Google Workspace vs Microsoft 365: de strijd der titanen

google workspace vs microsoft 365

Twijfel je tussen Google Workspace of Microsoft 365, of overweeg je een overstap naar het andere kamp? We wegen de twee titanen tegen elkaar af.

Het eeuwige debat tussen Google Workspace en Microsoft 365 verdeelt het IT-landschap in twee kampen. De ene organisatie kiest resoluut voor Google, terwijl de andere zweert bij Microsoft. Beide abonnementsdiensten vertrekken vanuit hetzelfde verkoopargument: bedrijven een totaaloplossing bieden om flexibel samen te werken.

Dat wil allerminst zeggen dat Google Workspace en Microsoft 365 elkaars tweelingen zijn. Hoewel er veel overeenkomsten in het aanbod te vinden zijn, hebben Google en Microsoft hun eigen accenten gelegd. Dat maakt de keuze er niet altijd eenvoudiger op.

Hoog tijd dus voor een gedetailleerde vergelijking tussen Google Workspace en Microsoft 365. Daarbij zullen we kijken naar onder meer prijzen, functionaliteiten en beveiliging. Zo zal eens en voor altijd worden uitgemaakt wat de ultieme productiviteitssuite is.

Abonnementen en prijzen

De abonnementsformules van zowel Google Workspace als Microsoft 365 vallen uiteen in drie doelgroepen: abonnementen voor consumenten, bedrijven en onderwijsinstellingen. Het consumentenaanbod beperkt zich tot de bekende applicaties en een beperkt stukje cloudopslag.

Wij richten onze aandacht dan ook op de zakelijke pakketten, die naast meer cloudopslag ook veel uitgebreider zijn in samenwerkings- en beveiligingsfuncties. Google Workspace biedt hier vier formules aan. De eerste drie richten zich op kmo’s, het Enterprise-abonnement wil grotere bedrijven aanspreken:

  • Business Starter: 5,20 euro per maand (max. 300 accounts, 30 GB opslag, alle apps inbegrepen, standaardbeveiliging)
  • Business Standard: 10,40 euro per maand (max. 300 accounts, 2 TB opslag, alle apps inbegrepen, standaardbeveiliging)
  • Business Plus: 15,60 euro per maand (max. 300 accounts, 5 TB opslag, alle apps inbegrepen, extra beveiliging)
  • Enterprise: flexibele prijszetting (max. 500 accounts, onbeperkte opslag, alle apps inbegrepen, extra beveiliging)
Google Workspace prijzen
De verschillende tarieven van Google Workspace.

Microsoft hanteert een iets ingewikkeldere prijszetting. Het maakt sterker onderscheid tussen kleinere en grotere bedrijven. Dit zijn de vier opties die aan kmo’s worden aangeboden:

  • Business Basic: 5,10 euro per maand (max. 300 accounts, 1 TB opslag, webapps, standaardbeveiliging)
  • Business Standard: 10,50 euro per maand (max. 300 accounts, 1 TB opslag, web- en desktopapps, standaardbeveiliging)
  • Business Premium: 18,60 euro per maand (max. 300 accounts, 1 TB opslag, web- en desktopapps, extra beveiliging)
  • Enkel Microsoft 365-apps: 8,80 euro per maand (max. 300 accounts, 1 TB opslag, desktopapps, standaardbeveiliging)

Enterprise-klanten betalen 35,40 euro of 53,70 euro per maand voor meer opslag en betere beveiliging. Microsoft toont zich wel iets guller met de gratis proefperiode. Het laat klanten één maand gratis de voordelen van het 365-ecosysteem ontdekken terwijl Google al na veertien dagen vraagt om een abonnement af te sluiten.

microsoft 365 prijzen
De Business-tarieven van Microsoft 365.

Opslag

Je merkt dat de prijszetting zeer dicht bij elkaar ligt, dus zal het onderscheid moeten worden gemaakt in de functionaliteit, te beginnen bij opslag. Hier toont Google zich voor zijn goedkoopste abonnementen niet echt genereus. Starter-klanten beschikken over slechts 30 GB per gebruiker aan cloudopslag, die dan nog te verdelen is tussen Drive en Gmail.

Standard- en Plus-klanten beschikken over respectievelijk 2 TB en 5 TB opslagruimte per gebruiker. Enterprise-klanten hoeven zelfs niet met een opslaglimiet rekening te houden.

Bij Microsoft 365 Business krijg je ongeacht welk abonnement je kiest per gebruiker 1 TB opslagruimte in OneDrive voor het bewaren van bestanden en 50 GB in Outlook voor e-mails. Enterprise-klanten kunnen uitbreiden naar 5 TB voor bestanden en 1,5 TB voor e-mails, opnieuw per aangesloten gebruiker.

Heb je genoeg aan de goedkoopste formule ben je met Microsoft 365 op dit gebied dus beter af, maar bij Google kan je voor een beperkte meerprijs je hoeveelheid opslagruimte snel uitbreiden.

Apps

Het kloppende hart van het Google Workspace- en Microsoft 365-ecosysteem zijn de applicaties. Als je het app-aanbod van Google en Microsoft naast elkaar legt, dan zal je opmerken dat veel applicaties elkaars tegenhanger zijn:

Google WorkspaceMicrosoft 365
GmailOutlook
MeetTeams
DriveOneDrive
DocsWord
SheetsExcel
SlidesPowerPoint
KeepOneNote
JamboardSharepoint
CalendarOutlook Agenda
SitesPublisher
Apps ScriptAccess

Cloud of desktop?

Een van de grootste verschillen tussen Google Workspace en Microsoft 365 is de beschikbaarheid van de apps. Beide leveranciers bieden hun toepassingen als webapplicaties aan. Zo zijn bestanden bereikbaar over verschillende apparaten heen en is het eenvoudiger om met meerdere personen vanop afstand aan een project te werken. 

Microsoft biedt echter nog het extraatje van desktopapps aan, tenzij je een Business Basic-abonnement zou kiezen. Daarmee blijft Microsoft 365 zijn afkomst trouw. In vroegere tijden zat de suite onder de naam Office stevig verankerd in Windows en was er van webversies nog geen sprake.

De laatste jaren is Microsoft 365 meer losgekomen van Windows, maar de desktopapps blijven een sterke troef die Google niet heeft. Je bent niet afhankelijk van een internetverbinding om overal te kunnen werken. De webapps daarentegen zijn soms niet meer dan online kopieën van de desktopapps, waardoor de online gebruikservaring een beetje geforceerd aanvoelt.

Google Workspace heeft altijd een pure focus op de cloud gekend, ook toen het nog als G Suite of Google Apps bekend stond. Dat leidt tot een intuïtievere ervaring die ook uniformer is over verschillende besturingssystemen heen.

Voor offline werken toont Google Workspace zich dan weer minder flexibel. Google biedt browserextensies aan, maar de eenvoudigste weg is eigenlijk om bijvoorbeeld een Google Doc te downloaden en om te vormen naar een Word-bestand.

Mobiele applicaties

Daarnaast bieden Google en Microsoft hun apps ook nog in mobiele vorm aan. Hier heeft Google een klein voordeel aangezien Google-apps voorgeïnstalleerd staan op quasi elke Android-smartphone. Teams, OneDrive en Outlook dienen nog apart geïnstalleerd te worden.

Microsoft scoort met de mobiele Office-app wel een mooie gelijkmaker. Deze app bundelt o.a. Word, Excel en Powerpoint zodat je met je smartphone aan je documenten kan verder werken.

E-mail: Gmail of Outlook?

We onderwerpen enkele applicaties nog aan een uitgebreide vergelijking, te starten met de mailapps Gmail en Outlook. E-mail blijft tot vandaag de dag het meest gebruikte zakelijke communicatiemiddel, dus een goede mailapp is essentieel.

Beide mailapps hebben hun sterke en zwakkere punten. Gmail werkt razendsnel en heeft een ijzersterke zoekfunctie om ouder mailverkeer snel terug te vinden. Afhankelijk van je hoeveelheid opslagruimte ga je met Gmail in een ogenblik jaren terug in de tijd.

De zoekfunctie van Outlook  slaat de bal helaas regelmatig mis, waardoor je wel eens diep in je archief moet terugscrollen om een mail te vinden. Tenzij je handig gebruikt maakt van de mappenfunctie in je inbox. Je kan je mailbox opdelen per klant of per project om je mailverkeer te sorteren. Gmail bepaalt zelf in welke map een mail komt, en daar maken de algoritmen van Google niet altijd de juiste keuzes in.

Bovendien is Microsoft de Outlook-app grondig aan het vernieuwen om een uniformere ervaring te bieden tussen de webversie en de desktopapp. De mobiele app daarentegen is wel wat een flauw afkooksel van de desktopapp; Gmail biedt een veel overzichtelijkere mobiele weergave.

Videoconferencing: Google Meet of Microsoft Teams?

Videovergaderingen zijn vandaag de dag dagelijkse kost, dus ook hier wil je een software die je goed ondersteunt. Teams staat toe om tot 300 deelnemers aan een call te laten deelnemen, voor Enterprise-klanten ligt de limiet zelfs op 1.000 deelnemers. Wil je als Google Workspace-klant die limiet kunnen overtreffen, moet je al minstens Business Plus nemen (500 deelnemers, anders 150).

Microsoft Teams kan een betere videokwaliteit voorleggen dan Google Meet (1080 p vs 720 p), heeft ook uitgebreide audio-opties en betere ruisonderdrukking.

Samenwerken

Het handige aan Teams is dat het eigenlijk veel meer is dan een videovergaderplatform. Voor organisaties die diep ingebed zitten in het 365-ecosysteem, zal Teams de centrale samenwerkingshub zijn. Je kan bestanden met elkaar delen in de chat en die zelfs rechtstreeks bewerken vanuit Teams zonder Word of Excel te moeten openen. Ook via Sharepoint kan je eenvoudig documenten delen met collega’s om samen te bewerken en te downloaden.

teams samenwerken
Werk vanuit Teams samen aan bestanden.

Voor uitgebreide samenwerkingsfuncties moet je niet aankloppen bij Meet, maar Google heeft andere troefkaarten achter de hand. Google stopt zijn samenwerkingstools rechtstreeks in de documentbewerkingsapps. Documenten deel je via mail en je kan iedere deelnemer een bepaalde rol toekennen (alleen lezen of bewerken).

Wijzigingen en opmerkingen worden in real-time geregistreerd, maar je kan ook eenvoudig teruggaan naar oudere versies van het bestand. Een link naar andere bestanden plak je ook in een handomdraai vast aan een bestand. Daarnaast is het dankzij de integratie met Agenda mogelijk om meetings in te plannen vanuit Docs en kan je eender welk bestandtype uploaden in een document, ook videobestanden.

google workspace samenwerken
Google Workspace zit bomvol creatieve samenwerkingsfuncties. GIF Credit: Google

Zowel Microsoft 365 als Google Workspace bieden dus ontzettend veel mogelijkheden tot hybride samenwerken. Google biedt de meest eenvoudige interface en maakt het je makkelijker om alle functies te vinden en onder de knie te krijgen. Samenwerken voelt iets minder dynamisch aan bij Microsoft voor wie het ecosysteem niet gewend is. 

Beheer en beveiliging

Google Workspace en Microsoft 365 worden ‘as-a-service’ geleverd, wat betekent dat het beheer en beveiliging door de leverancier geregeld worden. Zo kan je als klant altijd rekenen op de meest up-to-date versie van de software en een zekere laag beveiliging.

Voor wie graag zelf mee aan de knoppen zit, kan bij Google Workspace extra beveiligings- en beheerfuncties ontgrendelen. Elke klant mag minstens één administrator aanstellen die de accounts beheert. Tweestapsverificatie en eindpuntbeheer zit standaard inbegrepen in het abonnement; Business Plus- en Enterprise-klanten kunnen met Vault nog een extra laag beveiliging toevoegen.

Microsoft 365 vaart een gelijkaardige koers. Het beheer van de accounts rust in de handen van de admin-accounts. Microsoft voorziet een standaardbeveiliging voor alle abonnementen, maar voor extra beveiliging via InTune en Azure Information Protection dien je een Business Premium- of Enterprise-abonnement aan te sluiten.  

Google Workspace vs Microsoft 365: het verdict

Op de vraag welke softwaresuite nu de betere is, bestaat geen eenvoudig en correct antwoord. Er zijn evenveel goede redenen om voor Google Workspace te kiezen als voor Microsoft 365. Welk pakket het best aan je wensen voldoet, zal afhangen van de specifieke noden van je organisatie.

Microsoft 365 kan rekenen op een rijke traditie. Binnen hun domeinen worden de Microsoft 365-apps vaak nog als dé referentie beschouwd. De applicaties zijn vaak veel uitgebreider in functionaliteiten dan de tegenhangers van Google en de desktopapps blijven een handige troef.

Microsoft biedt ook meer in zijn goedkoopste pakketten dan Google. Is Windows het vaste besturingssysteem binnen de organisatie, dan blijft Microsoft 365 de logische keuze.

Google Workspace daarentegen werd ontworpen in functie van efficiënt samenwerken in de cloud. De applicaties hebben een eenvoudigere interface en zijn instapvriendelijk voor alle gebruikers, ongeacht welk besturingssysteem ze gebruiken.

De mobiele ervaring is niet ondergeschikt aan de desktopervaring; een gevoel dat je bij Microsoft nog wel krijgt. Zo biedt Google Workspace een dynamischer alternatief. Het basisabonnement is te beperkt, maar opslag en functies breiden snel uit als je het abonnement upgradet.

 Google WorkspaceMicrosoft 365
SterktesCloud-native apps met vlotte interface
Meer open voor andere ecosystemen
Meer opslag in duurdere abonnementen
Flexibele prijszetting voor Enterprise-klanten
Zowel cloud- als desktopapps voor offline gebruik
Sterke verankering met Windows
Meer opslag in basisabonnement
Gratis proefperiode van 30 dagen
Zwaktes(Te) beperkt basisabonnement
Minder focus op offline gebruik
Minder instapklaar dan Google-apps
Minder open naar andere ecosystemen dan Windows

nieuwsbrief

Abonneer je gratis op ITdaily !

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.