Sinds de lockdown in maart ziet de werkplek op kantoor er helemaal anders uit. Sommige bedrijven werken nog volledig van thuis, anderen keren voorzichtig terug naar kantoor. De nieuwe realiteit vraagt om een noodgedwongen evolutie. We bekijken vijf trends.
De terugkeer naar kantoor verloopt voor elk bedrijf anders sinds COVID-19 de wereld in zijn greep heeft. Iedereen kiest zijn eigen timing, maar het staat als een paal boven water dat de kantooromgeving ook mee moet evolueren. Werkplaatsen moeten extra ruimte krijgen, misschien voortaan een beurtrol om op kantoor te werken?
Heel wat bedrijven omarmen de nieuwe manier van werken en aanzien momenten op kantoor als een belangrijk sociaal onderdeel. Samenwerken tussen collega’s evolueert met grotere ruimtes waar je met de nodige afstand tot elkaar kan zitten. Videovergaderen met collega’s die thuis werken is vandaag ook onontbeerlijk.
Om de evolutie van de werkplaats en het kantoor de analyseren, zitten we samen met Kris Spruyt, general manager bij BIS|Econocom Belux, onderdeel van de Econocom-groep. Hij licht vijf duidelijke trends toe die zich de afgelopen maanden manifesteerden.
Trend 1: Werkplekreservering
Het nieuwe normaal vraagt een afstand van minstens 1,5 meter tussen twee werknemers, meer is altijd beter. Dat noodzaakt bedrijven om enerzijds de kantoorindeling aan te passen en om anderzijds eventueel met bubbels of een beurtrol te werken. De kans is namelijk groot dat een bezetting aan 100 procent bureaucapaciteit niet meer lukt.
Elke bureau wordt een flexdesk die je voor enkele uren, een halve dag of een volledige werkdag kan reserveren.
“Een nieuwe trend is het reserveren van je werkplek via een digitale tool”, zegt Spruyt. “Dat kan vooraf gebeuren, of terplekke op een groot aanraakscherm. Elke bureau wordt een flexdesk die je voor enkele uren, een halve dag of een volledige werkdag kan reserveren. Zo voorkom je dat het aantal werknemers de beschikbare werkplekken overstijgt.”
Trend 2: Overal videovergaderen
Tijdens de lockdown moesten heel wat bedrijven zich razendsnel heroriënteren om thuiswerk mogelijk te maken. Videovergaderingen werden de norm, maar de geleidelijke terugkeer naar kantoor doet die trend niet verdwijnen. Elkaar spreken over video is een blijver die huidige vergaderruimtes verplicht om mee te evolueren. Elke ruimte zonder een video-oplossing wordt een verloren ruimte.
“Werknemers nemen hun persoonlijk toestel mee naar de vergaderruimte en willen dat met een kabel of draadloos connecteren aan de AV-installatie om Teams, WebEx of Zoom te gebruiken. Wij noemen het BYOM, Bring Your Own Meeting”, zegt Spruyt al gniffelend. Omdat niet iedereen op kantoor is, zijn meetings dikwijls een mix van thuiswerkers en kantoormedewerkers waarbij video de standaard is geworden.
Lees ook: Barco focust nieuw ClickShare-product op hybride werkomgeving van vandaag
Alle ruimtes klein of groot moeten tegenwoordig een AV-installatie hebben met scherm, camera en microfoon. Hoe groter de ruimte, hoe gesofisticeerder het materiaal. De populaire huddle room die voor COVID-19 in opmars was, evolueert naar een vergaderruimte voor één persoon waar je in alle rust kan videovergaderen.
Trend 3: Monitoring van videovergadertools
Het bedrijfskritische aspect van videovergaderen vraagt om tools die alles kunnen managen en monitoren. Worden de vergaderruimtes optimaal benut? Wordt er thuis meer met video gewerkt dan op kantoor? Hoeveel mensen zitten er gemiddeld in een meeting? Op al die vragen kunnen monitoringtools een antwoord bieden.
De vraag groeit om werknemers beter te kunnen ondersteunen wanneer er iets mis is met hun videostream, bij gebrek aan beschikbare videovergaderruimtes of problemen tijdens het aansluiten van de laptop. Een degelijke tool verwerkt al die data via analytics in belangrijke en kostbare inzichten waarmee je aan de slag kan.
Trend 4: Snelle bedrijfscommunicatie
Door de continu evoluerende regels rond COVID-19 is snelle en heldere communicatie naar alle werknemers belangrijker dan ooit. De klassieke schermen op bedrijven die het weer en het dagelijkse menu in de cafetaria tonen, moeten worden ingezet voor duidelijke berichtgeving.
“Zulke boodschappen moet je overal doorheen het bedrijf snel kunnen communiceren. Digital signage speelt daarin een belangrijke rol”, zegt Spruyt.
Trend 5: Virtuele receptie
Tot slot wint de virtuele receptionist aan populariteit volgens hem. “Vandaag komen er maar weinig bezoekers over de bedrijfsvloer alsook minder eigen mensen. De receptie evolueert naar een virtuele variant waarbij de bezoeker een meeting invite krijgt met een QR-code die je kan scannen. Daarna rolt je badge uit de printer en wordt de persoon op kantoor op de hoogte gebracht via een automatische mail, telefoon of chatbericht.”
Al die trends vragen dikwijls om een flinke investering en net daar wringt het schoentje bij heel wat bedrijven. Veel bedrijven hebben hun reserves moeten aanspreken om te kunnen overleven of er is geen budget meer omdat eerder al specifieke COVID-gerelateerde hardware moest worden aangekocht om thuis te werken. Financiering zit daarom in de lift.
Vorig jaar was 10 procent van de oplossingen uitgerold in een leasing- of renting-model. Nu zit dat op 25 tot zelfs 30 procent.
Volgens Spruyt werd er in 2019 ongeveer 10 procent van de oplossingen uitgerold in een leasing- of renting-model. Nu zit dat op 25 tot zelfs 30 procent. Dankzij die flexibiliteit kunnen bedrijven hun reserves reserveren voor andere zaken en tegelijk het kantoor moderniseren naar het nieuwe normaal.
Leestip: Desktop in een Ikea-zak: Hoe bedrijven in België met het plotse thuiswerk omgaan