Hybride vergaderingen zijn vandaag alomtegenwoordig, maar technologie is naast een facilitator ook een grote horde. Hoe maak je van hybride vergaderingen een succes?
Het juiste materiaal is essentieel voor hybride werk. Wie een adequaat ingericht thuiskantoor heeft, staat er al goed voor. De volgende horde is om op kantoor de brug te slaan tussen wie aanwezig is, en externe werknemers of partners. Daarbij staat de vergaderruimte centraal.
“Veel verkopers maken dezelfde fout, zegt Elizabeth Callens, Product Manager bij Barco. “Hun producten zijn technologisch sterk, maar ze hebben niet voldoende gedacht aan de eindgebruiker. Op het moment dat een gebruiker de zaal binnenkomt, weet hij te vaak niet wat doen. Kleine dingen die misgaan, kunnen een hybride vergadering al verpesten.”
Nooit eenvoudig genoeg
De andere experts, rond de tafel samengebracht door ITdaily om te praten over de uitdagingen van hybride werk, knikken instemmend.
lees ook
Weg met 9-tot-5: hybride werken heeft geen magische formule
“Hoe eenvoudig het ook is, het is altijd te ingewikkeld”, vat Koen Van Beneden, Managing Director bij HP Benelux, samen. “Mensen maken nu eenmaal fouten. Technologie kan hier een belangrijke rol in spelen. Vandaag moeten mensen nog manueel verbinden met een vergaderruimte en daar loopt het dan fout. Proactieve technologie, waarbij de zaal en het toestel vanzelf gaan samenwerken, zal dit oplossen.” Van Beneden heeft er vertrouwen in dat dat geen verre toekomstmuziek meer is.
Callens en Van Beneden zitten rond de tafel samen met Femke De Vleeschouwer, Chief People Officer bij Teamleader, Peter Van Hoof, Operations Director van BIS|Econocom en Kristof Willems, Head of Product Management bij Samsung.
Geen vergadering zonder opleiding
Van Hoof ziet het als een realiteit dat hybride vergaderen opleiding vereist. Zijn bedrijf is gespecialiseerd in het uitrusten van vergaderruimtes, en hij stelt vast dat training een pijnpunt is. “Bedrijven geven aan dat ze de training zelf willen geven. In de praktijk zien we dan dat dat er toch niet van komt.”
“Vervolgens blijven mensen bij een vergadering gewoon achter hun laptop zitten”, merkt hij. “Het probleem is niet dat de technologie niet werkt, wel dat de mensen niet weten hoe ze het materiaal moeten gebruiken. Ze kennen de functionaliteit niet. Zodra ze wel weten hoe alles werkt, is de vergaderruimte steeds volgeboekt en kunnen mensen niet meer zonder.”
Professioneel vs. consumententoestel
Ook Willems stipt een gebrek aan kennis aan als werkpunt. De problemen beginnen volgens hem al bij de aanschaf van materiaal. “De kennis ontbreekt”, vermoedt hij. “Mensen kennen het verschil tussen toestellen op maat van consumenten en professionele alternatieven onvoldoende goed.”
“Al te vaak zie je vergaderruimtes met een commerciële tv in de plaats van een professioneel scherm. Dat professionele toestel zal een vergadering meteen goed ondersteunen en bijvoorbeeld naar de juiste invoer springen. Misschien zit er zelfs AI in, om transcripties van vergaderingen en samenvattingen te maken. Een consumenten-tv heeft dat niet, waardoor mensen zelf knoeien met de invoer en kabels beginnen versteken.”
Vergaderruimtes correct inrichten, gaat over meer dan professionele schermen. De tijd van een handvol grote vergaderruimtes is gepasseerd. Rond de tafel heerst er consensus dat een variëteit aan vergaderruimtes essentieel is, inclusief kleine zalen voor meetings met een handvol mensen, of zelfs individuele videogesprekken.
Meer dan een grote zaal
“Er is meer en meer vraag naar kleine ruimtes en soloruimtes”, stelt Van Hoof. Dat heeft ook impact op de inrichting. Callens: “Je moet de ruimte inrichten naar het beoogde gebruik. In een kleine ruimte zijn de noden anders dan in een grote ruimte. Een kabel voor een pc en een iets groter scherm is in sommige gevallen al voldoende.”
“Ieder bedrijf is anders”, merkt Van Hoof nog op. “Soms is samenzitten belangrijk, in andere gevallen zitten werknemers net liever op zichzelf. Het is daarom belangrijk om het gebruik van ruimtes in het oog te houden en mensen te vragen waarom bepaalde zalen niet gebruikt worden en andere wel.”
“Monitoring is heel belangrijk”, beaamt Willems. “Niemand heeft te veel vergaderzalen, en toch zijn geboekte ruimtes vaak leeg.” De rol van software is daarbij belangrijk, aangezien er al heel wat tools bestaan die de benutting van ruimtes in het oog houden. Zelfs parameters zoals de luchtkwaliteit kunnen gemonitord worden. Dat is belangrijk: niemand gaat een zaal boeken wanneer die na een halfuur geen frisse lucht meer bevat, ook al is alle aanwezige technologie top.
Meerwaarde
Wanneer de juiste vergaderruimtes uitgerust zijn met het juiste materiaal, bieden ze een grote meerwaarde. Dat ondervinden alle experts rond de tafel. De investering is bovendien de moeite waard. Hybride werk is een blijvertje, dus hybride vergaderingen ook. Situaties waarbij de helft van de deelnemers naast elkaar op kantoor achter de laptop zit met een headset, en de andere helft thuis, wordt niemand blij van.
Onaangepaste vergaderruimtes bieden een ander risico. Nog te vaak verschuift het zwaartepunt van hybride vergaderingen naar de mensen die in levende lijven samenzitten, en voelen de externe deelnemers zich niet evenveel betrokken. Ook dat zet een rem op de productiviteit van een meeting, en doet alles stroever en onaangenamer verlopen.
De Vleeschouwer vat het goed samen: “Verloren tijd kost geld.” Het is dus in ieders belang om te investeren in het juiste materiaal voor de juiste vergaderruimtes, op maat van de noden van ieder bedrijf. En wie dat doet, mag niet struikelen voor de meet: vergeet de training niet, zodat mensen ook weten hoe ze al het materiaal moeten gebruiken, zelfs gaat het maar om één knop.
Dit is het eerste redactionele artikel in een reeks van drie rond het thema hybride werken. Klik op onze themapagina om alle artikelen van de ronde tafel te zien, de video en onze partners.