Automatisch archiveren van mails in Exchange Online wordt realiteit

Automatisch archiveren van mails in Exchange Online wordt realiteit

Exchange Online archiveert vanaf nu automatisch jouw e-mails.

Microsoft verandert het archiveringsproces in Exchange Online door een functie toe te voegen die voorkomt dat mailboxen plots vollopen. De nieuwe functie, AutoArchiveren, laat Exchange Online proactief activeren in plaats van een tijdsgebonden archivering te gebruiken.

Slim archiveren

Tot nu toe archiveerde Exchange Online, de zakelijke cloud-based e-mailapp van Microsoft, e-mails op basis van hun datum. Berichten ouder dan een ingestelde periode belandde automatisch in het archief. Dat systeem werkte goed, maar kon mailboxen alsnog laten vollopen. Dat gebeurde wanneer bijvoorbeeld AI-gegenereerde samenvattingen of andere grote hoeveelheden data plots werden toegevoegd.

AutoArchiveren pakt dat probleem aan door proactief te handelen. Zodra een mailbox meer dan 90 procent van zijn opslaglimiet bereikt, start de functie automatisch met het verplaatsen van de oudste e-mails naar het archief. Zo blijft de mailbox operationeel en zijn onderbrekingen beperkt.

Automatisch beheer zonder verrassingen

De folderassistent bewaakt voortdurend de mailboxcapaciteit en voert het proces uit. Dat gaat zo door zolang er een archiefmailbox bestaat en er nog ruimte beschikbaar is. E-mails met het label “Nooit archiveren” blijven onaangeroerd.

Microsoft schrijft dat AutoArchiveren geen nieuwe archiefmailbox aanmaakt of bestaande archieven uitbreidt. Die stappen moeten nog steeds handmatig door de gebruiker of beheerder worden ingesteld.