Heb je nood aan structuur? Microsoft Lists biedt een handig kanaal om takenlijsten te maken en taken met collega’s te organiseren.
Projectmanagement is een cruciale vaardigheid voor iedere werknemer. Er bestaan talloze applicaties die je helpen met taken en deadlines voor jezelf te ordenen en projecten binnen teams te structureren. Applicaties zoals Asana en Todoist zijn bekend, maar wist je dat Microsoft ook zijn eigen takenplanner heeft?
Microsoft Lists zit inbegrepen in je 365-abonnement, maar toch wordt deze applicatie nog vaak over het hoofd gezien. Het grootste voordeel van Lists is de naadloze integratie met andere Microsoft-applicaties. Dit maakt het zeer eenvoudig om samen te werken aan projecten aan collega’s zonder dat zij dezelfde applicatie dienen te installeren.
Is jouw voornemen voor het nieuwe jaar om overzichtelijker te werken? We maken je wegwijs door Microsoft Lists.
-
Stap 1: Nieuwe lijst maken
Microsoft Lists is beschikbaar als webapplicatie binnen de Sharepoint-omgeving van je persoonlijke of werkaccount. Meld jezelf aan via je Microsoft-account. Klik op Nieuwe lijst aanmaken om van start te gaan. Je kan kiezen uit een divers palet aan voorgeprogrammeerde templates, van templates voor evenementen tot onboarding, onkosten en receptenboeken.
Via Lege lijst maak je je eigen template. Geef de lijst een naam, korte beschrijving, een kleur en een pictogram. Nu heb je een lege lijst. Voeg met Nieuw item toevoegen taken toe aan de lijst.
-
Stap 2: Kolommen toevoegen
Voeg vervolgens extra Kolommen toe om onder andere items te kunnen toewijzen aan personen, deadlines te bepalen en de status van het project te weergeven. Je kan zoveel kolommen toevoegen als een project vereist. Voor elke kolom kan je de instellingen nog verder aanpassen en onder andere standaardwaarden bepalen. Onderstaand screenshot toont hoe een Microsoft Lists-lijst er kan uitzien.
-
Stap 3: Weergave
De standaardweergave in Lists is een rasterweergave met de verschillende kolommen en de lijstitems gesorteerd in rijen. Verkies je iets visuelers? Dan kan je met Weergave toevoegen je lijsten onder meer omzetten naar een agenda of takenbord.
-
Stap 4: Samenwerken
Werk je samen met collega’s aan een project? In Lists voeg je eenvoudig extra mensen toe aan je lijst. Dat kan op twee manieren. Maak je een kolom Personen aan, dan kan je items in een lijst toewijzen aan personen binnen je organisatie. Met de knop Delen stuur je mensen een uitnodigingslink om de lijst mee te bekijken en bewerken.
Omdat Lists onderdeel is van Microsoft 365, kan je rechtstreeks in Teams gedeelde lijsten maken. Voeg via Apps Lists toe aan Teams en selecteer een kanaal. Lists wordt nu als een extra tab toegevoegd aan het geselecteerde kanaal.
-
Stap 5 Wees gewaarschuwd
Wil je op de hoogte houden wanneer er iets veranderd aan je lijst? Stel dan een waarschuwing in. Klik op Waarschuw mij (het belicoontje) en bepaal waarvoor Lists je een melding mag sturen en hoe (e-mail of sms). Waarschuwingen kunnen worden uitgestuurd voor het aanpassen van bestaande regelitems, het toevoegen van nieuwe items of willekeurige wijzigingen. Je kan ervoor kiezen meldingen direct te ontvangen of een dagelijkse/wekelijkse samenvatting te krijgen.
-
Stap 6: Importeren en exporteren
Je hoeft niet altijd van nul te beginnen in Lists. De app biedt ook de mogelijkheid om Excel-bestanden om te vormen tot lijsten. Klik opnieuw op Een nieuwe lijst maken en selecteer Uit Excel. Je kan nu in OneDrive speuren naar het bestand dat je wil uploaden naar Lists.
Het Excel-bestand dient tabellen te bevatten. Is dit niet het geval, moet je de tabellen eerst nog handmatig maken. Selecteer de cellen die je wil opnemen (in Excel) en klik op Opmaken als tabel. Klik op Vernieuwen (in Lists) om de tabel te uploaden. Je kan deze nu vervolgens verder omvormen tot een takenlijst.
De integratie tussen Lists en Excel werkt ook in de omgekeerde richting. Via Exporteren kan je lijsten downloaden als een Excel- of CSV-bestand. Exporteren naar Power BI is ook mogelijk.
