Wist je dat Microsoft erop rekent dat jij verantwoordelijk bent voor data back-ups wanneer het mis gaat? Alles zit in de cloud en Microsoft doet zijn best, maar wanneer het noodlot toeslaat, sta je op jezelf.
Binnen de gemiddelde kmo heerst vandaag waarschijnlijk de perceptie dat alles binnen Microsoft 365 gegarandeerd blijft werken. Ligt de dienst er even uit? Iets later verschijnt het terug online en kan je opnieuw verder werken.
Slaat het noodlot toe en is Microsoft data van jou kwijtgespeeld? Pech, want jij bent verantwoordelijk om tijdig back-ups te maken. Die zitten namelijk niet inbegrepen in je Microsoft 365-abonnement.
Dataretentie, geen back-ups
Kort samengevat is Microsoft 365 een platform dat ontwikkeld werd voor dataretentie. Er is geen back-upproces op vaste tijdstippen, dus bijgevolg ook geen herstelmogelijkheden. Andy Syrewicze, Technical Evangelist bij Hornetsecurity, legt uit.
“Volgens het gedeelde verantwoordelijkheidsmodel van Microsoft is de klant altijd verantwoordelijk voor de data die hij bewaart op het platform. Die verantwoordelijkheid strekt zich ook verder uit naar databescherming. Je haalt daarom beter een totaalpakket in huis zoals dat van Hornetsecurity om back-ups te maken.”
Volgens het gedeelde verantwoordelijkheidsmodel van Microsoft is de klant altijd verantwoordelijk voor de data die hij bewaart op het platform.
Andy Syrewicze, Technical Evangelist bij Hornetsecurity
Hij wijst erop dat het niet enkel gaat om Exchange Online met alle bijhorende e-mails. Ook data binnen OneDrive for Business, SharePoint en Teams moet je regelmatig back-uppen.
GDPR
Wie back-ups wil, moet daarvoor ook ruimte voorzien. Binnen de oplossing van Hornetsecurity moet je bijvoorbeeld zelf Azure BLOB-opslag reserveren voor back-ups. Voorzie daarnanast ook zelf een eigen lokale back-up om alle variabele situaties af te vangen. Onthoualtijd de 3-2-1-regel: drie versies op twee verschillende media waarvan één buiten de deur is. Hiermee zit je altijd veilig.
Zo’n back-upproces moet altijd wel in regel zijn met de GDPR. Wie in de cloud werkt, schakelt best een Europese datacenterlocatie in. Binnen de grote hyperscalers zijn er genoeg lokale opties beschikbaar voor GDPR-gevoelige data.
E-mailcontinuïteit
Back-ups zorgen voor zekerheid, maar mits goed beheerd ook over continuïteit. Stel dat Microsoft 365 een paar uur hapert en geen enkele dienst binnen het aanbod beschikbaar is. Teams wordt onbruikbaar, SharePoint is niet bereikbaar en enkel offline Outlook-databestanden blijven bruikbaar om mee te werken binnen Exchange Online.
Dat kan beter volgens Syrewicze. “Binnen Hornetsecurity zit onder andere e-mailcontinuïteit. Organisaties blijven toegang houden tot hun e-mails én kunnen bovendien gewoon e-mails versturen en ontvangen wanneer Exchange Online niet beschikbaar is. Voor zulke diensten moet je buiten de mogelijkheden van Microsoft Azure kijken, want geen enkele cloud werkt honderd procent van de tijd.”
Organisaties blijven toegang houden tot hun e-mails én kunnen bovendien gewoon e-mails versturen en ontvangen wanneer Exchange Online niet beschikbaar is.
Andy Syrewicze, Technical Evangelist bij Hornetsecurity
Een half uurtje zonder e-mails overleeft iedereen vast wel, maar wanneer je een halve dag zonder zit wordt het vervelender.
Nog geen Teams-continuïteit
Ik hoor je al wel denken: back-ups in Azure BLOB, maar Azure ligt eruit bij Microsoft 365. Bij diensten zoals Hornetsecurity wordt e-mailcontinuïteit gegarandeerd omdat e-mails over een apart datacenter worden gerouteerd. Je kan nog gewoon e-mails ontvangen en verzenden.
Wie hetzelfde hoopt te kunnen doen met Teams moeten we teleurstellen. Microsoft houdt nog behoorlijk wat touwtjes in eigen handen rond hun communicatieplatform en continuïteit binnen Teams is vandaag technisch nog niet mogelijk. Ligt de Microsoft 365-dienst eruit, dan heb je pech.
Encryptie van e-mails
Tot slot loont het de moeite om het te hebben over de encryptie van e-mails wanneer je een externe partij om de arm neemt om Microsoft 365-diensten te back-uppen. “Encryptie kan je inschakelen als IT-admin, maar het proces is vaak ingewikkeld om op te stellen en te beheren”, zegt Syrewicze.
Wanneer je zo’n externe partij inschakelt, kijk je best of die ook encryptie van e-mails aanbiedt. Het zorgt voor extra veiligheid, ook wat betreft back-ups, en de eindgebruiker merkt er niets van. Twee vliegen in één klap.
————————
Dit is een redactionele bijdrage in samenwerking met Hornetsecurity. We analyseerden eerder al hun 365 Total Protection Enterprise-oplossing. Lees hier de uitgebreide review. Voor meer informatie rond hun product, kan je hier terecht.