Binnen grote bedrijven kan het nog wel eens moeilijk zijn om een vergaderruimte te boeken. Daarmee gaat kostbare tijd verloren. Hoewel het probleem op zichzelf vrij klein lijkt, kunnen de kosten hoog oplopen doordat het voor veel te veel medewerkers een obstakel vormt.
Daarom introduceert Zoom.ai een nieuwe functie om vergaderruimtes te reserveren. Die functie is geïntegreerd met Microsoft Teams Rooms, evenals de omgevingen van Google en Robin. Daardoor kan het boeken van een vergaderruimte eindelijk een snel en efficiënt proces worden.
Een ruimte reserveren
Als gebruikers een vergadering willen plannen, hoeven ze hun Zoom.ai-assistent enkel te vertellen voor hoeveel mensen ze een ruimte nodig hebben. Die assistent suggereert vervolgens meteen welke ruimte ze kunnen reserveren en regelt de rest. Voor mensen neemt dit proces meestal enkele minuten, maar soms enkele uren in beslag. Het controleren, dubbelchecken en afstemmen van een ruimte heeft daarmee grote invloed op de productiviteit.
Zoom.ai voegt nog meer functies toe aan zijn reserveringsfunctie:
- Out-of-the-box integratie: het is heel eenvoudig om verbinding te maken met Microsoft Office 365 Rooms, Google Rooms en RobinPowered vergaderruimtes.
- Directe synchronisatie: een vergaderruimte is gereserveerd op het moment dat iemand deze boekt. Zo is voor iedereen op elk moment inzichtelijk welke ruimte al dan niet beschikbaar is.
- Locaties specificeren: gebruikers kunnen specifieke eisen stellen aan de locaties waarin ze vergaderen, zodat de vergaderruimte ook daadwerkelijk voor iedereen toegankelijk is.
- Favoriete ruimte: ook is het mogelijk voor gebruikers om aan te geven welke vergaderruimtes hun voorkeur hebben. Zoom.ai bekijkt dan eerst of een van die ruimtes beschikbaar is.
Om ervoor te zorgen dat een vergaderruimte altijd geschikt is, vraagt de assistent voor een afspraak meermaals of de gebruiker het aantal aanwezigen wil updaten. Op die manier gebruikt de AI-assistent het aantal beschikbare vergaderruimte ook zo optimaal mogelijk. Als een vergadering uiteindelijk niet doorgaat, is een vergaderruimte ook meteen weer beschikbaar.
Gebruikers van Zoom.ai Smart Meeting Corporate beschikken straks gratis over deze functie. De systeembeheerder moet deze overigens wel eerst instellen, alvorens de functie voor iedereen beschikbaar is.