Samenwerkingstool Workplace, een product van Facebook, is wat gebruikers betreft de kleine broer van Slack en Microsoft Teams. Kijk je naar functies, gebruiksvriendelijkheid en prijs, dan lijkt dat onterecht. Is de samenwerkingssuite het proberen waard?
In 2016 lanceerde Facebook de eerste versie van Workplace: een zakelijke variant van Facebook. Het bedrijf wil de kennis die het met Facebook opdeed naar de bedrijfscontext brengen. Workplace is zo een combinatie van een samenwerkingstool zoals Teams en Slack, gekoppeld aan een sociaal bedrijfsnetwerk.
In februari van 2019 communiceerde moederbedrijf Facebook voor het eerst over het succes van het project. Workplace kan sinds dan op twee miljoen gebruikers rekenen. Daarbij speelt de dienst nog niet in dezelfde categorie als de voornaamste concurrenten. Slack telt 13 miljoen dagelijkse gebruikers. Teams van Microsoft is sinds kort groter, met 19 miljoen gebruikers.
In onfortuinlijke handen
De kwaliteit van een product kan je echter niet altijd meten aan de hand van het aantal gebruikers. We gaan aan de slag met Workplace, onderzoeken wat de dienst precies kan en kijken of ze de moeite waard is, vergeleken met de grootste alternatieven.
Het belangrijkste nadeel van Workplace is de eigenaar. Facebook heeft niet meteen een goede naam inzake privacy en hobbelt dezer dagen van schandaal naar schandaal. Geen van die schandalen zijn van toepassing op Workplace, maar perceptie telt ook mee. In tijden waarin steeds meer mensen hun Facebook-account opzeggen, kan het delicaat liggen om een Facebookachtige ervaring naar de werkplek te brengen.
Het belangrijkste nadeel van Workplace is de eigenaar.
Daarom is het belangrijk om eerst en vooral te benadrukken dat de twee diensten los van elkaar opereren. Workplace werkt niet met een Facebook-account en de twee zijn niet gelinkt. Het belangrijkste verkoopargument van Workplace is wel de gelijkaardige interface. Die is intuïtief en onmiddellijk vertrouwd voor wie wel een Facebook-account heeft of had. Workplace bestaat uit twee belangrijke componenten, net als Facebook zelf: een website met een feed waar je nieuws deelt, groepen aanmaakt en projecten beheert langs de ene kant, en een chatclient langs de andere.
Chatten en bellen
De chatclient is vergelijkbaar met Teams en Slack. In een kolom links vind je een lijst van recente gesprekken of contacten, al naargelang je voorkeur. Een zoekvenster bovenaan laat je meteen toe om gesprekken te doorzoeken. Dat lijkt over het algemeen een stuk vlotter te werken dan bij Teams.
Het hoofdvenster is dan gereserveerd voor de eigenlijke chat. De gif-opties daarin zijn erg uitgebreid, al kan je natuurlijk ook nuttige zaken zoals documenten delen. Hier lopen Teams en Slack dan weer voorop. Teams heeft een verregaande integratie met Office, die previews en zelfs bewerking van documenten recht vanuit de chat-app mogelijk maakt, terwijl Slack als unieke functie de commando’s heeft. Denk aan /remind Frankelbert ‘onderwerp’ om Frankelbert op een gegeven tijdstip via Slack een reminder te sturen, bijvoorbeeld om de bureauplantjes water te geven in jouw afwezigheid.
Naast chatten kan je videobellen met één of meerdere mensen. Ook dat werkt meteen erg vlot en lukt zowel via de browser als via de applicatie van Workplace Chat.
Betere teams dan Teams
Wat gericht samenwerken betreft, kan je zowel groepen als zogenaamde werkteams aanmaken. Groepen zijn flexibel bedoeld, terwijl werkteams zich meer naar afdelingen richten. Denk aan de werkteams copywriting, PR en lay-out, waarvan enkele leden samen de groep ‘PR-pitch voor biermerk X’ vormen. Dat werkt ironisch genoeg een stuk vanzelfsprekender dan in Teams en lijkt ook aangenamer dan in Slack. We moeten hier wel meegeven dat we Teams en Slack al over een periode van enkele maanden testten over een hele organisatie, terwijl het hier om een eerste indruk gaat.
Workplace geeft in ieder geval de uitgebreidste mogelijkheden. Wil je een groep aanmaken, dan kan je kiezen tussen templates voor projecten, discussies, officiële bedrijfsaankondingen, sociale zaken of zelfs een groep over bedrijven heen. Dat laatste is erg handig voor organisaties die nauw samenwerken met klanten aan projecten. Functioneel zijn geen van deze opties echt uniek, maar ze worden wel eenvoudiger gepresenteerd.
Hetzelfde geldt voor het overzicht van de mensen binnen grotere organisaties. Dat kan via de werkteamdirectory, maar je kan ook het volledige overzicht van werknemers raadplegen met daarin relevante gegevens zoals hun werklocatie en hun zakelijke contactgegevens.
Herkenbare startpagina
De feeds binnen groepen zien eruit zoals die binnen Facebook. Je kan op exact dezelfde manier reageren op berichten en bestanden en je kan ze snel delen binnen andere groepen. Er zijn previews, ook voor Office-documenten, al moet je een bestand opnieuw downloaden vooraleer je het kan bewerken. Per groep heb je dan weer handige overzichten van bestanden en onderwerpen, waarbij je telkens vijf onderwerpen als tag aan een bestand kan toevoegen. Dat brengt orde in de chaos en maakt het eenvoudiger om specifieke bestanden terug te vinden. Je kan ook eenvoudige tekstdocumenten aanmaken die teamleden wel binnen Workplace kunnen bewerken.
Functioneel is onze eerste indruk van Workplace erg positief. Facebook gebruikt de kennis die het heeft in het samenbrengen van kleine vriendengroepen tot de hele wereld om een structuur uit te tekenen die werkt voor kleine bedrijven en grote enterprises. Alles blijft overzichtelijk en als medewerker krijg je een duidelijk beeld van wie wat doet binnen een organisatie. We denken aan de Facebookversie van een liefdeskind tussen Slack en Sharepoint.
Minder integratie, scherpere prijs
Op sommige vlakken loopt Workplace achter op de concurrenten, op andere dan weer voor. Het grootste gemis is integratie. Slack kan prat gaan op een heleboel leuke plug-ins terwijl Teams integreert met Office 365 en zo eigenlijk al meer dan genoeg connectiviteit biedt. Facebook zit daar een klein beetje op een eiland, zeker in de gratis versie.
Betaal je voor Workplace, dan krijg je plots wel toegang tot de nodige API’s om onder andere Active Directory, Okta en G Suite te integreren of single sign-on te implementeren. Geavanceerdere beheersmogelijkheden die onontbeerlijk zijn voor middelgrote tot grote organisaties zitten ook in het betaalde pakket. De prijs is scherp: 3 dollar per gebruiker per maand, met prijzen op maat voor organisaties boven de 5.000 gebruikers. Slack vraagt bijvoorbeeld 6,25 euro voor de standaard betaalde formule. Team is als onderdeel van Office 365 een vreemde eend in de bijt.
Op sommige vlakken loopt Workplace achter op de concurrenten, op andere dan weer voor.
Facebook duwt gebruikers echter niet zo opdringerig weg van de gratis formule. Zo is ook de gratis versie voorzien van onbeperkte opslag voor bestanden en kan je zoveel teams en groepsprojecten aanmaken als je wil. Ook live bellen via apps voor iOS en Android, videochats… zitten al ingebakken.
Privacybeloftes
Een laatste belangrijk punt is privacy en beveiliging. Voor Workplace lijkt Facebook (gelukkig) strakkere standaarden te hanteren dan voor de rest van zijn portfolio. De dienst is GDPR-compliant en is gecertifieerd voor de SOC2- en SOC3-standaarden, net als ISO27001 en ISO27018. Data wordt nooit gebruikt om advertenties te genereren en als bedrijf blijf je eigenaar van alle gegevens die je op Workplace zet. Je kan ze bovendien te allen tijde opvragen. Voor dergelijke compliancy moet je bij Slack al bij de formule van 11,75 euro per maand aankloppen.
Als gratis dienst is Workplace zonder twijfel de meest uitgebreide van de drie. Slack werkt ook goed gratis, maar heeft een berichtenlimiet en een opslaglimiet waar zelfs kleine organisaties al snel tegenaan lopen. Een laatste voordeel aan de tool is dat hij best leuk is in gebruik. Workplace is duidelijk ontworpen met echte organisaties in het achterhoofd. Dat kan je ook zeggen van Slack, maar veel minder van Teams, waar de logica van de gebruikersinterface soms van buiten dit zonnestelsel lijkt te komen.
Ons verdict, ondanks onze achterdocht tegen het moederbedrijf: het proberen meer dan waard.
Gerelateerd: Slack CEO ziet Microsoft Teams niet als een bedreiging