Accountants zijn schaars en worden vaak overspoeld met werk. Hoe kan je hen ervan overtuigen dat de tijd die ze nu investeren in nieuwe tools, hen later kostbare tijd zal uitsparen?
AI kan een antwoord bieden op diverse uitdagingen binnen de boekhoudsector, waar de accountant nog niet van wakker ligt. Als nieuwe AI-oplossingen worden aangereikt voor toekomstige uitdagingen, staat de boekhouder hier eerder terughoudend tegenover.
Het boekhoudplatform Yuki biedt een software aan voor boekhouders en introduceert continu nieuwe oplossingen om een antwoord te bieden op de boekhoudkundige vraagstukken van morgen. “We proberen met Yuki oplossingen te vinden voor problemen waarvan de boekhouder nog niet wist dat hij die nodig had”, vertelt Ellen Sano, Managing Director bij Yuki. De eerder conservatieve houding binnen de boekhoudwereld maakt het evangeliseren van die nieuwe (AI-)technologieën een tikkeltje moeizamer. Als een SaaS-bedrijf gaat Yuki op een atypische manier haar eigen uitdaging aan: accountants overtuigen van de meerwaarde van nieuwe (AI)-tools.
Online boekhoudplatform
Yuki is een online boekhoudplatform voor accountants en ondernemers in België en Nederland. Het platform biedt ondersteuning voor administratie en boekhouding op basis van digitalisatie en automatisatie. Hierdoor kunnen accountantskantoren en kmo’s hun efficiëntie verbeteren, verkrijgen ze realtime inzichten in hun cijfers en verliezen ze minder kostbare tijd.
Het boekhoudplatform heeft twee kanten, eentje voor de onderneming en eentje voor de accountant. “Voor de accountant biedt het een overzicht van al zijn dossiers en to-do’s, en krijgt hij inzicht in hoe en waar te automatiseren. Aan de andere kant heeft de ondernemer inzicht in zijn up to date – en op zijn boekhouding gebaseerde – financiën. En dit in een begrijpbare taal”, legt Sano uit.
Samen met Visma
Yuki is onderdeel van het grotere Visma. Het fungeert wel als zelfstandige entiteit, maar wordt door Visma ondersteund op basis van allerhande kennis over AI, privacy of nieuwe ontwikkelingen. Zo heeft Visma bijvoorbeeld 80 ethische hackers onder zijn vleugels. Visma omvat ondertussen al meer dan 180 bedrijven, verspreid over Europa en ondertussen ook in Latijns-Amerika.
Het boekhoudplatform van Yuki draait vandaag volledig in de cloud, op AWS-servers, maar wel exclusief in Europa. “Iedere klant heeft binnen het platform een eigen SQL-database waardoor Yuki niet afhankelijk is van hoe groot een bepaalde accountant is. Hierdoor kan elke ondernemer zijn eigen kracht en snelheid behouden”, licht Sano toe.
lees ook
Visma ziet grote AI-kloof tussen kmo’s en grote bedrijven
AI speelt een steeds belangrijkere rol bij Yuki, maar het bedrijf heeft vandaag nog geen team van data scientists onder zijn hoede. Dankzij de integratie met Visma heeft Yuki wel toegang tot verschillende bestaande AI-modellen en experten.
Proactief adviseren
Boekhouding is een vak apart. Eén van de uitdagingen waar Yuki vandaag de dag voor staat, is de kennis van de accountant overbrengen in software. “We proberen vooruit te denken en voorzien oplossingen waarvan de boekhouder nog niet weet dat hij of zij die nodig heeft”, vertelt Sano. Dat proactief adviseren is volgens Sano heel eigen aan de boekhoudsector, maar gaat gepaard met andere uitdagingen.
“Toen we jaren geleden het automatiseringsproces voor het verwerken van facturen introduceerden, leek dat voor de accountant in eerste instantie een overbodige nieuwe functie”, aldus Sano. Vandaag is dat alomtegenwoordig, en maken de meeste boekhouders gebruik van dergelijke automatiseringsprocessen.
Het vraagt tijd om de boekhouder te overtuigen van de meerwaarde van een nieuwe functie. “Accountants voelen niet meteen de noodzaak van nieuwe tools, of hebben hier gewoonweg geen tijd voor”, vertelt ze.
AI in accounting
Net zoals met de komst van automatiseringen heel wat jaren geleden, waarvan menig accountant nog niet wist dat hij of zij het nodig had, geldt hetzelfde verhaal met artificiële intelligentie (AI). “Er liggen heel veel opportuniteiten op tafel met AI binnen accounting, maar het moet wel een toegevoegde waarde leveren”, vertelt Sano.
Je moet op een slimme manier met nieuwe AI-functies omgaan en accountants het vertrouwen geven dat deze effectief een meerwaarde bieden. Het is onze taak om hen hiervan te overtuigen.
Ellen Sano, Managing Director bij Yuki
Yuki integreert AI reeds voor bepaalde automatiseringen, maar ook interne processen. Ontwikkelaars van Yuki gebruiken AI voornamelijk om taken te vergemakkelijken of anomalieën eruit te halen. “Ik geloof heel sterk in AI als een middel is om bepaalde processen te vergemakkelijken, eerder dan dat het een eindproduct is”, stelt Sano.
Persoonlijke aanpak
Boekhouder is een knelpuntberoep. “Er zijn heel weinig accountants voor heel veel ondernemingen”, stelt Sano. Wanneer er nieuwe tools aangereikt worden, dienen accountants tijd te investeren om deze eigen te maken, tijd die ze niet altijd hebben. “Hierdoor duurt het evangeliseren langer”, vertelt Sano. Yuki wil hierop inspelen door een menselijke aanpak te hanteren.
We proberen ons te focussen op een persoonlijke aanpak, wat eerder atypisch kan klinken voor een software-oplossing die volledig in de cloud draait.
Ellen Sano, Managing Director bij Yuki
Elk boekhoudkantoor heeft zijn eigen uitdagingen, snelheden en teams. Sommige teams staan al wat verder qua gedachtegang dan anderen. “Binnen Yuki België hebben we een team van ongeveer vijftig personen dat zich volledig richt op die kantoren. Zij begeleiden hen, stellen plannen op en organiseren trainingen om die conversie op het ritme van dat team intern te laten landen. “In dat opzicht zijn we een atypisch SaaS-bedrijf, waarbij het persoonlijke en ‘op maat’-karakter onze sterkte vormt”, aldus Sano.
Daarnaast zet Yuki ook sterk in op het leren van elkaar. Zo organiseerden Sano en haar team reeds een Yuki-event waarbij verschillende accountants met elkaar in contact kwamen. “Het is fijn om te zien dat accountants nog steeds van elkaar leren en elkaar kunnen helpen met bepaalde problemen”, vertelt ze.
“Het is voor ons belangrijk dat accountants begrijpen waarvoor we staan, en hoe we willen bewegen in de markt. Met onze persoonlijke aanpak proberen we boekhouders op hun eigen ritme te begeleiden, zodat we hen kunnen verzekeren dat de geïnvesteerde tijd in nieuwe tools, hen later tijd uitspaart”, besluit Sano.