5 veelgemaakte fouten als je met BI start (en hoe die te vermijden)

business intelligence

Business Intelligence (BI) levert je bedrijf waardevolle inzichten op. Toch struikelen veel organisaties over de uitvoering ervan. Deze tips helpen je meer te halen uit je data.

Meten is weten. Het is inmiddels een huizenhoog cliché, maar wel één dat relevant blijft. Data krijgen een steeds prominentere rol in bedrijfsvoering. Wie strategische beslissingen neemt op basis van objectieve inzichten, zal aan het einde van de rit als winnaar uit de concurrentiestrijd komen.

Dit klinkt zeer logisch op papier, maar in de praktijk is het minder eenvoudig. Zonder een goed kompas verdwaal je in geen tijd in de datajungle. Business Intelligence is het kompas dat je helpt om een duidelijke koers te behouden. Dankzij BI-software kan in je een handomdraai zien wat je vandaag wel en minder goed doet, en dit vergelijken met je belangrijkste concurrenten.

BI is een proces waarbij je doordacht te werk moet gaan. Veel bedrijven beginnen er vol goede moed aan, maar verliezen al snel het overzicht. We bespreken met Mathijs Maton, business consultant bij Easi, vijf klassieke beginnersfouten met BI en geven tips om te vermijden dat jouw bedrijf die ook maakt.

Zonder koek geen taart

‘Garbage in, garbage out’ is een klassiek gezegde in de IT-wereld dat ook zeer van toepassing is op BI. Je kan visueel prachtige rapporten maken, maar als die gebaseerd zijn op onjuiste data zijn de resultaten van de analyse bij voorbaat waardeloos. Maton vergelijkt BI met het bakken van een taart.

“Je moet data zien als de koek van de taart. Dit is het minst spannende onderdeel, maar wel het fundament dat alles samenhoudt. Zonder een stevige bodem mag je taart de vuilnisbak in. Zo is het ook bij BI: is je data niet van goede kwaliteit, dan kan je onmogelijk tot goede inzichten komen”, legt Maton uit.

Alles begint dus bij het op orde krijgen van je data. Maton: “Het controleren en opkuisen van data is een werk dat tijd in beslag neemt, maar wel noodzakelijk is. Vervolgens is de uitdaging om gegevens uit verschillende bronnen te centraliseren in één plek. Organisaties moeten zich bewust worden van de data waar ze over beschikken. In de combinatie van gegevens loopt het echter vaak mis. Wie dit proces kan automatiseren, komt sneller tot betere inzichten.”

Door het bos de bomen niet meer zien

BI is niet gewoon lukraak rapportjes produceren. Een tweede hoofdzonde waar veel organisaties zich bij BI op laten betrappen, is een gebrek aan een duidelijke strategische richting voor de rapportering. “Je moet natuurlijk ook goed weten waar je naartoe wil”, zegt Maton.

Hij verduidelijkt dit verder. “De rapporten die uit het BI-proces komen, kunnen heel verschillend van aard zijn. De ene heeft meer aan visuele gegevens, de andere verkiest analytische informatie. Het is daarom van belang om duidelijke KPI’s op te stellen waaraan de analyse moet getoetst worden en die ook consequent doorheen de hele organisatie te hanteren.”

“Doe je dit niet, zit je in geen tijd met een wildgroei aan rapporten die niet samenhangen”, gaat Maton verder. “BI moet je juist helpen om door de bomen het bos te blijven zien. Als je erin slaagt om het strategische met het operationele aspect te koppelen, kan je bij wijze van spreken honderd rapporteren reduceren tot één coherent rapport.”

Zonder duidelijke parameters zal je snel door het bos de bomen niet meer zien.

Mathijs Maton, Business Consultant Easi

De geschikte software

Om het proces te stroomlijnen, kan je beroep doen op BI-software. Dit type software haalt de data op uit de juiste databronnen en zet deze om in hapklare rapporten. Dat bespaart je heel wat tijdrovend geploeter door enorme Excelbestanden. Het is dan ook van cruciaal belang dat je een platform kiest dat zich perfect aan je organisatie aanpast.

Bij die keuze spelen heel wat factoren de kop op, benadrukt Maton. “Een eerste aspect waar je naar moet kijken is de technische performantie van het platform: welke code of programmeertaal zit erachter, welke ondersteuning biedt de fabrikant, … Als tweede heb je de gebruiksvriendelijkheid. Gebruikers moeten eenvoudig aan de rapporten kunnen, en die rapporten moeten ook eenvoudig te analyseren zijn. Ten derde heb je de beveiliging: kan je instellen dat de rapporten enkel toegankelijk zijn voor wie ze bestemd zijn?”

De optelsom is met performantie, gebruiksvriendelijkheid en beveiliging nog niet compleet. “Compatibiliteit is ook een zeer belangrijk gegeven”, rekent Maton verder. “Een BI-platform moet naadloos kunnen integreren in je IT-ecosysteem. Zit je bijvoorbeeld diep in het Microsoft 365 verankerd, dan is het logisch dat je een platform kiest dat Microsoft-compatibel is.”

Tenslotte is ook de prijsfactor niet te verwaarlozen. “Het is een goede zaak dat er zoveel keuze is binnen het BI-segment, zowel voor klanten als voor ons als leverancier”, merkt Maton op. “Wij zullen onze klanten nooit zomaar richting een bepaald platform duwen, maar samen met hen zoeken naar de oplossing die het best bij hen past.”

Eerst leren wandelen, dan lopen

Haast en spoed is zelden goed, zeker bij BI. Maton wil dan ook waarschuwen om na het zetten van de eerste stappen niet onmiddellijk al te willen beginnen lopen. “Het voordeel dat BI-software over het algemeen zeer gebruiksvriendelijk is, kan tegelijkertijd ook een nadeel zijn. Bijna iedereen kan data in een platform stoppen en een rapport maken.”

In hun enthousiasme verliezen organisaties daardoor wel eens de basis uit het oog. Maton: “En dan zal je even snel merken dat het veel moeilijker is om die rapporten ook te laten kloppen. Bij sommigen zal dit een averechts effect hebben en verliest men juist het vertrouwen in de voordelen die BI biedt.”

Vertrouwen op intuïtie

Een laatste uitdaging die gepaard gaat met de implementatie van BI, is de meest hardnekkige managers van de zin ervan overtuigen. “Er zijn nog meer dan genoeg managers die op hun intuïtie blijven vertrouwen. Ze hebben er immers ooit succes mee bereikt.” Maton lijkt uit ervaring te spreken.

“Als de organisatie blijft groeien, is het op den duur onmogelijk om alles puur op basis van het buikgevoel te blijven zien. Dan weet je vaak pas op het einde van het jaar hoe je er werkelijk voor staat. BI zorgt ervoor dat je dit op elk moment weet. Je hoeft je intuïtie niet volledig los te laten, maar uiteindelijk zullen data je altijd meer vertellen”, besluit Maton.

Dit is een redactionele bijdrage in samenwerking met Easi. Voor meer informatie over de oplossingen en diensten van het bedrijf, kan je hier terecht.

nieuwsbrief

Abonneer je gratis op ITdaily !
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
terug naar home