Ben jij het beu om bij een afspraak heen en weer te mailen om tot een juiste datum te komen? Los dat probleem in een vingerknip op met Calendly.
Een meeting inplannen binnen een organisatie is doorgaans snel gebeurd. Je bekijkt de agenda van de collega’s die je wil uitnodigen, kiest een moment dat voor iedereen past en de meeting ligt vast. Wie vaak extern een vergadering moet inplannen, botst meestal op heel wat mailverkeer tot er iets vastligt.
Het gesprek start dan met een vraag naar de beschikbaarheid van de ontvanger met een aantal data die jouw passen. Hopelijk is er een match, anders krijg je opnieuw een mail met een tegenvoorstel met andere data. Twee, drie tot vier mails om een meeting vast te leggen is geen goede workflow.
Eigen URL om te delen
Op de redactie worden we geregeld geconfronteerd met bovenstaande problemen en verliezen we hopeloos veel tijd wachtend op een antwoord om een meeting in te plannen. Andersom gebeurt het soms ook wanneer we te laat reageren dat de beschikbare datums al ingevuld zijn, en zo begint de cyclus opnieuw.
Dankzij de synchronisatie met je eigen online agenda houdt de online tool automatisch rekening met je beschikbaarheid.
Met de ontdekking van Calendly behoren al die mailtjes om een meeting vast te leggen tot het verleden. Het enige wat je verstuurt via mail, is een eigen persoonlijke Calendly-link. Via die link kan iedereen een online vergadering of fysieke afspraak vastleggen. Extra handig: die link blijft permanent geldig. Wie vaak een vergadering met je moet inplannen, kan dat voortaan met één klik.
Dankzij de synchronisatie met je eigen online agenda houdt de online tool automatisch rekening met je beschikbaarheid. Heb je graag enkele vaste blokken per week waarop niemand je mag inplannen? Reserveer die in Calendly of blokkeer ze in je online agenda. Kies voor Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex of GoTo Meeting om vergaderingen in te plannen.
Aan de slag
Zin om je fysieke afspreken, videovergaderingen of andere meetings voortaan te automatiseren? Calendly heeft een uitgebreide gratis versie om mee aan de slag te gaan. Tussendoor en op het einde verwijzen we naar bepaalde opties die betalend zijn, aan jou om in te schatten of die de moeite waard zijn.
-
Stap 1: Inloggen met je online agenda
Calendly werkt samen met je agenda en vraagt daarom ook om met die gegevens in te loggen. Je kan kiezen uit vier verschillende online agenda’s om te starten: Google (Workspace), Microsoft 365 (Office 365), Outlook.com en Apple iCloud. Klik hier om te starten, kies daarna rechts bovenaan Get started, vul een compatibel e-mailadres in en klik op Sign up. Kies in de volgende stap of je mails wil ontvangen van Calendly of niet en bevestig. Sta de nodige rechten toe indien Calendly dat vraagt om toegang te krijgen tot jouw agenda. -
Stap 2: Eigen URL aanmaken
In de volgende stap kan je je eigen URL vormgeven. De basis is altijd Calendly.com/, maar wat daarachter komt kan je zelf kiezen op voorwaarde dat het nog beschikbaar is. De volgende stap is belangrijk voor wie meerdere kalenders heeft onder één account.Daar kan je door op de Edit-knop te klikken de juiste agenda selecteren. In de volgende stappen kan je al je beschikbare uren vastleggen en wat je functie is. Vul alles in, maar wat betreft je kalender kan je zo dadelijk heel granulair zaken aanpassen.
-
Stap 3: Overzichtspagina
Voor we dieper in de configuratiemogelijkheden duiken, begeleiden we je eerst door de basis van Calendly. Start allereerst met je persoonlijk link als favoriet toe te voegen in je internetbrowser zodat je die altijd snel bij de hand hebt.Vul die persoonlijke link in je adresbalk en je wordt naar de publieke pagina gebracht die iedereen ziet met de link. Aanpassingen doorvoeren als kalendereigenaar kan je hier niet. Daarvoor moet je naar calendly.com surfen en bij login je gegevens invullen die je net hebt gebruikt om je online agenda te delen. Op deze pagina gaan we aan de slag met het verder instellen van Calendly.
-
Stap 4: Sjabloon aanmaken
Standaard staat er een 30 minutenmeeting ingevuld op je account. Klik op het tandwiel-icoon en kies Edit om die aan te passen. Klik bovenaan op What event is this? om de belangrijkste aanpassingen door te voeren. Kies een naam voor je meeting of behoud de standaardnaam.Onder Location zit een heel belangrijke optie: kies je voor een fysieke of virtuele meeting. In ons voorbeeld kiezen we Google Meet als eerste optie maar voegen we daarna nog een fysieke locatie toe. Dan is het aan diegene die je link gebruikt om een meeting te kiezen die hij of zij wil. Voeg eventueel nog een omschrijving toe en kies een kleur mocht er iets matchen met je bedrijfslogo. Klik op Save & Close om af te sluiten.
-
Stap 5: Kies je eigen uren en dagen
Klik daarna op When can people book this event? om de tijdstippen vast te leggen. Hier kan je kiezen hoeveel kalenderdagen in de toekomst mensen meetings kunnen boeken en hoe lang een meeting mag duren. Enig nadeel bij de gratis versie: je kan maar één sjabloon maken. Een betalend account laat toe om meerdere sjablonen in te stellen zodat mensen een meeting kunnen vastleggen van bijvoorbeeld 5 minuten, 15 minuten, 30 minuten of 45 minuten.
Daaronder kan je kiezen hoe je je uren wil aanpassen. Kies Set custom hours om alles te personaliseren. Kies je dagen en uren en klik op het plus-teken achteraan om meerdere blokken te definiëren. Klik op het dupliceren-teken achteraan om één regel te herhalen voor de rest van de week. -
Stap 6: Verfijn je beschikbaarheid
Calendly synchroniseert naadloos met je eigen agenda om je beschikbaarheid te tonen. Wil je voorkomen dat je agenda pure chaos wordt? Kies op dezelfde pagina de tijd die Calendly moet respecteren voor en na een meeting om die te blokkeren. Klik op Additional rules for your availability voor meer verfijning. Hier kan je kiezen of vergaderingen via Calendly privé moeten verschijnen in je agenda, hoe frequent mensen meetings kunnen inplannen en hoe ruim je tijdsloten zijn om uit te kiezen. Klik op Save & Close om alles te bewaren.Belangrijk: zorg ervoor dat je agenda-items in bijvoorbeeld Microsoft Outlook(.com), Google Agenda, Apple iCloud telkens als Bezet staan genoteerd. Wie bijvoorbeeld een vakantieperiode toevoegt in zijn of haar agenda, moet dat blok niet alleen aanmaken maar ook als bezet aangeven. Doe je dat niet, dan kunnen mensen via Calendly nog steeds je agenda volboeken.
-
Stap 7: Maak de ervaring compleet
Onder Additional Options vind je extra mogelijkheden om de ervaring voor gebruikers te verfijnen. Zo kan je extra vragen stellen bij een invite indien je dat wenst of kan je reminders instellen. De bevestigingspagina kan je nog verder tunen. Via Availability centraal bovenaan kan je altijd handig je uren aanpassen indien nodig.Vergeet ook zeker niet op Account rechtsboven te klikken en kies Account Settings. Hier kan je je profiel aanpassen, taal, persoonlijke link en ook je logo. Het bedrijfslogo staat net iets professioneler dan die van Calendly.
Gratis of betalen?
Elke account die je aanmaakt bij Calendly krijgt automatisch alle premium-functies gedurende 30 dagen. Daarna verdwijnen die en moet je betalen, of je gaat door met de gratis versie. Je hoeft nergens vooraf je bankgegevens in te vullen.
Een gratis account bevat de meeste opties die belangrijk zijn voor een optimale ervaring. Klik hier om te vergelijken wat je mist met premium-accounts. De belangrijkste zijn de beperking tot één sjabloon voor gratis accounts en de mogelijkheid tot het koppelen van één online agenda. Wie er twee heeft, kan niet anders dan betalen na de testperiode of het wordt pure chaos.
Een gratis account bevat de meeste opties die belangrijk zijn voor een optimale ervaring.
Calendly integreert naadloos in heel wat diensten waaronder LinkedIn, Salesforce, HubSpot en Mailchimp. Je kan ook beroep doen op API’s om data uit Calendly te integreren in eigen applicaties.
Positieve reacties
Sinds de redactie Calendly gebruikt, krijgen we positieve reacties van heel wat contacten. Het voorkomt veel extra e-mails en je bent altijd zeker dat er ruimte is in de agenda. Het enige waar je zelf op moet letten, is tijdig eigen tijd reserveren in je agenda om te voorkomen dat elk vrij moment wordt ingepalmd.
Heb je de smaak te pakken om productiever te werken? Lees dan zeker onze gids om beter met twee beeldschermen te werken. Wie dagelijks verdrinkt in zijn of haar mailbox raden we aan om onze 10 e-mailtips door te nemen.