Na een succesvolle implementatie van een robotic process automation (RPA)-project, komt er een moment waarop het aantal bots in de bedrijfsomgeving moet toenemen. Dat gaat niet altijd zonder slag of stoot, waardoor opschalen een project op zich wordt.
ASML was te gast op UiPath Together Amsterdam dat plaatsvond op 14 juni. Daar wijdde het bedrijf een volledige presentatie aan de methode om te schalen over je volledige organisatie heen.
“Je moet een partner zoeken binnen je organisatie. Bij ons startte het automatiseringsproject bij het financiële departement en uiteindelijk vormde het IT-team een goede partner”, vat Sonia Henriques Vieira, IT Group Lead bij ASML, het verhaal heel kort samen.
Werkkrachten verlossen van papierwerk
Dat het RPA-verhaal begon bij het financiële departement is weinig verrassend voor wie zich al in automatiseringsoplossingen verdiepte. Het financiële departement heeft in traditioneel werkende organisaties een hoop papierwerk. Het invullen van deze papieren vraagt om meermaals dezelfde handeling te doen, een saaie job die RPA-oplossingen graag wegnemen.
Joris van den Bergh, Enterprise Business Architect en collega van Henriques Vieira, weidt veel van zijn werkuren aan de digitale transformatie van het financieel-departement. Hij licht de projecten verder toe: “Als startpunt namen we kleine, vaak terugkerende taken.” De automatiseringstrein vertrok volgens hem vier en een half jaar geleden voor ASML. “In 2017 voerde ik onderzoek naar RPA, één jaar later implementeerde we de eerste oplossing.”
Oprekken van de grenzen
ASML is een Nederlands bedrijf, maar afgezien daarvan is het binnen de chipindustrie een bekende en belangrijke naam. Chipmachines om ’s werelds kleinste en meest complexe chips te produceren, distribueert het bedrijf als monopolist aan chipfabrieken van onder andere Intel, Samsung en TSMC, die grotendeels in Azië staan. Steeds produceert het bedrijf machines die kleinere chips produceren, met meer rekenkracht. Voor het oprekken van de grenzen, vormt het bedrijf met andere woorden geen onbekende.
Begin te automatiseren, maar doe het samen met het IT-team. Daar zit de kennis over de bedrijfsinfrastructuur.
Sonia Henriques Vieira, IT Group Lead bij ASML
Al zijn er meer grenzen te rekken dan op het eerste gezicht lijkt, vertelt van den Bergh: “Het bedrijf groeit de laatste jaren aan een hoog tempo. Vanuit een bedrijfsperspectief bereiken we ook de grenzen. In 2017 was het dan ook dringend tijd om te focussen op de schaalbaarheid van de processen.”
“Kort nadat het eerste automatiseringsproject een feit was, ondersteunde de hele organisatie automatisering. Iedereen voelden dat we moesten groeien”, vult Henriques Vieira hem aan. Bovendien oogt het vreemd om nog op verouderde methodes werk te verrichten in een hightechbedrijf.
lees ook
Van nanometertransistors naar ångström: Imec laat de wet van Moore niet sterven
Sneller met IT
Het wordt snel duidelijk dat ze niet is gekomen om over koetjes en kalfjes te praten. Henriques Vieira wil bedrijven erop wijzen hoe belangrijk het is het IT-departement te betrekken vanaf de start van het project. “Mijn boodschap vandaag: begin te automatiseren, maar doe het samen met het IT-team. Daar zit de kennis over de bedrijfsinfrastructuur en de IT’ers kunnen veel tips geven over het implementeren van een nieuwe tool.”
Voor het opschalen is er volgens haar ook maar één adres en dat is natuurlijk opnieuw het IT-team. “Waarschijnlijk maken ze al gebruik van technologieën zoals API’s en low-code-platformen.” Bij ASML was er veel enthousiasme, blijkt uit het motto van haar CIO: “Let’s automate the heck out of it.”
Buiten de IT-omgeving toonden ook genoeg mensen interesse in de automatiseringsprojecten. Door de strenge beveiligingsprotocollen waaraan de chipmachinefabrikant moet voldoen, is er alleen geen plaats om niet-ontwikkelaars door middel van low-code te betrekken in de projecten. In de toekomst moet daar verandering in komen, verklapt ze: “Als we over competentie en de standaarden beschikken, dan is het tijd om nog verder te groeien en te decentraliseren.”
Vanuit het IT-perspectief
Alleen wat nu als je zelf onderdeel bent van het IT-team en niet goed weet hoe je een automatiseringsproject opschaalt? De kennis en tools zijn inderdaad een bepalende factor in het behalen van het succes, maar geven er geen garantie op. Volgens Henriques Vieira kan ook in dat geval samenwerking de oplossing zijn: “Deel alle successen, maar durf ook uitdagingen waar je mee worstelt te delen met je manager en je collega’s.”
Deel alle successen, maar durf ook uitdagingen waar je mee worstelt te delen met je manager en je collega’s.
Sonia Henriques Vieira, IT Group Lead bij ASML
Deze werkwijze leidde tot een succesverhaal. Momenteel ondervindt het bedrijf nieuwe uitdagingen, die ontstaan door het aantal bots te laten toenemen: “We staan voor nieuwe uitdagingen nu we succesvol konden opschalen. Bots moeten onderhouden worden doordat ze operationele problemen hebben of worden volledig afgeschreven.”
Niet alles draait om de aantallen
ASML kon precies evenaren hoe RPA-specialisten de toekomst van werk definiëren: repetitieve taken verdwijnen en kantoorbanen maken iedere werknemer opnieuw gelukkig. Van den Bergh heeft deze gedachtegang zich eigen gemaakt: “In de begindagen was er een grote focus op de hoeveelheid bots. Ik stapte toen naar de Corporate Chief Accountant om deze werkwijze aan te passen, want ik wilde focussen op het creëren van waarde.”
Met de RPA-denkwijze in het achterhoofd, zal toch het aantal bots de hoogte in moeten. Werknemers binden aan je bedrijf zal een moeilijke opgave worden in een omgeving waar repetitieve taken het grootste deel van de jobinhoud uitmaken. “We verwachten tegen 2030 uit te breiden met extra 18.000 werkplaatsen. Om de werkplaatsen op te vullen, moeten we onze huidige werknemers ook tevreden houden”, besluit hij.
Dit is een redactionele bijdrage in samenwerking met UiPath. Voor meer informatie over de oplossingen van het bedrijf, kan je hier terecht.