Nu de meesten onder ons kunnen genieten van thuiswerkflexibiliteit, zijn we ook slimmer geworden in online vergaderen met collega’s. Hoe we het beste uit onze volgende Zoom call kunnen halen (of hoe we bloopers vermijden wanneer we Zoom gebruiken), lees je in deze gids met professionele tips.
Het afgelopen jaar hebben we online leren vergaderen, online leren koffiekletsen en soms zelfs heuse online evenementen bijgewoond. Nu we stilaan terug fysiek naar kantoor mogen, zal de focus op hybride werken nog groter worden. We lijsten daarom nog enkele belangrijke tips op zodat Zoom gebruiken voor iedereen vlot verloopt.
1. Gebruik je webcam en microfoon juist
Ga ervan uit dat je webcam en microfoon altijd aan staan. Op die manier voorkom je gênante situaties zoals het zien van je ongepaste kantooroutfit (lees: professionele bovenkant, slordige onderkant) of het roddelen over collega’s met je thuiswerkpartner. Handig om te weten: je webcam staat aan wanneer het lampje ernaast schijnt. Kijk dus eerst even naar je scherm voor je meeting begint.
Kies je liever voor de ‘mute’ knop om je beeld en audio te verbergen? Selecteer dan bij Settings > Audio > Mute microphone when joining a meeting, of Settings > Video > Turn off my video when joining a meeting. ‘Muten’ en weer ‘unmuten’ kan via een simpele klik op de spatiebalk.
2. Kies een achtergrond
Als je dat vervelende moment waarop je partner, je kinderen of je allerliefste huisdier het beeldscherm inwandelen wilt vermijden, kan je kiezen om een gepersonaliseerde achtergrond te installeren. Teleporteer jezelf naar de ruimte of naar een prachtig strand aan de andere kant van de wereld door bij Settings > Virtual Background jouw afbeelding of video (ja, het kan ook virtueel) naar keuze te selecteren of up te loaden.
3. Verander je naam en voornaamwoord
Je naam kan je zowel tijdelijk als permanent op Zoom instellen. Wil je je naam enkel voor je huidige call in Zoom gebruiken? Klik dan onderaan je scherm op Participants en kies je eigen naam. Nadat je hierover gezweefd hebt, kan je via More > Rename je naam wijzigen. Wanneer deze permanent op Zoom mag verschijnen, kan je via het ‘Zoom web portal’ inloggen in je account. Via Profile kan je langs je huidige naam op Edit klikken om zo je gebruikersnaam op te slaan via Save changes.
Ook je voornaamwoord kan gewijzigd worden in Zoom, waarmee het bedrijf wil inzetten op inclusiviteit. Via de Zoom web portal kan je via Profile en Edit naast je naam, in het veld Pronouns de juiste voornaamwoorden invullen. Je kan er ook voor kiezen deze permanent of enkel bij specifieke meetings te delen.
4. Voeg een profielfoto toe
Net zoals het toevoegen van je gebruikersnaam, kan je tijdelijk of permanent een profielfoto toevoegen aan je meetings. Om deze enkel in een specifieke call te laten verschijnen, kies je na het openen van de meeting bij Participants voor More > Add profile picture bij het zweven over je naam. Om je foto permanent op te slaan, kan je via de Zoom web portal bij Profile naast je naam op Edit klikken om daarna onder het lege icoontje je eigen foto up te loaden via Change > Upload.
5. Kom (extra) fris voor de dag
Wil je er liever nog wat meer uitgerust uitzien voor je baas en collega’s? Maak dan gebruik van de ‘Touch Up My Appearance’ tool van Zoom, een filter op je beeld om kleine schoonheidsfoutjes weg te werken. Hiervoor klik je naast Start Video op het pijltje naar boven en vink je bij Video Settings, onder My Video, Touch Up My Appearance aan.
6. Gebruik een wachtruimte
Om geen ongenodigde gasten tijdens je Zoom call te ontvangen, kan je ervoor kiezen om een wachtruimte te installeren. Zo kan je als beheerder zien wie de meeting wil volgen en de juiste personen toegang verlenen. Een wachtruimte instellen kan je via Accountmanagement > Account Settings > Meeting > Waiting Room.
7. Deel je scherm en highlight
Een tool die we ondertussen – hoogstwaarschijnlijk – allemaal kennen, is het delen van je eigen scherm. Om dit te doen, kan je via de toolbar die onderaan je scherm verschijnt op Share screen klikken. Daar kan je ervoor kiezen om je hele bureaublad te delen met je collega’s of maar één van de schermen die open staan op je computer. Om de aandacht te vestigen op een stukje tekst of een afbeelding, kan je via Annotate (wanneer je je scherm deelt) klikken op Vanishing Pen. Hiermee kan je tekenen of schrijven op je scherm, maar hoef je je markeringen later niet te verwijderen. De pen verdwijnt namelijk weer vanzelf.
8. Steek je hand op
In virtuele gesprekken kan het al wat moeilijker zijn om aan te geven wanneer je aan het woord wil komen. Als host kan je daarom bij Settings > Meeting > In Meeting (Basic) > Non-verbal feedback de optie om je hand op te steken aanduiden. Wanneer je dan als deelnemer bij Reactions kijkt, kan je via Raise hand duidelijk maken dat je ook iets te zeggen hebt. Andere deelnemers zien op dat moment een handicoontje naast jouw naam verschijnen.
9. Maak gesprekken leuker met emoji’s
Je kan je gedachten en gevoelens ook delen met je collega’s via emoji’s, wat er tegenwoordig zelfs veertig zijn bij Zoom. Om uit het hele aanbod te kunnen kiezen, klik je op Reactions onderaan je scherm.
10. Leer handige shortcuts
Voor de toetsenbordgebruikers onder ons, voorziet Zoom een heel aantal shortcuts om zonder je muis in Zoom te navigeren. Je kan onder andere een aantal commando’s vinden om je scherm te delen, je scherm te vullen en de call op te nemen.
11. Kies je perspectief
Om iedereen in je meeting tegelijk te kunnen zien, kan je rechts bovenaan klikken op Gallery View. Hiervoor moet je wel met minder dan 50 deelnemers zijn. Is de meeting groter, kan je alle bellers verspreid op verschillende pagina’s bekijken. Wil je enkel de huidige deelnemer aan het woord zien op je scherm, kan je het beeld weer instellen op Speaker view.
Daarnaast heb je de mogelijkheid om deelnemers wiens webcam niet gebruikt wordt, te verbergen via Settings > Video > Meetings en het vinkje bij Hide nonvideo participants aan te duiden.
Het toppunt qua perspectief kan je vinden bij Immersive View, wat je als host rechts bovenaan je scherm vindt. Op die manier kan je samen met je collega’s vertoeven in een vergaderzaal, een klaslokaal of de mooiste plek uit je wildste dromen die je helemaal zelf kan uploaden.
12. Stuur snelle uitnodigingen
Om iemand snel de link naar je Zoom call te bezorgen, gebruik je de sneltoets Alt + I om het uitnodigingsscherm van Zoom te openen. Op het tabblad ‘Email’ kan je de link kopiëren via Copy URL en deze naar andere deelnemers sturen.
13. Creëer ‘breakout rooms’ voor kleine groepjes
De meeting host kan ervoor kiezen om deelnemers te verdelen in kleinere breakout rooms, of kan deelnemers zelf laten kiezen naar welke kamer of gesprek ze willen gaan. Dat gebeurt automatisch of manueel en kan op elk moment stopgezet worden door de host. Om breakout rooms te maken, ga je naar Accountmanagement > Account Settings en kies je onder Meeting voor Breakout Room.
14. Neem je meeting op
Wanneer je zoomt gebruikt via de computer, kan je je calls ook opnemen. Als deelnemer doe je dat bij Settings > Recording. Als host kan je onderaan in de toolbar op Record klikken. Ben je een betalende klant? Dan kan je je opnames ook direct op de cloud of op je toestel opslaan en duid je bij Record onderaan in de toolbar local of cloud aan.
15. Upgrade je account voor meer tijd en deelnemers
Groepsgesprekken via Zoom hebben een gratis beltijd van 40 minuten. Om langer te kunnen bellen, schakel je best over naar een betaald account. Dat geldt eveneens voor het aantal deelnemers in een call: wil je meer dan 100 deelnemers toevoegen, dien je een professioneel betaald account aan te schaffen.
lees ook