Vandaag is een vergaderruimte niet langer een klassieke ruimte met een heleboel stoelen, stopcontacten en een groot centraal scherm vooraan. Vergaderen wordt dynamisch, net als ons dagelijks werk, waardoor we goed moeten nadenken hoe we beter kunnen samenwerken.
Vroeger had elke vergaderruimte een projector of lcd-scherm en was er ruimte voor heel wat stoelen. Vandaag evolueert dat naar flexibele ruimtes en kleine zogenaamde ‘huddle spaces’, waar je maar met maximum vijf mensen kan samenzitten. Een bedrijf dat vandaag niet over zijn vergaderruimtes nadenkt, loopt het risico om veel geld uit te geven voor een standaardconcept dat vandaag niet volstaat.
“Kijk naar scrum, zoiets kan je niet zomaar doen in een klassieke vergaderruimte,” zegt Oscar van der Linden, Business Sales Manager bij Epson Benelux. “Om goed te kunnen scrummen, heb je de nodige ruimte nodig om aantekeningen te maken en dingen zoals post-its te kunnen plakken. Heel langzaam ga je richting een sprint om te kijken waar je staat. Door actie en meten ga je naar de oplossing. Zoiets werkt niet uitsluitend op een interactieve projector of aanraakgevoelig lcd-scherm. Scrummen doe je soms beter analoog, waar digitaal een ondersteuning kan zijn.”
Samenwerken is de sleutel
Epson moet vandaag heel wat uitdagingen overwinnen om de vergaderzaal van vandaag en morgen te leveren. Met een groeiende focus op video-vergaderen, flexwerken en thuiswerken, springen heel wat fabrikanten op de interessante markt. De ene doet dat met lcd-schermen, de andere met projectoren, maar de strijd vandaag is heel voelbaar.
We moeten samenwerken met andere software- en hardware-partners om een totaalconcept neer te zetten.
“Wij kunnen het niet alleen met onze projector,” zegt van der Linden kritisch. “We moeten samenwerken met andere software- en hardware-partners om een totaalconcept neer te zetten. Een aantal van onze laserprojectoren kunnen met een 16:6-schermverhouding projecteren. Zo kan je bijvoorbeeld op het linkerdeel de videovergadering weergeven en rechts notities delen, annoteren en bewerken.”
Omdat naast software ook hardware belangrijk is, zit Epson in de laatste fase van de onderhandeling om met een grote fabrikant complementair samen te werken. Die stap is volgens ons wel essentieel om een kans te maken in dit booming segment.
Totale TCO
Waar Epson heel sterk op hamert, is zijn betere TCO (Total Cost of Ownership) vergeleken met klassieke lcd-schermen, die heel sterk in opmars zijn. “Onze nieuwste laserprojectoren hebben een levensduur van 20.000 branduren. Je moet nooit meer een lamp vervangen en de helderheid daalt ook niet meer vergeleken met een klassieke lamp,” zegt van der Linden.
“De laserprojector is één, maar voor ons is de samenwerking met Smit Visual essentieel om ons concept te brengen. Zo willen we niet alleen een projector hangen, maar ook een whiteboard. In tegenstelling tot de meeste modellen blijft de versie van Smit Visual gegarandeerd hagelwit gedurende minimum 25 jaar.”
Onze nieuwste laserprojectoren hebben een levensduur van 20.000 branduren. Je moet nooit meer een lamp vervangen.
De whiteboards zijn geproduceerd van het meest hoogwaardige geëmailleerd staal, geplakt op hout en onder het hout een staalplaat. Het bord wordt door middel van magneten bevestigd aan de muur, wat de montage eenvoudig maakt. Hiermee wil Epson analoog en digitaal werken combineren in één ruimte. Snel iets kribbelen op een bord kan, maar net zo goed digitaal vergaderen en notities maken via touchinput met de projector.
De opstelling moet ervoor zorgen dat je de ruimtes ook prima kan gebruiken om te scrummen. Epson kijkt zelfs naar mogelijkheden om bijvoorbeeld een aantal scrumlessen te leveren bij installaties als een totaaloplossing. “Zover zijn we nog niet, maar het zit wel in ons achterhoofd om iets mee te doen”, zegt van der Linden.
Een laserprojector voor elke ruimte
Naast de analoge en digitale combinatie waarop Epson de focus legt, kijkt het bedrijf ook verder met kleine laserprojectoren die je in kleine ruimtes kan gebruiken. Zo hoef je namelijk geen groot lcd-scherm aan te muur te hangen. De kleine laserprojectoren kan je ook handig van ruimte naar ruimte meenemen waar nodig. Vandaag is er al de EF-100, een designermodel dat vooral focust op de consumentenmarkt. De kans is groot dat in de (nabije) toekomst ook een zakelijk model in de markt wordt gezet met een vergelijkbaar concept.
“Vandaag hebben we tal van draagbare, zakelijke modellen in het portfolio, dikwijls met een traditionele lamp, maar we voelen dat de verconsumerisatie van het B2B-portfolio een realiteit wordt. Het design wordt steeds belangrijker in de zakelijke wereld”, zegt van der Linden.
De strijd om de vergaderruimte is ingezet met tal van fabrikanten die gespecialiseerde hardware op de markt brengen. Ook vergaderruimtes as-a-service-leveren is een trend. Epson heeft geen ambitie om zoiets zelf op poten te zetten, maar steunt wel de partijen die het willen lanceren.
De hoofdstrategie vandaag is echter om projectoren niet langer als een toestel los aan te bieden, maar om er een verhaal rond te brengen. De samenwerking met Smit Visual is daarin essentieel om analoog en digitaal werken te combineren. Elke ruimte heeft een andere behoefte, en die wil Epson graag individueel allemaal invullen.
Dit is een redactioneel artikel geschreven in samenwerking met Epson. Voor meer informatie rond hun oplossingen kan je hier terecht.