Waar je normaal meekijkt en je team nauwlettend in de gaten houdt, kan het lastig zijn om een team te managen wanneer iedereen vanuit huis werkt. Je loopt niet even snel langs om te kijken hoe het met iemand gaat. Natuurlijk kun je wel regelmatig een check-in meeting organiseren, maar voor je het weet zit je agenda bomvol en kom je niet meer aan werken toe.
Hoewel het ernaar uitziet dat we in de loop van volgend jaar weer voorzichtig terug naar kantoor kunnen, zullen veel medewerkers nog altijd een of meerdere dagen per week vanuit huis werken. Daarom is het belangrijk om te leren hoe je een team dat vanuit huis werkt aanstuurt en productief houdt.
Door gebruik te maken van de juiste technieken en tools, zorg je dat je als manager altijd op de hoogte bent van de vooruitgang die je team heeft gemaakt en wie wat heeft gedaan. Je houdt de controle en zorgt voor zoveel mogelijk efficiëntie, voor jezelf en voor je team.
Korte updates in de ochtend
Een dagelijkse update in de ochtend is niet per se iets baanbrekends, maar wanneer je niet in dezelfde ruimte bent, vraagt het wel om een andere benadering. Hou de meetings kort, zodat iedereen snel aan de slag kan met zijn taken. Het doel van de meeting is om te bespreken wat iedereen de afgelopen 24 heeft gedaan en een focus te bepalen voor de dag.
Door een tool als Teams, Asana, Trello of een simpel spreadsheet te gebruiken hou je de taken voor elk teamlid bij. Ook kunnen teamleden aangeven welke taken ze af hebben, waar ze die dag aan werken en waar ze tegen problemen aanlopen. Hierdoor wordt het makkelijker voor managers om het overzicht te bewaren.
Maak gebruik van de technologie
De afgelopen maanden is menig bedrijf gebruik gaan maken van tools om beter samen te kunnen werken. Zo maakte Microsoft Teams een enorme groei door en was Zoom de grote winnaar van de lockdown.
Wanneer de tools op de juiste manier worden gebruikt, bieden ze een geweldige manier om op afstand samen te werken. De tools maken het mogelijk het werk van het team in real-time te controleren, snel te zien wat er is veranderd sinds je een document voor het laatst opende en aan te duiden waar een teamlid nog wat extra aandacht aan moet besteden.
Door gebruik te maken van alle functies die de samenwerkingstools te bieden hebben, voorkom je een hoop heen en weer gemail, zorg je dat iedereen altijd de meest recente versie van een document heeft en bespaar je in zijn geheel een hele hoop tijd en moeite.
Tijd voor samenwerking
Een van de grote uitdagingen die werken op afstand met zich meebrengt is dat het moeilijker is voor teamleden en managers om samen te werken. Als oplossing hiervoor kun je elke middag een tijdblok inroosteren waarin teamleden kunnen aanhaken om problemen te bespreken en vragen te stellen. Ook krijg je alvast inzicht in wat teamleden die dag gedaan hebben.
Op sommige dagen hebben teamleden wellicht minder behoefte aan een co-working sessie, maar willen ze in volle focus aan een taak werken. Ook dan kan het helpen om tijd te blokken in de middag waarin ze aan hun eigen taak werken en weten dat ze altijd bij de manager terechtkunnen als ze een vraag hebben of iets even snel willen bespreken.