De verplichte e-facturatie via Peppol is geen verre toekomst meer, maar een keiharde realiteit waar bedrijven niet omheen kunnen. Wie zich niet digitaal laat dopen, loopt achter.
De deadline van 1 januari 2026 voor digitale facturatie via Peppol komt akelig dichtbij. Bedrijven die zich nu nog niet geregistreerd hebben, dreigen in de problemen te komen. “Met Peppol zetten we een belangrijke stap in automatisering waarbij facturen correct verwerkt worden, binnen een uniform systeem zonder manuele tussenkomst”, stelt Joris Dresselaers, Business Area Director bij Visma.
Met een portefeuille van diverse software voor accountants en ondernemers waaronder AdminPulse, Yuki, Teamleader en Dexxter weet hij als geen ander wat er leeft bij bedrijven en accountants te midden van deze digitale overgang. “We zijn nog niet waar we moeten zijn.”
Vijf voor twaalf
“Het is vijf voor twaalf”, begint Dresselaers. De deadline van 1 januari is geen verre toekomst meer, maar loert om de hoek. “De regering heeft bevestigd dat de datum vaststaat en niet meer zal verschuiven.” Bedrijven die nog niet geregistreerd zijn op het Peppol-netwerk, hebben geen reden om te wachten.
Hij merkt op dat de adoptie steeds meer toeneemt, maar nog niet is wat het zou moeten zijn. “Accountants doen heel goed hun job om zoveel mogelijk ondernemers op dat netwerk te krijgen, maar slagen er niet altijd in om organisaties te overtuigen van de voordelen”, stelt hij.
Stilte voor de storm
Facturen die na 1 januari 2026 nog via pdf verstuurd worden, zijn niet langer compliant en worden dus niet meer aanvaard. Dit kan grote gevolgen hebben zoals onbetaalde facturen of zelfs boetes. “Vanaf 1 januari is er geen andere weg meer mogelijk: bedrijven moeten via Peppol facturen versturen”, aldus Dresselaers.
“Businesssoftware zoals Yuki en Teamleader surfen hard mee op de Peppol-golf en dat zal alleen maar sterker worden”, stelt hij. Zij bereiden zich alvast voor op de grote vraag die er de volgende maanden aankomt van bedrijven die net voor of na de eindmeet in actie schieten.
lees ook
Kmo’s die financieel gezond zijn, omarmen sneller Peppol
Dresselaers vindt dat de verantwoordelijkheid bij de ondernemer zelf ligt. “Wanneer je niet op het Peppol-netwerk zit, zullen facturen ook niet betaald worden wat weer voor andere problemen zorgt. ”
Go with the flow
Peppol wordt vaak beschouwd als een complexe uitdaging die veel werk vraagt. Visma kijkt daar heel anders naar. “De verplichte digitalisering is een opportuniteit om processen te optimaliseren en automatisering toe te passen met behulp van AI.” Volgens Dresselaers zijn ondernemingen zich nog niet bewust van deze voordelen, maar staren ze zich blind op de grote stapel werk die voor hen ligt.
Het lijkt veel werk, maar met de juiste digitale tools gebeurt alles naadloos in de software.
Joris Dresselaers, Business Area Director bij Visma
Toch biedt e-facturatie via Peppol een heel uniforme aanpak. “Alle facturen komen op dezelfde manier binnen als ze buitengaan volgens een gestandaardiseerd formaat, waardoor er minder manuele administratie nodig is”, legt Dresselaers uit. Dit zorgt niet alleen voor een snellere verwerking van facturen, maar ook voor een snellere betaling ervan. “Eenmaal je geregistreerd bent en de juiste digitale tools gekozen hebt, zijn de vervolgstappen helemaal niet zo groot meer”, weet hij.
Dresselaers merkt daarnaast een soort angst op bij bedrijven rond het kostenplaatje en de tijdsinvestering die het vergt. “Voor elk type onderneming bestaat er een gepaste oplossing. Met de juiste tools en begeleiding kunnen deze uitdagingen efficiënt opgelost worden.”
Beveiliging
Een vergeten voordeel van Peppol, maar tegelijkertijd één van de belangrijkste volgens Visma, is beveiliging. Het uniforme systeem is bestand tegen fraude en mogelijke fouten die gebeuren ten gevolge van phishing. Daarnaast kunnen facturen niet zomaar onderschept worden en vermijd je dat rekeningnummers gebruikt worden voor foutieve betalingen. “Al die zaken worden geëlimineerd van zodra je op het Peppol-netwerk zit”, aldus Dresselaers.
Starten bij software
Je bedrijf registreren op het Peppol-netwerk kan in enkele klikken (bekijk hiervoor ons stappenplan). Maar als jouw huidige software Peppol niet ondersteunt, wordt het verhaal iets complexer. “Het grootste werk zit ‘m in het kiezen van de juiste digitale tools die jouw onderneming ondersteunen om de overstap zo snel en eenvoudig mogelijk te maken”, weet Dresselaers.
lees ook
Samen Peppollen? Zo stap je eenvoudig over op e-facturatie
“Veel bedrijven weten niet wat de technische vereisten zijn van zo’n softwaretool, of werken met systemen die nog niet Peppol-klaar zijn.” Zij moeten een overstap maken naar een systeem dat daar wel klaar voor is zoals Yuki of Teamleader.
Software die vandaag nog niet meegaat op de Peppol-golf, zal de komende jaren aan belang verliezen. “Er zijn er meer dan je denkt”, weet Dresselaers. “Als je met dergelijke software Peppol-compatibel wil zijn, moet je nog een extra manuele stap toevoegen om jouw boekhouding op het Peppol-netwerk te krijgen, en dat is gewoon inefficiënt.”
Duurzaam
Tot slot wijst Dresselaers op een belangrijk voordeel van Peppol dat vaak vergeten wordt: duurzaamheid. “Door de automatisering heb je minder papierwerk dat in onze ecosystemen belandt. Er is minder transport nodig, er gebeuren minder fouten en ook het manuele werk neemt af. Alles verloopt veel efficiënter waardoor je als bedrijf wint.”
Dresselaers raadt bedrijven aan om de juiste digitale tools te kiezen. “Neem de tijd om te bekijken waar de ondersteuning ligt in je huidige software en of deze Peppol-klaar is. Is jouw software dat niet, kijk dan naar de juiste digitale tools die passen binnen jouw processen om toch in het e-voicing-verhaal te stappen”, besluit hij.