In 6 simpele stappen naar een overzichtelijke inbox

inbox opruimen mail

Ben jij ook een fervente verzamelaar van mails in je inbox? Wil je hier graag iets aan veranderen? Dan hebben wij de perfecte oplossing. In zes simpele stappen leiden we jou naar een postvakwereld vol rust en regelmaat en helpen we jou je inbox opruimen.

Wanneer je inbox de kaap van 1.000 of meer bereikt en je het bos door de bomen niet meer ziet, breekt de tijd aan om je boeltje op te ruimen. In zes simpele stappen helpen wij jou belangrijke berichten terug te vinden en je inbox kraaknet te houden in de toekomst.

  • stap 1 Ruim recente e-mails op

    Je kan het al raden: de eerste stap, en waarschijnlijk ook de stap waar je tegenop kijkt, is het aanpakken van je recente mails. Hoe ver je teruggaat in de tijd kies je zelf. Dat kan variëren van twee weken tot twee maanden, afhankelijk van het aantal ongelezen én dringende berichten in je postvak. Beantwoord je mails, archiveer ze of verwijder ze simpelweg wanneer je ze niet meer nodig hebt.

  • stap 2 Archiveer oude berichten

    Hoewel je het verlangen zal moeten weerstaan om al je oude mails integraal in de prullenbak te kieperen, archiveer je deze berichten best. Op die manier kan je ze nog steeds vinden via de zoekfunctie van je Gmail of Outlook. Je kan je oude berichten ook labelen in Gmail of er specifieke mapjes voor opmaken. Zo ben je er zeker van dat je ze altijd terug kan vinden, mits je je opslagruimte niet volledig in beslag neemt.

  • stap 3 Maak labels en folders voor nieuwe mails

    Nadat je in je verwilderde inbox hebt gesnoeid, kan je proactief te werk gaan. Gebruik je Gmail? Dan krijg je de kans om inkomende mails te labelen. Zo deel je je inbox in categorieën naar keuze in. Hoe je het best labels kiest, bepaal je zelf. Je kan je e-mails bijvoorbeeld indelen aan de hand van deadlines en aangeven welke nog te behandelen of op te volgen zijn.

    Outlook ondersteunt helaas geen labels, maar wel het maken van mapjes. Zo kan je mails van een specifieke afzender automatisch laten binnenkomen in een door jou aangemaakte folder. Hiervoor maak je regels aan in Outlook: je rechterklikt op een bericht in je inbox en selecteert Regels > Regel maken. Daar kies je de map waarin je de mails van deze afzender (of groep van afzenders) wil bewaren.

  • stap 4 Filter waar nodig

    Zoals je kan zien is het manueel labelen van e-mails niet zo moeilijk, maar je kan het ook automatisch doen. Gebruik je Gmail op je computer, kan je in de zoekbalk klikken op het bedieningspaneel-icoon.

    Daarna ontvouwt er zich een menu waarin je kan kiezen om te zoeken op afzender, sleutelwoorden, grootte van het bericht en meer. Om een filter in te stellen klik je op Filter maken. Op die manier worden je berichten automatisch van een label voorzien.

  • stap 5 Gebruik ‘Snooze’

    Om berichten op te kunnen volgen die anders in je inbox blijven plakken, kan je Gmails Snooze functie gebruiken. Snooze verbergt de reeds beantwoorde berichten, zodat deze niet meer in je inbox verschijnen. Wanneer het tijd is om ze weer op te pikken, plaatst Snooze ze terug in je postvak. Als de geadresseerde je mail in tussentijd nog beantwoordt, hoef je je geen zorgen te maken. Het bericht verschijnt gewoon in je inbox. Om een mail te snoozen, klik je op het klokje helemaal rechts van die mail. Daar kan je instellen wanneer Gmail het bericht terug zichtbaar mag maken.

    In de mobiele Outlook app kan je je berichten tegenwoordig ook al snoozen, op je computer echter nog niet.

  • stap 6 Meld je af voor ongewenste mails

    De laatste maar zeker niet de minste tip: zorg dat je mailbox niet overstroomt door een tsunami aan ongelezen nieuwsbrieven. Zie je er eentje verschijnen, stel jezelf dan de vraag of je de nieuwsbrief in kwestie wel écht graag wil lezen en of je er ook iets mee gaat doen. Is het antwoord op beide vragen een grote nee, meld je dan onderaan de nieuwsbrief af via de daarvoor bestemde link.

lees ook

Hoe stuur je een vertrouwelijke mail in Gmail?

nieuwsbrief

Abonneer je gratis op ITdaily !
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
terug naar home