Automatisering is de toekomst, maar wat betekent het precies om een onderneming volledig te automatiseren en hoe maak je die droom werkelijkheid?
Het tijdperk van automatisering is aangebroken. Firma’s over de hele wereld nemen saaie, repetitieve en op regels gebaseerde taken uit handen van werknemers en wijzen ze toe aan softwarerobots. De technologie die ze daarvoor gebruiken, heet Robotic Process Automation (RPA). De verschuiving van de werklast verbetert de efficiëntie van de onderneming en laat medewerkers toe zich te focussen op werk dat er echt toe doet.
Veel organisaties staan vandaag aan het begin van hun traject en moeten het werkelijke potentieel van volledige automatisering nog ontdekken. Dat is immers het logische einddoel van RPA. Een firma die de eindbestemming bereikt, heeft een optimale balans geslagen tussen wat RPA-robots kunnen doen voor werknemers, en de taken waar mensen het best in zijn. Al het werk dat geautomatiseerd kan worden, zal geautomatiseerd zijn. Zo hoeven medewerkers geen procesgedreven taken meer uit te voeren.
Veel organisaties moeten het werkelijke potentieel van volledige automatisering nog ontdekken.
Renzo Taal, Managing Director EMEA UiPath
Volledige automatisering is het doel, maar het pad daarheen is anders voor ieder bedrijf afhankelijk van de eigen noden. Er bestaat geen ideaal scenario of geen universele aanpak voor succes in de implementatie van automatisering over de hele enterprise heen.
Enkele karakteristieken zullen de reis wel vorm geven. Denk aan de werknemers zelf, de zakelijke doelen en de integratie van automatiseringen. Uiteindelijk moet er voor iedere werknemer een robot klaarstaan, die gedijt in een ecosysteem van automatisering waarin bots samenwerken om werknemers te bevrijden van data-intensieve taken.
Beginnen met automatisering
Wanneer ondernemingen aan het begin van hun automatiseringsreis staan, willen ze hun opties doorgaans open houden. Ze investeren tijd in de verkenning van de mogelijkheden van automatisering voor hun teams en onderneming. De eerste stap is daarom vaak een testfase waarin gezocht wordt naar een return on investment. Vervolgens worden de C-levels, de departementshoofden en IT van de voordelen overtuigd.
Zodra automatisering op de agenda staat, moeten organisaties een RPA Center of Excellence in het leven roepen. Dat heeft als doel om beheer, overzicht en adoptie van de technologie vanuit een centraal punt te promoten. In deze fase kiezen bedrijven doorgaans specifieke en geïsoleerde processen om RPA op toe te passen. Dergelijke taken hebben veel automatiseringspotentieel en weinig intrinsieke waarde, zodat automatisering snel resultaat oplevert. Dat wordt zichtbaar op het vlak van zowel productiviteit als klanttevredenheid. De top-down aanpak, die voorlopig nog proces per proces verloopt en geïmplementeerd wordt door RPA-experts, helpt om het automatiseringsprogramma van de grond te krijgen.
Opschalen naar de hele enterprise
Tijdens de initiële aanpak op basis van individuele processen, moeten RPA-specialisten zich laten bijstaan door experts in de bedrijfsmaterie zelf. Zij hebben waardevolle expertise over de te automatiseren taken, en weten als geen ander wat er beter kan. Wie enkel op zijn Centre of Excellence vertrouwt, om automatisering uit te rollen, komt slechts aan drie tot zeven procent van alle mogelijke automatiseringen.
Het ontbreekt RPA-ontwikkelaars immers aan de fundamentele bedrijfskennis en -ervaring die nodig is om het volledige automatiseringspotentieel te bevatten. Daarom staat de democratisering van automatisering op de agenda. Daarbij leg je werknemers uit hoe RPA-technologie werkt en moedig je experts over het hele bedrijf aan om mee in het traject te stappen.
Het ontbreekt RPA-ontwikkelaars aan de bedrijfskennis die nodig is om het volledige automatiseringspotentieel te bevatten.
Renzo Taal, Managing Director EMEA UiPath
Met een vollediger zicht op de processen per departement kan je vertrouwen op zogenaamde ‘citizen developers’. Dat zijn werknemers die een RPA-training hebben gekregen en zo de bredere mogelijkheden van automatisering kunnen ontsluiten. Orange in Spanje startte dat proces in 2017 door dertien mensen in verschillende business units op te leiden. Vandaag zitten er RPA-ambassadeurs in ieder departement. Zo ontdekken ze steeds nieuwe opportuniteiten voor automatisering. Orange Spain heeft op dit moment al 400 sofwarerobots uitgerold doorheen het hele bedrijf.
Om doorheen deze fase te groeien, moeten werknemers op z’n minst een begrip hebben van de technologie. Een luchtvaartmaatschappij koos er daarom voor om trainingen open te stellen voor het hele bedrijf: van technologieprofessional over baliemedewerker tot bagageverwerker. Medewerkers kregen toegang tot gratis software, experts en zelfs een Bouw-een-Bot-sessie.
RPA wordt een alsmaar belangrijker onderdeel van de cultuur van een bedrijf naarmate er meer werknemers betrokken geraken in de automatiseringsreis. De automatisering blijft zo niet meer beperkt tot individuele taken, maar kan complexe taken over departementen heen omvatten. Dat leidt uiteindelijk tot volledige automatisering.
Het einddoel: volledige automatisering
In een volledig geautomatiseerde enterprise wordt de back office geregeerd door robots, terwijl mensen meerwaarde genereren aan de voorkant. Iedere job heeft wel een repetitief of regel-gebaseerd aspect. Dat geldt zowel op grote schaal (de verwerking van duizenden facturen door accounting) als op erg kleine schaal (één specifieke mail die je iedere week moet versturen).
In Dublin zet het Mater Hospital sinds de start van de pandemie in op ‘een robot voor iedere verpleegkundige’. Door de verpleging volledige toegang te geven tot softwarebots schaven bepaalde departementen tot drie uur per week van hun administratie af. Zo kunnen ze beduidend meer tijd besteden aan patiënten.
Je kan echter niet verwachten van je IT-teams dat ze al die automatiseringen gaan bouwen. Dat zou eenvoudigweg te lang duren om nog effectief te zijn. Low-code of no-code-platformen geven werknemers de tools om samen met het IT-team ontwikkelaar te worden. Met die aanpak kan je robots snel uitrollen op reactieve basis.
lees ook
Iedereen app-ontwikkelaar met de kracht van RPA
Om alle processen te automatiseren, moeten je automatiseringen intelligent zijn. Daar komt de introductie van AI om de hoek kijken. AI maakt slimme bots mogelijk die beslissingen kunnen nemen. Een gewone softwarebot kan bijvoorbeeld data van gestructureerde bronnen scannen en verwerken, maar een AI-gedreven bot kan ook ongestructureerde bronnen zoals handgeschreven notities begrijpen.
Wanneer je meer automatische processen hebt, kan je die ook gaan integreren. Daarbij ligt de focus op totale workflows en niet meer op projecten per departement. Zo kunnen workflows over het hele bedrijf samenwerken.
Voor bedrijven aan de start van hun reis kan volledige automatisering veraf lijken. Het is inderdaad nog mogelijk om alles op één dag rond te krijgen.
Door te beginnen met één automatisering per keer, alsmaar meer werknemers te betrekken en extra workflows bij het project te betrekken, kunnen bedrijven wel de fundering leggen om in de toekomst uit te groeien tot een volledig geautomatiseerde onderneming.
Dit is een ingezonden bijdrage van Renzo Taal, Managing Director EMEA bij UiPath. Via deze link vind je meer informatie over het RPA-aanbod van het bedrijf.