Vannevar Bush, Amerikaans ingenieur en hoofd van het U.S. Office of Scientific Research and Development tijdens WO II, in 1945 de toekomst van informatiebeheer. Nu zijn we 75 jaar later en nooit eerder genereerden we zo veel data en nooit eerder werd zo veel informatie opgeslagen.
Net zoals Bush blijven we ook vandaag de grenzen aftasten van wat technologisch mogelijk is. Constant stijgende computerkracht en slimme algoritmes geven ons steeds betere riemen om te roeien door de groeiende zeeën van informatie. De visie van Bush wordt realiteit. De intrede van Intelligent Information Management (IIM) geeft ons nu ook de hengel om net die informatie en inzichten die we zoeken uit het diepe te vissen.
ECM als tussenstop
De nood om de digitale papiermolen bij de overgang van een analoog naar digitaal archiefsysteem beheersbaar te maken, zette de bedrijfswereld aan tot de geboorte van Enterprise Content Management (ECM). Dat kan je het best vergelijken met Google Drive, Microsoft SharePoint of 365: een opslag van documenten in een mappenstructuur, enkele metadata en een zoekfunctie naar specifieke bestanden.
Wat Google doet voor publieke informatie, is een verre droom binnen de bedrijfsmuren.
Hoewel bedrijven geïnvesteerd hebben in documentbeheer en ECM, blijven er te veel stappen bestaan tussen de informatie zoals ze opgeslagen werd, en de vorm waarin ze nodig is. Documentsilo’s tieren welig. Bovendien is het onbegonnen werk om in één opdracht gestructureerde informatie uit databases, zoals gegevens in tabellen te combineren met waardevolle informatie uit bijvoorbeeld afbeeldingen, pdf’s of zelfs Word-documenten.
Wat Google doet voor publieke informatie, is een verre droom binnen de bedrijfsmuren waardoor inkomsten verloren gaan, reputaties geschaad worden en klanten te vaak ondermaats bediend worden.
Lisa of Lisa?
Een bestand bewijst pas zijn nut wanneer het kan worden gevonden, veilig bewaard en hergebruikt. Data bewaren is pas van meerwaarde als alle informatie benaderbaar is, door eender wie, op eender welk moment in context van haar of zijn opdracht. Dat wist ook Bush in ‘45. Intelligent Information Management (IIM) en artificiële intelligentie maken dit nu mogelijk.
Het biedt een meer complete oplossing waarbij alle soorten informatie, in gestructureerde en ongestructureerde vorm, toegankelijk worden zoals je die nodig hebt. Denk aan documenten, film, foto en audio, aan een berg e-mails maar ook informatie uit databases, ERP en CRM systemen.
Deze intelligente analyse en interpretatie van informatie merk je al bij Google Search, dat de kracht van IIM doortrekt naar het wereldwijde web. Bij het opzoeken van een definitie wordt die meteen gepresenteerd, in plaats van een resem sites of documenten. Al is er aan de interpretatie nog wat werk.
Data bewaren is pas van meerwaarde als alle informatie benaderbaar is.
Wanneer je bijvoorbeeld ‘Lisa, Steve Jobs’ googelt, weet de zoekmachine niet of je meer wilt weten over Lisa, de eerste computer van het Apple-icoon, of zijn dochter die ook Lisa heet. Of misschien zocht je de Mona Lisa?
Speld in een hooiberg
Het was lang wachten op de technologische paardenkracht om de spelden in de groeiende hooiberg van data vindbaar te maken, maar artificiële intelligentie en Natural Language Processing (NLP) openen nu nieuwe deuren. Terwijl in het ECM-tijdperk Optical Character Recognition (OCR) een faciliterende technologie was om de overgang van materieel naar digitaal te maken, zal vandaag AI de snelste en sterkste bedrijven toelaten om informatie in intelligentie te transformeren.
Denk maar aan de alomtegenwoordige digitale assistenten, zoals Alexa, Siri of Kate van KBC. Zulke assistenten steunen op het vermogen van machines om vragen te interpreteren. Zo begrijpt de machine je vraag, kan ze informatie structureren om vervolgens de gepaste informatie te extraheren en transformeren in een antwoord. Nieuwe technologieën zoals het gebruik van neurale netwerken in NLP (BERT) zullen de precisie en volledigheid van die interpretatie en classificatie enkel nog versterken en op het niveau brengen van de beste menselijke experten.
Employee empowerment
Onze breinen groeien niet mee met de snelheid van computers, noch met de hoeveelheid data die we genereren en bewaren. Vandaar dat gedigitaliseerde bedrijven hun werknemers moeten empoweren door hen de juiste informatie op het juiste moment aan te bieden. Hierdoor kunnen ze zich focussen op het verwerken en niet op het zoeken van die informatie. Dat zorgt enerzijds voor efficiëntiewinst bij procesafhandelingen, anderzijds verbetert het diezelfde processen omdat het blocking points of inefficiënties blootlegt.
Onze breinen groeien niet mee met de snelheid van computers, noch met de hoeveelheid data die we genereren.
In feite versterkt IIM het werkgeheugen van werknemers. Wanneer een klant interesse toont in een nieuwe aankoop, is het van goudwaarde voor de verkoper dat hij op dat moment onmiddellijk alle relevante documenten, zoals de laatste bestellingen, de laatste conversaties met de klant uit e-mails met hemzelf maar ook met collega’s, eerdere contracten, enzovoort voorhanden heeft. Daar toont IIM zijn waarde en overklast het ECM.
Daarnaast helpt IIM bij de optimalisatie van de datakwaliteit. Juistheid van informatie valideren is een stuk eenvoudiger dankzij de snelle toegang en het zicht op het volledig plaatje. Tot slot helpt IIM bedrijven op het vlak van privacy. Volgens de GDPR is het verplicht om te kunnen aantonen wat je over iemand weet en die informatie moet je ook kunnen wissen. Informatie manueel klasseren in functie van de privacy en vertrouwelijkheid is onbegonnen werk. Automatische en slimme interpretatie van informatie is de enige haalbare weg, zeker wanneer het alternatief ‘opzij kijken’ is.
Poort naar de toekomst
In de toekomst zal IIM alleen maar slimmer worden, voortgestuwd door alsmaar sterkere technologie. Met onze smartphones hebben we vandaag meer rekenkracht in onze broekzak dan de Apollo 11-raket die de eerste man op de maan zette.
Onze smartphones hebben vandaag meer rekenkracht dan de Apollo 11-raket die de eerste man op de maan zette.
Zo gooit IIM de poort open naar het informatiebeheer van de toekomst. Binnenkort wordt werkelijk alle informatie benaderbaar: van een quote van een klant in een filmpje, over een paragraaf in een contract tot zelfs een lach op een foto.
Dit is een commerciële bijdrage van Ronny Timmermans, Managing Director bij Xenit. Voor meer informatie rond de oplossingen van het bedrijf, kan je hier terecht.