Seneca, een epische stoïcijnse filosoof uit 4 voor Christus, schreef al in zijn werk On The Tranquility Of The Mind over het belang je eerst te realiseren wat je doel is, voor je iets doet. Binnen de IT is het eigenlijk niet anders. Waarom is aandacht voor gebruikersadoptie zo enorm belangrijk?
Begin met het einde voor ogen
Stephen Covey grijpt terug op de uitspraak van Seneca in zijn boek ‘The 7 Habits of Highly Effective People’. Eén van de zeven eigenschappen om nog effectiever te zijn is volgens hem de gewoonte om te beginnen met het einde voor ogen. In de IT wordt vaak gedacht dat het einde van een project het moment is waarop de zogenaamde schakelaar omgaat. Je bouwt een systeem en op een dag is dat klaar. Dan zet je de knop om, en als er dan niets stuk gaat, is het project succesvol. Maar wij denken dat het leven iets complexer is. IT is een middel om een doel te behalen. Dat doel is waarde toevoegen aan je business. En dat doe je niet met het omhalen van een schakelaar. Die waarde voeg je pas toe als je mensen blij worden van de nieuwe omgeving, er goed mee uit de voeten kunnen en voelen dat ze ermee geholpen zijn.
Wanneer is een project succesvol?
Voor je een project start is het dus belangrijk af te stemmen wanneer het project succesvol is. En dat zou niets te maken moeten hebben met technologie, maar puur met de businessdoelstellingen en de tevredenheid van de gebruikers. Als je die doelstellingen zo SMART mogelijk formuleert, is de kans veel groter dat het project werkelijk een succes wordt. Doe je dat niet, dan zit je met ontevreden gebruikers die op hun beurt met een applicatie in de maag zitten waar ze niet gelukkig van worden en – erger nog – dus ook niet mee gaan werken.
Driehoek projectmanagement, changemanagement en sponsorship
Investeer dus vooraf wat meer tijd in het bepalen van de doelstellingen, en in het bedenken welke stappen nodig zijn om bij die doelstellingen te komen. Daarvoor is een goede samenwerking nodig tussen projectmanagement – zij die voor de schakelaar zorgen –, changemanagement – zij die de gebruikers voor ogen hebben – en sponsorship – het gezicht van de verandering. Mijn collega’s en ik zijn fan van de Prosci-changemanagement-methodiek. Deze wetenschappelijk onderbouwde methodiek biedt een resultaatgerichte aanpak voor het bereiken van de gewenste businessdoelstellingen. Door je gebruikers bewust te maken van wat de verandering hen voor positiefs zal brengen, neem je ze mee in de hele reis. Dat is dus iets anders dan je focussen op de technologie en alleen maar kijken of de bits en bytes kloppen.
Samenwerking bevorderen in de praktijk
Zo hebben we een adoptietraject begeleid bij een klant die al eerder – met een andere partner – de stap naar Office 365 had gemaakt. De overstap was gemaakt, maar alleen naar Exchange Online, hoe nu verder? Wij hebben toen een Route365 Cooker-workshop gedaan met de champions, de vertegenwoordigers uit de business. Na de workshop hebben we basiswerkafspraken kunnen maken. Denk aan: Welke app gebruik je wanneer? Hoe werken we binnen deze organisatie samen aan documenten? Zaken die niets met technologie te maken hebben, maar wel met hoe je met de technologie omgaat en hoe je de samenwerking bevordert.
Ook hebben we deze klant geholpen met een communicatieplan conform de Prosci-ADKAR-uitgangspunten. Met een Big Bang is deze organisatie overgegaan van een RDS-omgeving naar Office 365, waarbij de documenten in SharePoint stonden in plaats van op de fileserver. De champions hebben zelf trainingsmateriaal gemaakt aan de hand van de trainingen en materiaal die wij ze hebben gegeven. Er zijn weinig tot geen incidenten geweest. De gebruikers waren goed voorbereid, de champions waren nauw betrokken en de veranderingen waren behapbaar en werden gesteund door het management. Nu de basis er staat en de verandering succesvol was, staat de organisatie open voor nieuwe veranderingen en optimalisaties, zoals bijvoorbeeld het automatiseren van bepaalde taken en workflows.
Dit is een ingezonden bijdrage van Annemieke Matyas, Business Consultant bij Ctac. Klik hier voor meer informatie over de oplossingen van het bedrijf.