Kwam je tijdens corona vanuit het buitenland naar België? Dan is het Passenger Locator Form je wellicht bekend. Waar je misschien niet bij stilstaat, is de complexe backend die de toepassing aandrijft. Hoe lukte het de overheid om een dergelijke applicatie op minder dan drie weken tijd uit te rollen?
Wie vanuit een rode zone in het buitenland naar ons land terugkeert, mag zich aan een Covid-19-test of quarantainemaatregelen verwachten. Dat kan met dank aan het Passenger Locator Form en meer specifiek de managementlaag die erachter zit. Het hele flexibele systeem werd in amper drie weken werkelijkheid, ondanks een erg complex landschap van stakeholders en privacyregels.
De FOD Volksgezondheid en Smals wonnen er een prijs voor, maar wat kwam er precies allemaal kijken bij de bouw van het formulier?
Geen vakantie
De vraag die ICT Manager bij de FOD Volksgezondheid Kurt Nys in de week van 21 juli van de overheid kreeg, klinkt niet erg complex. Nys stond op het punt vakantie te nemen toen de opdracht binnenrolde. “De overheid zocht een manier om de sanitaire controle van België te koppelen aan de Covid-19-maatregelen op een meer geïnformatiseerde manier”, herinnert hij zich. “Dat lijkt op het eerste zicht eenvoudig, maar is het niet.” De vakantieplannen verdwenen als sneeuw voor de zon.
De overheid zocht een manier om de sanitaire controle van België te koppelen aan de Covid-19-maatregelen.
Kurt Nys, ICT Manager bij de FOD Volksgezondheid
Het eenvoudige digitale formulier moeten zowel Belgen als niet-Belgen invullen wanneer ze het land vanuit een rode buitenlandse zone betreden. Het Passenger Locator Form (PLF) is een gebruiksvriendelijke front-end voor een complex systeem van modulaire functionaliteit, gekoppeld aan databases van verschillende overheidsinstanties met ieders hun eigen privacyregels. De managementlaag achter het formulier, Passenger Locator Management of PaLoMa voor de vrienden, verzamelt stakeholders van onder andere de FOD Volksgezondheid, Sciensano, Smals, en regio-instanties bevoegd voor het testen.
20 keer sneller dan normaal
“Een dergelijk project buiten crisistijd kent al snel een doorlooptijd van een jaar”, schat Nys. “Voor PaLoMa stond er na twee en een halve week een eerste versie in productie klaar.” Het project zette alle betrokken partijen er toe aan om zich efficiënt te organiseren, snel te communiceren en vooral een realistisch doel voor ogen te hebben. “Als overheid hadden we voorheen niet echt de notie van een minimum viable product. Met het PLF was die er wel. Vanaf 1 augustus moesten de mensen die van het buitenland naar België kwamen via sms een code krijgen voor een test. Dat was het belangrijkste. Verdere modaliteiten zouden we later wel aanpassen en mochten de productie van de toepassing niet stoppen.”
lees ook
Hoe RPA-bots een snelle verwerking van tijdelijke werkloosheidsuitkeringen verzorgen
Voor het locator form zelf keken Nys en de FOD Volksgezondheid meteen naar Smals. Die gemeenschappelijke ICT-organisatie van de sociale zekerheid en de gezondheidszorg had al de nodige ervaring en kon snel een front-end uitwerken. Nys: “Smals kon veel logica van bij de rijksdienst sociale zekerheid hergebruiken.” Na verschillende snelle iteraties en sprints stond er een werkzame toepassing in de stijgers.
Wie mag wat weten?
De frontend is in het geval van het PaLoMa-verhaal maar het tipje van de ijsberg. De data komen binnen via de applicatie die Smals bouwde, maar die laatste mag die gevoelige persoonsgegevens niet bewaren. “Iedere tien seconden maakt Smals alle nieuw binnengekomen formulieren over aan de FOD Volksgezondheid”, weet Nys. “Wij mogen de data 28 dagen op onze servers bewaren op een identificeerbare manier. Daarna worden ze onherroepelijk geanonimiseerd.
De FOD deelt de gegevens vervolgens met Sciensano, dat de data ook op persoonlijk niveau mag analyseren. Anonieme data vloeien vervolgens terug naar de FOD, die met de statistische gegevens aan de slag gaat om een live dashboard te voeden. “Via dat interactief dashboard kunnen de beleidsmakers trends toetsen aan hypotheses en nagaan of alles klopt.”
Aan de hand van de gegevens kan PaLoMa automatisch zien of iemand in quarantaine moet en een test verplicht is. De data triggeren zo indien nodig een sms, die opnieuw door Smals wordt verzonden. Aan die sms zit de befaamde testcode die de hoeksteen van het hele digitale traject is.
Modulair systeem
Het systeem is heel modulair opgezet en kan flexibel uitgebreid en verbeterd worden. “Zo merkten we snel dat een zekere Bart De Wever wel heel vaak op vakantie ging naar het buitenland, of dat bepaalde mensen 50 keer tegelijkertijd van dezelfde locatie terugkwamen. Die problemen hebben we gaandeweg aangepakt.” Drie weken nadat het PLF in productie ging, introduceerden Smals en de FOD Volksgezondheid bijvoorbeeld de verificatiecode via sms.
Ook de informatie waarop het systeem gebaseerd is, verandert voortdurend. “De rode zones worden regelmatig aangepast en dat moet meteen gekoppeld worden aan de toepassing”, verduidelijkt Nys. Ook de communicatie en de adviezen veranderen. Denk bijvoorbeeld aan de inhoud van de sms die je krijgt na terugkomst en de quarantaineperiode die daarmee gepaard gaat. “Binnen het systeem is er ruimte om al die zaken flexibel aan te pakken. Achter de knoppen is alles geparameteriseerd en aanpasbaar.”
Zelfbeoordeling
Een mooi voorbeeld daarvan is de latere integratie van de ‘Self Assessment Tool’ in de hele applicatieflow. Terugkerende inwoners kregen als onderdeel van het PLF een vragenlijst voorgeschoteld die een score genereert op basis van het risico. “Gezinnen die braaf in een huisje zitten en hun domein niet buiten kwamen, lopen bijvoorbeeld minder risico dan een groep vrienden die op hotel is gegaan.” Een gegeven score zorgde al dan niet voor de vraag om een test te ondergaan.
Prijzenwinnende samenwerking
De grote kracht van het project was volgens Nys de samenwerking tussen alle verschillende stakeholders. “Zodra we de vraag kregen, hebben we onze beste mensen rond de virtuele tafel gezet. We hebben meteen iedereen betrokken. De motivatie was bovendien groot. Iedere instantie wilde zijn steentje bijdragen, met respect voor de expertise van andere instanties. Zo kon iedereen zijn sterktes inzetten.”
lees ook
Hoe Smals op enkele dagen tijd twee coronatoepassingen voor de RSZ bouwde
De druk om snel op te leveren was zeer hoog gezien de context. “De administratieve nood verdween naar het achterplan om zo daadkrachtig te kunnen opleveren. Een projectfiche opstellen was niet de eerste prioriteit. Het resultaat is wat telt, uiteraard met heel veel aandacht voor de beveiliging en privacy van de verzamelde persoonsgegevens.”
De uitzonderlijke samenwerking viel in de smaak. PaLoMa kreeg eerder deze maand de Agoria eGov Award voor samenwerking. Dat de complexe backend werkt over zoveel stakeholders verspreid over instituten en landsdelen heen, kan op ontzag rekenen. Nys illustreert de samenwerking nog met een typisch Belgische anekdote: “Passenger Locator Form of PLF is een Engels woord. Dat lijkt misschien een detail, maar in België zorgt zo’n naam al vaak voor problemen. Daar heeft nu niemand naar gekeken.”
Naar de toekomst ziet Nys ruimte voor meer efficiëntie, ook bij andere projecten. “Als je huis in brand staat en er komt een rode vrachtwagen met blauwe lampen, waaruit mensen met pakken, helmen en brandslangen komen, dan vraag je niet eerst naar hun identiteitsbewijs voor ze het blussen mogen starten. Soms deden we dat bij overheidsprojecten wel.”
Als je huis brandt en er verschijnt een rode vrachtwagen waaruit mensen met brandslangen stappen, vraag je niet eerst hun identiteitsbewijs.
Kurt Nys, ICT Manager bij de FOD Volksgezondheid
De coronacrisis zorgde voor heel wat erkenning voor Smals en het ICT-werk binnen de overheid. Zo won een RPA-tool voor de werkloosheidsuitkeringen waar we eerder over schreven ook een prijs en coördineerde Smals mee de Coronalert-app die goed was voor een derde award.
Toekomst
Terwijl de PaLoMa-backend updates blijft krijgen om de Covid-19-realiteit te weerspiegelen, kijkt de FOD alweer naar een volgend project. Ook de vaccinatiestrategie heeft immers digitale ondersteuning nodig. De uitdagingen zijn gelijkaardig. “Waar onze hulp hierin gevraagd wordt, staan we paraat. Opnieuw zijn er regionale en federale gesprekspartners, verschillende databases waartoe instanties variërende toegang hebben, de nood om de data statistisch op te volgen.” Met de lessen getrokken uit PaLoMa staat de overheid opnieuw klaar om op korte tijd een belangrijk en uitgebreid project te starten en af te werken.